Studium przypadku: Międzynarodowy Kongres Świadków Jehowy w Warszawie

Ponad 32 tysiące osób uczestniczyło w międzynarodowym kongresie Świadków Jehowy, który odbywał się w Warszawie od 9 do 11 sierpnia 2019. Wśród uczestników było prawie 7 tysięcy delegatów z całego świata.

Kongres odbywał się na Stadionie Miejskim Legii Warszawa im. Marszałka J. Piłsudskiego oraz w hali Torwar. Ulica Łazienkowska pomiędzy tymi obiektami została na czas wydarzenia zamknięta.

Kongres przygotowany został przez organizację Świadków Jehowy samodzielnie, bez angażowania agencji eventowej. Pierwsze prace, związane z planowaniem wydarzenia, rozpoczęły się już dwa lata temu. Przygotowywania związane z logistyką, opracowaniem sposobu dojazdu uczestników do miejsca spotkania, zmianą organizacji ruchu a także rekrutacją i szkoleniem ochotników odbywały się od roku. Do pracy przy organizacji kongresu oraz obsłudze zagranicznych delegatów zgłosiło się łącznie ponad 10000 wolontariuszy.

Świadkowie Jehowy organizują kongresy na warszawskim stadionie Legii już od prawie 30-tu lat. W tym roku (podobnie jak rok wcześniej) dzień przed kongresem na stadionie rozgrywany był mecz Legii z zagranicznym klubem, dlatego prace porządkowe i montażowe (m.in. wyładunek i instalacja 38 ton sprzętu audio-wideo – organizatorzy korzystali z własnych 9 wyświetlaczy LED) rozpoczęły się dopiero po północy z czwartku (8 sierpnia) na piątek (9 sierpnia).

Sprzątanie obiektu, połączone między innymi z myciem szyb zewnętrznych dookoła górnej korony (wymagało prac alpinistycznych) oraz porządkowaniem terenów zielonych, odbyło się tydzień przed kongresem. Prace te, podobnie jak wiele innych zajęć podczas kongresu (sprzątanie, porządkowi, informacja itd.), wykonywali ochotnicy, którzy przyjechali na stadion z Warszawy i okolicznych miejscowości.

Delegaci z 35 krajów
Na wydarzenie zostali zaproszeni delegaci z 35 krajów, część przyjechała do Warszawy tydzień przed kongresem, część została kilka dni po nim.

Najwięcej osób przyjechało z USA – 3426, poza tym byli goście z Finlandii, Francji, Japonii, Korei, Ukrainy, Chile, Ekwadoru, Haiti, Mołdawii, Rumunii, Węgier, z krajów Europy Centralnej i Ameryki Środkowej.

Wszyscy byli witani na lotnisku i odwożeni do miejsc zakwaterowania, zapewniali to wolontariusze. Ponieważ organizator przewidywał, że część lotów może z różnych przyczyn być skierowana na inne lotniska w Polsce, również tam byli ochotnicy czekający w pogotowiu, gdyby zaszła potrzeba przywitania współwyznawców, którzy wylądowali w ich mieście. Wielu delegatów uczestniczyło w kongresie i zajęciach dodatkowych będąc ubrani w tradycyjne stroje narodowych ze swoich stron. Osoby witające a także obsługujące gości na kongresie były ubrane w tradycyjne polskie stroje.

Delegaci zagraniczni oprócz noclegu i posiłków w hotelu mieli zapewniony także lunch na stadionie, specjalnie przygotowane lunch boxy zwierały cztery rodzaje posiłków - tradycyjne, bezglutenowe, wegetariańskie oraz bezglutenowo-wegetariańskie (zgodnie z wcześniejszym określeniem preferencji żywieniowych). Dostarczała je firma Impel Catering.

Program biblijny i turystyczny
Program kongresu, odbywającego się pod hasłem „Miłość nigdy nie zawodzi”, zawierał wykłady, wywiady, filmy, słuchowisko. Częścią niedzielnego programu był publiczny wykład pod tytułem „Gdzie znaleźć prawdziwą miłość w świecie pełnym nienawiści?”, a sobotniego - chrzest 190 nowych współwyznawców. Program kongresu dostępny był po polsku i po angielsku (tłumaczony symultanicznie i nadawany drogą radiową).

- Wydarzenie to miało unaocznić pozytywny wpływ miłości, która łączy ludzi z różnych środowisk. Poza tym miało ukazywać zalety każdego z miast wybranych do ugoszczenia delegatów z różnych krajów - mówił Paul Gilles, międzynarodowy rzecznik Świadków Jehowy.

Oprócz korzystania z trzydniowego programu składającego się z opartych na Biblii przemówień, pokazów, pouczających materiałów dźwiękowych oraz filmowych delegaci podczas całego pobytu mogli zwiedzać miejscowe atrakcje i cieszyć się klimatem Warszawy.

- Miejscowi Świadkowie Jehowy mieli okazję poznać współwyznawców z całego świata i cieszyć się ich towarzystwem, a społeczność Warszawy z pewnością ucieszył przypływ turystów z różnych krajów, którzy nocowali w hotelach i odwiedzili wiele lokalnych kawiarni, restauracji i popularnych atrakcji turystycznych - mówił Dominik Perehuda, lokalny przedstawiciel Świadków Jehowy w Warszawie.

Aby ułatwić zwiedzanie stolicy, miasto zapewniło zagranicznym gościom kongresu darmowy przejazd środkami komunikacji miejskiej (honorowane były specjalne identyfikatory dostępne jedynie dla zagranicznych delegatów).

Korzyści ekonomiczne dla miasta
Organizatorzy, przygotowując kongres, odwiedzili około 200 warszawskich hoteli. Efektem tych wizyt był wybór 59 obiektów, w 23 z nich nocowało 6915 gości zagranicznych (średnio było to 8 noclegów, a średni koszt pokoju wyniósł 328 zł), a w 36 z nich nocleg miało 3400 gości z Polski (średnia liczba noclegów wyniosła 5, a średni koszt pokoju to 160 zł).

Delegatów gościło także 56 rekomendowanych przez organizatorów kongresu restauracji, urządzono dla nich także spotkania integracyjne z programem artystycznym, na przykład z koncertami muzyki polskiej.

Według informacji Świadków Jehowy, podawanych podczas konferencji prasowej, która odbyła się w trakcie kongresu, statystycznie każdy delegat zostawiał w Warszawie 2956 zł.

Na kwotę tę składały się opłaty: za transport (1 445 164 zł w przypadku gości z zagranicy oraz 1 280 130 zł w przypadku gości z kraju), za hotele (10 086 847 zł w przypadku gości z zagranicy oraz 1 225 744 zł w przypadku gości z kraju). Koszt posiłków w restauracji wyniósł 5 815 136 zł w przypadku gości z zagranicy i 1 120 000 w przypadku gości krajowych. Ponad 3 mln zł goście wydali na różnorodne atrakcje.

Logistyka wyzwaniem
Największym wyzwaniem eventu było takie zorganizowanie dojazdu wszystkich delegatów na kongres, zarówno gości zagranicznych nocujących w hotelach, jak i gości z Polski, aby przebiegło sprawnie i bezproblemowo.

Delegaci zagraniczni przyjeżdżali z hoteli na kongres autokarami, których było 84. Uczestnicy kongresu z Polski przyjeżdżali natomiast 170 autokarami – łącznie pod stadionem Legii codziennie podjeżdżały 254 autokary. Oprócz tego organizatorzy wynajęli od ZTM 15 wielkopojemnych autobusów miejskich, które utworzyły tymczasowe linie kursujące między hotelami a stadionem Legii na potrzeby zagranicznych delegatów. Osoby ze szczególnymi potrzebami (starsze czy niepełnosprawne) mogły przyjechać samochodami. Był to wyjątek, gdyż organizator postawił na transport zbiorowy jako najbardziej efektywną formę dojazdu.

Aby dobrze zarządzać tak dużą liczbą pojazdów, Świadkowie Jehowy stworzyli specjalne aplikacje na urządzenia mobilne pozwalające rejestrować pojazdy (auta osobowe oraz autokary) oraz dystrybuować unikalne identyfikatory uprawniające do wjazdu na zamkniętą ulicę Łazienkowską.

Także przy odbieraniu delegatów z lotniska pomagała technika. Specjalna aplikacja, używana przez organizatorów zbierała informacje o tym, która grupa delegatów przyjechała, jak jest liczna i do jakiego hotelu została przydzielona, a wolontariusze czekający przy lotnisku (Świadkowie Jehowy z Warszawy i okolic) otrzymywali SMS-em wiadomość, po kogo mają podjechać.

Czas przyjazdu i odjazdu autokarów (po zakończeniu programu) na 5 wyznaczonych terminali autobusowych był dokładnie określony, dzięki czemu można było uniknąć zdarzających się w takich sytuacjach „korków”. Autokary, czekały na podstawienie pod przystanki autobusowe w specjalnych strefach bufowych dzięki czemu mogły punktualnie podjeżdżać po uczestników na wyznaczone stanowiska i odjeżdżać co 5 minut.

Miasto ze swojej strony zapewniło wzmocnienie linii autobusów ZTM, przejeżdżających w okolicy obiektów kongresowych.

24 międzynarodowe kongresy
W roku 2019 odbywają się na całym świecie (w 18 krajach i 22 miastach) 24 międzynarodowe kongresy Świadków Jehowy. Rozpoczęły się w maju, potrwają do końca roku. Kongresy międzynarodowe są szczególną formą corocznych trzydniowych kongresów. W tym roku w takich wydarzeniach (wszystkich kongresach, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych) organizowanych na sześciu kontynentach może wziąć udział nawet 14 milionów osób.

W kongresach, podobnie jak w zebraniach Świadków Jehowy, odbywających się dwa razy w tygodniu, może uczestniczyć każdy. Wstęp na wydarzenia jest wolny. Działalność finansowana jest z dobrowolnych datków.

W Polsce jest prawie 119 tysięcy Świadków Jehowy, którzy tworzą 1295 zborów. Zebrania Świadków odbywają się w Salach Królestwa, w Polsce jest ich 645. Biuro oddziału Świadków Jehowy znajduje się w Nadarzynie pod Warszawą.

Na całym świecie jest ponad 8,5 miliona Świadków Jehowy, którzy działają w 240 krajach. Serwis internetowy Świadków Jehowy (www.jw.org) prowadzony jest w ponad 980 językach.