Klaudia Serwach: Jak odpowiednio przygotować się do eventu – poradnik dla początkujących

Produkcja eventu to nic innego jak praca na „żywym organizmie”. Na każdym etapie jesteśmy uzależnieni od wielu czynników, na które często nie mamy wpływu i które generują w nas mnóstwo emocji. Wystarczy zapomnieć o paru drobnych elementach, a dodatkowy stres i zaburzenie poczucia komfortu gwarantowane. Są jednak sposoby na to, aby być przygotowanym niemal na każdą sytuację. Należą do nich przede wszystkim: dobry zespół produkcyjny, zaufani partnerzy i co najważniejsze – planowanie. To właśnie w tych elementach tkwi sukces eventu.

Dobre zaplecze techniczne to podstawa
Wybierając się na realizację, należy rozplanować zakres prac zespołu technicznego i przygotować spis niezbędnych narzędzi - zaczynając od taśm i trytek, przez wyposażenie biura produkcji, na leżakach, koszach na śmieci czy namiotach kończąc. W większych agencjach tego typu kwestiami zajmuje się osoba odpowiedzialna za logistykę i zaopatrzenie, dzięki czemu odciąża resztę zespołu w planowaniu i organizowaniu zapotrzebowania. Tak jest na przykład w Walk Events, w związku z czym producenci nie muszą myśleć o większości potrzebnego sprzętu technicznego. Jest jednak kilka rzeczy, które mogą nam ułatwić pracę i o których warto pamiętać, przygotowując się do realizacji.

Internet mobilny – jest przydatny podczas każdego rodzaju wydarzeń i pozwala uniknąć problemów z brakiem sieci czy szybkością transferu dostępnego Wi-Fi.
Krótkofalówki - za ich pomocą będziemy mogli komunikować się podczas montaży i realizacji. Dzięki nim nie będziemy martwić się o brak zasięgu czy rozładowany telefon, a koordynatorom poszczególnych stref pozwolą kontaktować się między sobą na wydzielonym kanale.
Melexy i Segwaye – są szczególnie przydatne, jeśli pracujemy w dużym obiekcie. Stanowią znaczne udogodnienie w transporcie i pozwalają na dużą oszczędność czasu podczas przygotowań.

Biuro produkcji, czyli mobilne centrum dowodzenia
Biuro produkcji, potocznie nazywane „sercem produkcji”, to bardzo istotne miejsce zarówno dla całego zespołu, jak i klienta. To właśnie tutaj pracownicy mogą zaopatrzyć się w najpotrzebniejsze artykuły biurowe, a także uzyskać wszystkie niezbędne informacje dotyczące projektu. Jednak, aby spełniało swoją rolę, musi być odpowiednio przygotowane i zarządzane.
Przede wszystkim na miejscu musi znajdować się osoba odpowiedzialna za jego funkcjonowanie i posiadająca ogólną wiedzę na temat danego wydarzenia, czyli koordynator biura produkcji. Do jego zadań należy m.in. prowadzenie list wydawania krótkofalówek, kluczy, kart wejściowych i innych elementów. Pozwala to kontrolować stan sprzętu oraz ułatwia znajdowanie zgubionych rzeczy, co ma duże znaczenie zwłaszcza przy wynajmowanym obiekcie. Koordynator biura produkcji zajmuje się również zarządzaniem gotówką, zapewnianiem wyżywienia wszystkim pracownikom oraz reagowaniem na dodatkowe potrzeby koordynatorów poszczególnych odcinków. Przy tej ostatniej kwestii dużą pomocą jest tzw. „Runner”, którego głównym zadaniem jest robienie zakupów. W Walk Events wspiera nas podczas większych realizacji i zawsze staramy się, żeby była to osoba pochodząca z miasta, w którym pracujemy.
Tworząc biuro produkcji, należy też pamiętać, aby plany zagospodarowania przestrzennego, harmonogramy i listy kontaktowe były wywieszone w dostępnym i dobrze widocznym miejscu, dzięki czemu komunikacja będzie przebiegała w bardzo prosty sposób. Dodatkowo w Walk Events nieodłącznym elementem każdej realizacji jest książka produkcyjna. Znajdują się w niej wszystkie kluczowe informacje na temat wydarzenia oraz zakresu obowiązków poszczególnych osób.

Bez formalności ani rusz
Kolejnym istotnym punktem są różnego rodzaju pozwolenia, oświadczenia, protokoły, umowy itp. „Uzbrojenie się” w tego typu dokumenty zabezpiecza nas w przypadku kontroli czy ewentualnych niejasności, np. między wynajmowanym obiektem a organizatorem. Jeśli będziemy mieli przy sobie umowę to na jej podstawie możemy szukać porozumienia, odnosząc się do konkretnych zapisów. Na miejscu powinniśmy również mieć instrukcję bezpieczeństwa i manual kryzysowy.
Miejsce przeznaczone do przechowywania wszelkich ważnych druków musi być nieosiągalne dla ogółu pracowników, a za ich udostępnianie powinna odpowiadać tylko i wyłącznie jedna osoba (najczęściej jedna z osób pracujących w biurze produkcji).

Nie zapomnij o sobie i swoim teamie
Oprócz wszystkich wyżej wymienionych elementów związanych z wydarzeniem, musimy także pamiętać o swoim bagażu, zwłaszcza przygotowując się do imprezy plenerowej. Jesteśmy wtedy zdani w dużej mierze na pogodę, która, jak wszyscy wiemy, lubi płatać figle. Pamiętam swój pierwszy wyjazd, który odbył się w czerwcu, a ja zabrałam ze sobą wyłącznie letnie rzeczy. Nie byłam przygotowana do nocnych montaży czy na zmienne warunki atmosferyczne. Dlatego też każda osoba, która zaczyna pracę w eventach, zanim wyjedzie na realizację powinna kilkakrotnie przemyśleć zawartość walizki – przede wszystkim przygotować wygodne buty sportowe i ograniczyć zbędne drobiazgi do minimum. Natomiast w trakcie realizacji najlepiej jest ubierać się na tzw. cebulkę – wtedy będziemy przygotowani na każdą pogodę. Dodatkowo warto zaopatrzyć się w małą torebkę lub nerkę, w której będziemy przechowywali najpotrzebniejsze rzeczy: telefon, ładowarkę, powerbank, długopis, notes, chusteczki czy gumy do żucia. Warto również na bieżąco monitorować prognozę pogody. Mamy wtedy czas na reakcję i - w przypadku deszczowej aury - możemy zatroszczyć się o całą ekipę (szczególnie tych zapominalskich), wyposażając wszystkich w płaszcze przeciwdeszczowe i kalosze.

Przedmioty to nie wszystko
Należy pamiętać, że praca przy organizacji eventu jest w dużej mierze uzależniona od innych. Otaczają nas różni ludzie, od których odbieramy energię i przekazujemy im swoją. Dlatego też duże znaczenie ma nasza postawa, stosunek do współpracowników, podejście i sposób rozwiązywania problemów w sytuacjach kryzysowych. Kluczem do stworzenia dobrej atmosfery jest zapas pozytywnej energii „w kieszeni” i uśmiech, którym możemy obdarować innych. Przy natłoku obowiązków, towarzyszącym stresie i nieprzespanych nocach, czasami jedno spojrzenie czy dobre słowo mogą stanowić najlepsze paliwo na pozostałe godziny pracy.

Podsumowując, produkcja eventu to duże wyzwanie, a także idealna okazja do sprawdzenia samego siebie. Aby sprostać oczekiwaniom klienta i stworzyć jak największy komfort pracy całemu zespołowi, należy pamiętać o każdym, nawet najdrobniejszym szczególe. Zrozumienie celu eventu, skrupulatna analiza i dokładne planowanie projektu na pewno zaprocentują sukcesywnie zakończonym przedsięwzięciem, sprzyjając jednocześnie utrzymaniu dobrej energii i przyjemnej atmosfery pracy.

Autor: Klaudia Serwach, event coordinator, Walk Events