Prezent musi pokazać, że odbiorca jest ważny dla nadawcy. Podsumowanie webinaru

Prezent biznesowy dziś – kiedy ograniczone są bezpośrednie spotkania – spełnia szczególną rolę w komunikacji z pracownikami, partnerami biznesowymi czy klientami. Warto podejść do wyboru upominków projektowo – analizując cel, grupę, kontekst. A następnie wybrać takie rozwiązanie, które spowoduje, że obdarowani będą czuli się ważni. O roli prezentów i inspiracjach rozmawialiśmy podczas webinaru przygotowanego przez MeetingPlanner.pl.

Pierwszy webinar z cyklu „Transformacja motywacji” poświęcony był prezentom biznesowym w nowej rzeczywistości. – Ponieważ jesteśmy w czasie przedświątecznym, kiedy prezenty – także w komunikacji biznesowej – odgrywają istotną rolę, jako pierwsze na warsztat wzięliśmy właśnie to narzędzie, które może posłużyć do zrealizowania różnych celów przez jego nadawcę, np. podziękowania za współpracę, przekazania słów wsparcia, zmotywowanie do działania czy zwrócenie uwagi na wprowadzany nowy produkt – wyjaśnia Magdalena Kondas, redaktor naczelna MeetinPlanner.pl. Osią spotkania była rozmowa z trenerką biznesu, kreatywności i twórczego myślenia Agnieszką Nadstawną poświęcona nagradzaniu i motywowaniu w biznesie oraz roli prezentów, ich doborze, stosowności i skuteczności. Prawne aspekty związane z przekazywaniem prezentów omówił mecenas Jakub Kluczykow, a reprezentanci firm i organizacji przedstawili swoje oferty i pomysły na prezenty.

Wymiana i zobowiązanie
 – W prezentach czy to osobistych, czy biznesowych zawsze chodzi o wymianę emocjonalną. A trzeba zwrócić uwagę na to, że XXI wiek, to czas skupiony na jednostce. Nigdy wcześniej w historii świata i w historii biznesu nie operowało się pojęciem jednostki w taki sposób. Mówiło się o zespołach, o organizacjach, o wynikach zespołowych. Dzisiaj mówimy o konkretnych osobach. I staramy się działać tak, aby ci konkretni ludzi czuli się ważni. Wszyscy potrzebujemy być zauważeni i docenieni – jako pracownicy, jako konsumenci, jako partnerzy biznesowi. To jest szczególnie istotne w komunikacji także w kontekście obecnej sytuacji. I zdecydowanie wysuwa się na prowadzenie, jeśli chodzi o przekaz związany z prezentami – podkreśla Agnieszka Nadstawna.
Między innymi dlatego – jak tłumaczy – konsumenci odwrócili się od marek, które w pierwszej fazie pandemii skupiły się na sobie, a odbiorca przestał być dla nich ważny.

Prezent to komunikat
Prezent stanowi rodzaj komunikatu, dlatego warto podejść do niego projektowo, analizując komu go przekazujemy, w jakim kontekście i z jakim przesłaniem, wiadomością. – Ta wiadomość może brzmieć dziękujemy za… np. współpracę, lojalność, ale też wskazywać na to, jacy jako firma, marka jesteśmy, co jest dla nas ważne, jakie są nasze wartości – podkreśla Agnieszka Nadstawna. Rolą prezentu jest najczęściej podtrzymanie relacji, ale to także inwestycja w przyszłość tych relacji. – Prezent to zawsze wymiana, podziękowanie, ale i zobowiązanie do rewanżu. Oczywiście tego rewanżu nie powinniśmy traktować dosłownie, chodzi o rodzaj odpowiedzi. Będzie nią po prostu słowo „dziękuję” – o którym jako obdarowani w natłoku zajęć i obowiązków często zapominamy – ale także zobowiązanie do rzetelnej pracy, lojalności czy dalszej współpracy – podkreśla.

Trzeba umieć wybrać
Prezent będzie skuteczny wtedy, kiedy tę wspomnianą reakcję u obdarowanego wywoła. Ale żeby tak się stało powinien być zaplanowany, przemyślany, przekazany ze świadomością intencji, warto poprzez personalizację nadać mu aspekt wyjątkowości.
Nie powinien być ani zbyt drogi – biznesowy souvre-vivre przewiduje możliwość zwrócenia prezentu, jeśli czujemy, że nie jesteśmy w stanie podjąć zobowiązania, które wiąże się z jego przyjęciem – ale nie powinien być też zbyt tani – wówczas odbiorca może poczuć się zlekceważony. A prezent zawsze powinien okazać obdarowanemu szacunek, nie być tylko formalnością, rutyną.   

Souvre-vivre mówi także, ze prezenty w biznesie nie powinny być zbyt osobiste, ale jak zaznacza Agnieszka Nadstawna w wyniku pandemii zapewne biznesowy souvre-vivre nieco się zmieni i dopuści te bardziej osobiste prezenty, będące wynikiem troski nadawcy. Choć zdecydowanie złym wyborem będzie takie „spersonalizowanie” prezentu, które zawierać się będzie w komunikacie: wybierzcie sobie, my zapłacimy, prześlijcie fakturę. Niedopuszczalne jest także użycie upominku, który już otrzymaliśmy w funkcji „prześlij dalej”. – Z punktu widzenia souvre-vivre w biznesie jest to skandaliczne, a zdarza się. Czasem nawet podarunek przekazywany jest z logotypem poprzedniego nadawcy. Z „rąk do rąk” to na pewno nie jest dobra droga – mówi Agnieszka Nadstawna.

W wyborze prezentów ważne jest indywidualne podejście, choć nie zawsze jest ono możliwe. – Gdy przygotowujemy się do obdarowania np. tysiąca osób, warto zdywersyfikować rodzaj prezentu choćby ze względu na wiek i płeć – podkreśla Nadstawna.
Wśród wskazówek wynikających z trendów wymienić można także: autentyczność wynikającą często z lokalności czy regionalności podarunku, uważność, zero waste (co może oznaczać np. pomysł na przypisanie opakowaniu dodatkowej użytkowej funkcji), wreszcie wymiar społeczny.

– Pamiętajmy, że prezent to komunikat, zobowiązanie, które oznacza kontakt, budowanie więzi, które oznacza, że ktoś jest dla nas ważny i możemy liczyć na wzajemność również bycia ważnym, a przecież o to właśnie chodzi w biznesie – podsumowuje Agnieszka Nadstawna. 

Prezenty a podatki
Mecenas Jakub Kluczykow, partner w kancelarii Trusiński Kluczykow, przedstawił podczas webinaru podstawowe kwestie prawne, które powinni wziąć pod uwagę planujący wysyłkę prezentów. Zwrócił uwagę przed wszystkim na kwestie podatkowe. Po pierwszy nadawcy prezentów powinni ustalić, czy przekazywane przez nich upominki mają charakter reprezentacyjny czy reklamowy. Ten pierwszy rodzaj prezentów przekazywany jest w celu kreowania pozytywnego wizerunku, budowania pozytywnych relacji z odbiorcą, drugi – aby zachęcić do kupna lub polecenia produktów czy usług. Wydatki na upominki o charakterze reklamowym (które zawsze są także opatrzone logo firmy) możemy zaliczyć do kosztów firmy, wydatków na prezenty w funkcji reprezentacyjnej – już nie. Jak je rozróżnić? Jak podkreśla mecenas Kluczykow jest to płynna kwestia. Podstawowym wyznacznikiem będzie obecność logotypu, ale ważne są także cena prezentu, jego charakter i nasz intencja. – Rozstrzygnięcie, czy upominki możemy zaliczyć do reklamowych powinno być wynikiem indywidualnej oceny, którą warto skonsultować – podkreśla Jakub Kluczyków.
Wszelkie przekazywanie prezentów – towarów czy bonów, voucherów na usługi podlega opodatkowaniu. Ustawodawca przewiduje jednak wyjątek – z podatku vat zwolnione są przekazywane w prezencie towary (nie usługi), których wartość nie przekracza 100 zł netto. Ale wysyłający prezenty jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji osób, które te produkty otrzymały. Chyba że ich wartość jest niższa niż 10 zł netto.
Jeśli przekazywany przez nas prezent (towar lub usługa) zamyka się w kwocie 200 zł, takie działanie nie rodzi obowiązku podatkowego po stronie adresata prezentu.
Jeżeli prezenty są elementem konkursu, akcji sprzedażowej, sprzedaży premiowanej, koniczne jest przygotowanie regulaminu takiego przedsięwzięcia.

Inspiracje i gotowe pomysły
Celem webinaru było także przekazanie uczestnikom pomysłów i inspiracji oraz gotowych rozwiązań, które będą mogły pomóc w ich pracy. Podczas spotkania połączyliśmy się na żywo z producentami i dystrybutorami prezentów, którzy zaprezentowali swoje nowatorskie lub dobrze już sprawdzone propozycje i rozwiązania.

Przemysław Gontarz, twórca i właściciel Rezerwatu Jabłek mówił o idei projektu – potrzebie przywracania smaków dzieciństwa i zachowania tradycyjnych sadów, której efektem są jednoodmianowe soki jabłkowe, tłoczone na zimno z dawnych, rzadkich odmian jabłek.
Więcej o prezencie>>>

Elżbieta Borsuk, business development manager, WellmeTime – pierwszej w Polsce profesjonalnej platformy beauty on demand mówiła o mobilnych usługach beauty & wellness, także takich, które pozwalają redukować stres.
Więcej o prezencie>>>

Dariusz Michalak, właściciel i prezes zarządu XL Promotion, agencji która powstała na bazie doświadczeń w branży konsultingowej oraz reklamowej jej właścicieli, przedstawił duży wachlarz personalizowanych gadżetów.

Więcej o XL Promotion>>>

Anna Kopek, członek zarządu delegowany do sprzedaży i marketingu, reprezentująca spółdzielnię socjalną i przedsiębiorstwo społeczne Zeroban mówiła o idei zero waste i gadżetach, które powstają z materiałów wykorzystanych przez firmy na wydarzeniach lub w trakcie prowadzenia kampanii.
Więcej o prezencie>>>

Łukasz Sosiński, partner Pick and Taste – która od lat przygotowuje zestawy prezentowe w oparciu o alkohole szlachetne i prowadzi degustacje – przedstawił pomysł na organizację degustacji online. W skrócie uczestnicy otrzymują degustacyjny zestaw np. whisky, wina czy piwa, odpowiednie kleiszki i wspólnie z prowadzącym rozmawiają o wybranych trunkach.
Więcej o prezencie>>>

Jolanta Gawryś (manager sprzedaży i marketingu) oraz Łukasz Adamczyk (manager Centrum Kongresowego Szczawnica) reprezentujący grupę hoteli Pieniny Spa Resort przywitali gości z dachu nowo powstającego obiektu Pieniny Grand. Jako prezenty oprócz vocherów do swoich obiektów proponują lokalne produkty i wodę z uzdrowiska Szczawnica,  wspierającą zwiększanie odporności organizmu.

Więcej o prezencie>>>

Kropkę nad i w prezentacji prezentów postawił Magik Y. Y to jeden z najpopularniejszy magików młodego pokolenia w Polsce. od 11 lat tworzy treści do Internetu, a jego pokazy online przyciągnęły na wszystkich platformach ponad trzy miliony stałych widzów i wygenerowały setki milionów odsłon. Teraz przygotował zastawy prezentowe, których clou stanowi interaktywny pokaz magii online.

W webinarze udział wzięli menedżerowie reprezentujący działy m.in. marketingu, HR, administracji, wsparcia sprzedaży, zakupów oraz przedstawiciele agencji, które pomagają klientom w prowadzeniu kampanii z wykorzystaniem prezentów lub szukają dla nich odpowiednich rozwiązań - ponad 90 uczestników.
Spotkanie odbyło się w świątecznym studiu zaaranżowanym przez firmy Eventroom i Kameleon, 24 listopada.