Komunikacja, elastyczność, efekt wow – dobre praktyki organizacji wizyt studyjnych
Komunikacja to pierwszy ważny element dobrych praktyk w organizacji wizyty studyjnej, jest kluczowy od momentu wymiany pierwszych maili poprzez ustalanie szczegółów wydarzenia, do jego realizacji. Uczestnicy MP Destinations Day podczas warsztatów tworzyli zestaw dobrych praktyk w organizacji wizyty studyjnej.
Bez dobrej komunikacji nie ma wymiany informacji, a gdy tego brakuje, organizowane wydarzenie może okazać się fiaskiem, gdyż nie spełni pokładanych w nim oczekiwań, zarowno jego organizatora, jak i potencjalnych uczestników. Jej częścią jest także precyzyjna oferta, dostosowana do klienta / uczestnika wizyty studyjnej.
Podczas wizyty studyjnej ważne jest stawianie na lokalność, regionalność, na coś, co jest wyróżnikiem danego miejsca, na nieoczywiste atrakcje, podkreślanie różnorodności.
Kolejny element to kompetentni, zmotywowani i zaangażowani w swoją pracę ludzie, pełni zrozumienia i życzliwości, którzy odpowiedzą na wszystkie pytania uczestników wizytyt oraz zaoferują wsparcie i opiekę.
Istotne jako dobra praktyka jest poszanowanie czasu, rozumiane jako dokładne trzymanie się zaplanowanej agendy oraz takie jej ułożenie, aby zapewniała czas na odpoczynek, ale także rozsądne wybieranie terminu wizyty, dostosowanego do odwiedzanego miejsca.
Cel wizyty jest też elementem dobrej praktyki, a efekt wow to zarówno cel, jak i środek w dążeniu do niego. Sprawia, że wizyta zostanie zapamiętana jako coś wyjątkowego.
Program wizyty powinien skupiać się na specjalizacji danego miejsca, powinien być dopasowany do oczekiwań gości, dobrą praktyką jest także dyscyplina w jego przestrzeganiu.
Elastyczność to cecha, która powinna charakteryzować obie strony biorące udział w wizycie studyjnej – zarówno gości, jak i organizatora, powiązana jest z nią empatia, czyli branie pod uwagę potrzeb i ograniczeń innych. Jest ona ważna w zakwaterowaniu, w logistyce (transporcie) czy w gastronomii, gdzie uwzględniamy na przykład alergie pokarmowe uczestników wizyty.
Odwiedzane miejsce trzeba pokazywać, podkreślając zarówno jego plusy i minusy, gdyż te drugie i tak wyjdą na jaw.
Elementem dobrej praktyki jest także zasób wiedzy o klientach i kontakty do nich.
Warsztat „Tworzymy zestaw dobrych praktyk w organizacji wizyty studyjnej”, odbył się w ramach MP Destinations Day 11 czerwca 2019 w Warszawie. Prowadził go Krzysztof Celuch ze Szkoły Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula, właściciel Celuch Consulting.
W warsztacie wzięli udział uczestnicy MP Destinations Day – przedstawiciele convention bureaux z całej Polski, przedstawiciele obiektów hotelowych, firm oferujących usługi oraz planiści spotkań i agencje eventowe.
Wydarzenie miało miejsce w Warszawskim Domu Technika NOT. Jego główną częścią były indywidualne spotkania obu grup uczestników umożliwiające kompleksowe poznanie ofert eventowych poszczególnych destynacji.
