5900 znaków o pozyskiwaniu uczestników konferencji branżowych

ARTYKUŁ PROMOCYJNY

Istnieje bardzo prosty sposób, by ocenić sukces każdej konferencji branżowej – wystarczy przyjrzeć się jej uczestnikom. Czy są zaangażowani? Czy biorą udział w dyskusji? Słuchają czy wychodzą w połowie wykładu? Pozyskanie uczestników zainteresowanych tematyką spotkania jest kluczowe. Jak ich znaleźć i zachęcić do wzięcia udziału? Warto poznać kilka podstawowych zasad.

Określ profil uczestników

Bez wątpienia ciekawy temat oraz odpowiedni prelegenci to połowa sukcesu konferencji branżowej, ale przecież żadne wydarzenie nie odbędzie się bez uczestników. Dlatego pierwszym krokiem podczas planowania każdego eventu jest zdefiniowanie grupy odbiorców. Chociaż to działanie może wydawać się oczywiste, zdecydowanie o tym do kogo kierujesz spotkanie, na czyjej obecności ci zależy z punktu widzenia realizacji celów biznesowych oraz na jaką frekwencję liczysz, jest kluczowe.

Ostatnią rzeczą, której sobie życzysz jest przyciągnięcie na spotkanie osób oczekujących wyłącznie darmowych gadżetów, skorzystania z cateringu oraz ignorujących merytoryczny program konferencji. Trzeba więc zadać sobie pytanie: „Co chcę osiągnąć, organizując tę imprezę?” Odpowiedź pomoże określić odpowiednią grupę docelową.

Wybierz dogodną lokalizację

Profil gości zadecyduje o charakterze i miejscu organizowanego spotkania. Idealną lokalizacją na konferencję dla pracowników branży IT jest obiekt, w którym zastosowano ciekawe rozwiązania z zakresu nowych technologii. W przypadku spotkań biznesowych doskonale sprawdzi się centrum biznesowe. Wybierając najlepsze miejsce, należy wziąć pod uwagę szereg czynników takich jak transport, dogodny dojazd do miejsca wydarzenia oraz ilość miejsc parkingowych.

– Takie właśnie możliwości dają hotele sieci AccorHotels. W porównaniu z innymi obiektami mamy możliwość zaproponowania naszym Klientom kilku lokalizacji w danym mieście w zależności od tego, czy życzą sobie, aby spotkanie odbyło w centrum miasta, w pobliżu starówki, lotniska czy też w spokojnej i cichej okolicy. Jesteśmy w stanie znaleźć miejsce idealnie pasujące do koncepcji spotkania. Wszystkie nasze obiekty są rozmieszczone tak, aby goście w miarę łatwo mogli zapamiętać i skojarzyć, gdzie dany hotel się znajduje – mówi Joanna Olszewska reprezentująca Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce, odpowiedzialna za współpracę z klientami korporacyjnymi.

Pomyśl o współpracy

Jeśli organizujesz event na dużą skalę, warto poszukać wsparcia w postaci partnerów czy agencji eventowych, które swoim doświadczeniem wspomogą całe wydarzenie. Znajdź lokalnych przedsiębiorców zainteresowanych rozwojem w obrębie danej branży i w zamian za polecanie i promocję twojej konferencji, zaoferuj wejściówki dla ich pracowników w atrakcyjnej cenie. Zazwyczaj znalezienie partnera czy sponsora wydarzenia w obrębie własnej branży nie powinno stanowić problemu.

Pierwszy trop to prasa i portale branżowe, które odwiedzasz regularnie. Przyjrzyj się też, gdzie publikuje i jak pracuje konkurencja, a jeśli masz możliwość – zainwestuj w profesjonalny monitoring sieci. Internet pozwala na zebranie ogromnej ilości wiedzy. Monitoring ma jeszcze jedną ważną funkcję – pozwoli znaleźć liczących się w branży influencerów, czyli osoby, które poprzez swoje blogi, social media, kanały na YouTube itp. budują wokół siebie bardzo liczne społeczności, stając się cennym źródłem informacji dla potencjalnych uczestników naszej konferencji.
Znajdź tych, którzy żyją twoją branżą i zaproponuj współpracę. To inwestycja, która na pewno się opłaci – często prestiż i popularność zaproszonych gości wpływa na jakość konferencji.

Zadbaj o promocję

Przygotowanie każdej imprezy wymaga stałego kontaktu z uczestnikami i znalezienia skutecznego sposobu przekazywania im aktualnych informacji, dlatego kolejnym krokiem do sukcesu jest odpowiednie zaplanowanie i przeprowadzenie działań promocyjnych. W dobie Internetu najszybszą drogą komunikacji jest strona internetowa konferencji, gdzie zamieszczone zostaną najważniejsze informacje organizacyjne, formularz rejestracyjny, biografie prelegentów itp.

Pamiętaj, że wszystkie ważne komunikaty powinny być na bieżąco aktualizowane – strona ma informować, a nie wprowadzać w błąd. Poza stroną warto założyć fanpage i wydarzenie na Facebooku oraz unikalny hashtag na potrzeby komunikacji na Twitterze, dzięki temu uczestnicy spotkania będą mogli stworzyć społeczność wokół konferencji i wymieniać się spostrzeżeniami dotyczącymi organizacji, programu itp.

Zainwestuj w swój wizerunek w sieci także dzięki LinkedIn. Jego użytkownikami są przede wszystkim wykształceni profesjonaliści, a ich zaufanie wobec serwisu i serwowanych na nim treści jest bardzo wysokie. LinkedIn może być także skutecznym źródłem leadów, zwłaszcza gdy grupą docelową są osoby zajmujące wysokie stanowiska, do których trudno dotrzeć przez typowe działania w social media.

Oczywiście sama strona i media społecznościowe nie wystarczą, nadal duże znaczenie mają tradycyjne materiały informacyjno-promocyjne takie jak plakaty, foldery, ulotki. Stwórz projekt dokumentów i wyznacz osoby odpowiedzialne za ich wydruk oraz dystrybucję do potencjalnie zainteresowanych grup docelowych.

Ważnym elementem są także zaproszenia, które powinny być na tyle atrakcyjne zarówno pod względem merytorycznym, jak i graficznym, by zainteresować odbiorców i zachęcić ich do przyjścia na konferencję. Zaproszenia powinny być dystrybuowane różnymi kanałami, nie tylko tradycyjną drogą pocztową. Na tym kroku należy zdecydować do jakich baz wyślemy zaproszenie na konferencję – czy będą to kontrahenci i partnerzy firmy, dla której organizujemy wydarzenie, czy wykorzystamy w tym celu newsletter partnerów i patronów medialnych itp. Polecamy też stworzenie i aktualizowanie własnej bazy mailingowej.

Na koniec pamiętaj – niezależnie od tego, jaki sposób komunikacji wybierzesz najważniejsze, by informacja trafiała do odpowiedniej grupy docelowej i nadała wydarzeniu odpowiednią rangę i rozgłos.