Branża marketingowa i działy procurementu o najlepszych praktykach przetargowych

Klub Agencji Eventowych wraz ze Stowarzyszeniem Komunikacji Marketingowej SAR podczas branżowej konferencji zorganizowanej przez MeetingPlanner.pl otworzyli nowy cykl debat, który rozpoczyna rozmowy z działami procurementu. To ważny krok w budowaniu prawidłowych biznesowych relacji obu środowisk.

W ramach spotkania inaugurującego kolejną edycję konkursu MP Power Awards, odbył się panel dyskusyjny poświęcony najlepszym praktykom przetargowym w branży event marketingu. Do udziału w nim zostali zaproszeni specjaliści z branży oraz działów procurementu – rozmawiali oni o wyzwaniach, problemach oraz oczekiwaniach w procesie przetargowym. W gronie prelegentów znaleźli się eksperci branży event marketingowej: Rafał Mielczarek (sales service manager, Carlsberg Polska), Tomasz Przybylski (dyrektor Biura Zarządzania Zakupami i Dostawami PLL LOT), Mariusz Pleban (CEO Multi Communications) oraz Szymon Walkiewicz (partner w Walk).
Dyskusja prowadzona była przez pełnomocnika zarządu Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR, Pawła Tyszkiewicza.

Podstawą do rozmów w panelu dyskusyjnym, były wyniki badania przeprowadzonego wewnętrznie wśród członków Klubu Agencji Eventowych. Na ich podstawie rozmawiano m.in. o tym, jak w procesie przetargowym jasno zdefiniować zakres prac i planowany budżet, co powinien zawierać brief wysokiej jakości, jaki powinien być czas na zrealizowanie zadania przetargowego czy warto prezentować swoją ofertę na spotkaniu oraz jak istotny jest feedback.
Uczestnicy spotkania wspólnie wypracowali wnioski z debaty, które w ich mniemaniu są ważne dla każdej ze stron procedury przetargowej. Mogłyby w przyszłości zostać zaimplementowane w działania, pozwalając na lepsze wzajemne zrozumienie potrzeb zarówno klienta, jak i agencji:

• Budżet wydarzenia powinien być podawany już na etapie briefu – wyrównuje to szanse agencjom, a klientowi ułatwia ocenę ofert zgodnie z oczekiwaniami.
• Brief dobrej jakości powinien zawierać cele biznesowe i komunikacyjne klienta – pozwoli to na lepsze zrozumienie wzajemnych potrzeb, a co za tym idzie – złożenie precyzyjnych ofert w ramach procedury przetargowej.
• Odpowiedni czas na przygotowanie oferty to wyższej jakości eventy i lepsze ceny – projekty, które powstają w pośpiechu, są na ogół niedopracowane, mają źle dopasowane budżety oraz mało realne szanse na powodzenie.
• Prezentacje ofert na spotkaniach to dodatkowa możliwość zapoznania się z potencjalnym partnerem biznesowym – daje to szansę na dogłębne zrozumienie autorów projektów, zweryfikowanie swoich poglądów i obaw, a okazja do zadania dodatkowych pytań, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu
• Feedback jest wartościowy, kiedy jest odpowiedzią całej organizacji klienta i marketingu – pełna odpowiedź dla firmy jest wskazówką do tworzenia kolejnej, lepszej i pełniejszej strategii, z pominięciem niechcianych elementów w przyszłości.

 – Cieszymy się, że jest chęć dialogu zarówno ze strony agencji, jak i procurementu. Pragnienie rozmowy oraz wypracowania standardów odpowiednich dla wszystkich uczestników przetargów i konkursów sprawia, że stawiamy kolejny krok w kierunku bardziej partnerskiego biznesu i wysoce skutecznych zakupów w obszarze marketingu. Świat już dawno przyjął wskazówki WFA/EACA (WFA – Światowa Federacja Reklamodawców / oraz EACA – Europejskie Stowarzyszenie Agencji Komunikacji Marketingowej) o zalecanych praktykach w procesie przetargowym – zostały opracowane i przyjęte zarówno przez stronę reklamodawców, jak i agencje. Teraz czas żebyśmy na poziomie polskim czerpali z wypracowanych wzorców i zaimplementowali najbardziej optymalne – powiedział Paweł Tyszkiewicz.

Współorganizatorem panelu był Klub Agencji Eventowych, działający w strukturach SKM SAR, który promuje, tworzy i dba o dobre praktyki na rynku event marketingowym w Polsce.
KAE planuje kolejne spotkania i dyskusje, podczas których dalej prowadzony będzie dialog wszystkich partnerów zaangażowanych we wcielanie najlepszych standardów przetargowych.
Panel „Praktyki zakupowe” odbył się w ramach organizowanego przez MeetingPlanner.pl spotkania inaugurującego kolejną edycję konkursu MP Power Awards. Konferencja odbyła się 14 października w Platinium club & Restaurant w Warszawie.