Jak zorganizować konferencję zakończoną sukcesem?

ARTYKUŁ PROMOCYJNY

„Udane spotkanie biznesowe jest wynikiem współpracy między organizatorem ze strony klienta a opiekunem ze strony hotelu, w którym odbywa się konferencja. Komunikacja to podstawowy warunek, od którego zależy powodzenie organizowanego wydarzenia”.
O odpowiedź na pytanie „Jak zorganizować konferencję zakończoną sukcesem?” poprosiliśmy Daniela Błaszkiewicza, dyrektora ds. sprzedaży i marketingu

Hotelu Anders **** w Starych Jabłonkach.

Udane spotkanie biznesowe jest wynikiem współpracy między organizatorem
ze strony klienta a opiekunem ze strony hotelu, w którym odbywa się konferencja. Komunikacja to podstawowy warunek, od którego zależy powodzenie organizowanego wydarzenia.

Świadomość oczekiwań grupy i kompleksowa wiedza na temat programu wydarzenia pozwoli opiekunowi ze strony hotelu zaproponować optymalne rozwiązania, które doprowadzą do sukcesu spotkania biznesowego. Dla opiekuna ze strony hotelu ważna jest również świadomość obaw oraz problemów, z jakimi styka się organizator na etapie przygotowań do wydarzenia. Taka wiedza pozwala hotelowi pomóc również w kwestiach niezwiązanych stricte z pobytem grupy w obiekcie.

Równie ważna jest komunikacja między organizatorem wydarzenia a jego uczestnikami. Wiedza na temat oczekiwań i potrzeb uczestników związanych z wyjazdem, chociażby, np. co do preferowanej formy integracji, czy specjalnych wymagań, jest niezbędna. Planowanie, dopracowane szczegółów, kontakt
i konsultacje w każdej, nawet najmniejszej kwestii, pozwolą zorganizować konferencję na najwyższym poziomie.

Często to reprezentant hotelu musi posiadać stosowne umiejętności, aby zaproponować taki program spotkania, pomóc w doborze rodzaju kolacji i atrakcji, by finalnie wydarzenie odniosło sukces i spotkało się z oczekiwaniami Gości. Oczywiście znaczenie ma też standard sal konferencyjnych – wyposażenie w sprzęt audiowizualny, nagłośnienie, klimatyzacja, sieć WiFi. Kolejnym ważnym czynnikiem wpływającym na sukces pobytu są smaczne i różnorodne posiłki – dobrane w zależności od oczekiwań Gości – uroczyste kolacje serwowane, bankiety, kolacje grillowe… Nie zawsze przy ważnej konferencji mile widziana jest kolacja grillowa, a z kolei uroczysta kolacja podczas wyjazdu integracyjnego w okresie letnim nie zawsze będzie najlepszą formą na zawiązanie nowych relacji w grupie…

Bardzo ważnym elementem wyjazdów firmowych, którego nie można lekceważyć, jest odpowiednio zaplanowany czas wolny. Istotne jest to, by wykorzystać ten czas na przemyślaną integrację. W Hotelu Anders**** w Starych Jabłonkach Gości zachęcamy do aktywnego i zdrowego wypoczynku „na sportowo”. Mistrzostwa Świata w Siatkówce Plażowej, które jako hotel zorganizowaliśmy w ubiegłym roku, zaowocowały dużym zainteresowaniem grup biznesowych aktywnymi formami wypoczynku na świeżym powietrzu. W tym roku wyjątkową popularnością wśród grup firmowych cieszą się właśnie turnieje siatkówki plażowej, rejsy statkiem, spływy kajakowe czy rajdy rowerowe. Sport to nie tylko zdrowie, to przede wszystkim pozytywne emocje, które mu towarzyszą. Warto zatem zadbać o taką formę integracji, która przyniesie naszym Gościom najwięcej radości, rywalizacji i niezapomnianych emocji.

W tym sezonie naszych Gości biznesowych zachęcamy także do konferencji „out of office”. Wychodząc naprzeciw letnich potrzebom swoich Gości proponujemy nietypową salę konferencyjną – plażę nad jeziorem. Dysponując 11 ha terenu zielonego, drewnianymi pomostami, zadaszeniem czy karczmą nad jeziorem serwującą przerwy kawowe, zachęcamy do niestandardowych rozwiązań, które z jednej strony zaskoczą Gości, a z drugiej strony pozwolą im przeprowadzić kreatywne spotkanie w ciekawym miejscu. Wiadomym jest przecież, że czasami mniej treści, ale przekazanej właśnie w wyjątkowym, zaskakującym miejscu jest o wiele ważniejsze i zostanie lepiej zapamiętane.
W przypadku mniejszych, 20-osobowych grup, hotel proponuje również konferencję-rejs. „Służbowo na statek” to nowa forma spotkań konferencyjnych organizowanych przez Hotel Anders… na wodzie. W czasie rejsu istnieje możliwość zorganizowania cateringu czy też ogniska na brzegu jeziora.

W okresie letnio-jesiennym hotel szczególnie poleca kolacje w formie ogniska i grilla oraz uroczyste eleganckie kolacje w restauracji z widokiem na jezioro. Do kolacji Gościom może grać typowa dla Mazur muzyka szantowa lub energetyczny folk ukraiński.