Ewa Piotrowska: Globalizacja programu podróży to marzenie wielu korporacji

„O ile w kontekście narzędzi możemy powoli mówić o globalizacji potrzeb – pracownik chce łatwo i szybko zarezerwować to, czego potrzebuje, o tyle w kontekście realnych możliwości spełnienia tych potrzeb, zawsze musimy wziąć pod uwagę lokalne możliwości”.

Ewa Piotrowska, global travel program manager w International Paper, jednym z światowych liderów branży papierniczej, odpowiada na pytania Krzysztofa Celucha w cyklu „She means business…”.

Krzysztof Celuch: Kiedy myślisz biznes, to co to oznacza?

Ewa Piotrowska: Myślę przede wszystkim o globalizacji i elastyczności. Prowadzić biznes w XXI wieku, to świadomość, że nasz produkt może przekraczać granice z łatwością, a niekiedy nie musi ich nawet fizycznie przekraczać – pomyślmy tu o sprzedaży produktów funkcjonujących jedynie w świecie online, jak np. kursy e-learningowe. Z drugiej strony, biznes to umiejętność dostosowywania się do zmieniających się warunków i zasad. To już nie tyle kwestia zmiennych, na które człowiek ma widoczny i bezpośredni wpływ, ale tych, które są dalekosiężną konsekwencją naszych działań. Oczywiście mam tu na myśli przede wszystkim zmiany klimatyczne i coraz głośniejsze apele o nadanie priorytetowego znaczenia kwestiom środowiska naturalnego. Sądzę, że nie przesadzę, jeśli stwierdzę, że obecnie każdy biznes musi wziąć temat pod rozwagę.

KC: Branża spotkań Twoimi oczami?

EP: Jako travel manager patrzę raczej na kategorię, a niżeli na branżę. Z tej perspektywy widzę, jak dużym wyzwaniem jest umiejętne zdefiniowanie, a co za tym idzie zarządzanie, spotkaniami w międzynarodowej korporacji. Często przyjmuje się, że spotkania biznesowe to wyjazdy służbowe w określone miejsce, w których uczestniczy 10 lub więcej osób. Podczas takiej podróży pracownicy z różnych oddziałów mają szansę współpracować face to face w jednym z biur, ale także i poza nim. Niemal zawsze występuje też element entertainment, czyli wspólnej kolacji, bankietu, czy działań integracyjnych. Takie definiowanie spotkań to jednak czubek góry lodowej. Wiemy przecież o tym, iż pracownicy, często podróżując służbowo w pojedynkę, a przy tym korzystając z desygnowanych metod rezerwacji, udają się na spotkania. Czy mamy sposoby na to, by wiedzieć, że de facto są uczestnikami spotkań? Poza tym musimy też pamiętać o klasycznie rozumianych spotkaniach większej grupy osób takich jak konferencje czy szkolenia. A co z jednorazowymi wspólnymi wyjściami współpracowników, gdzie omawiane są sprawy służbowe? To wszystko nastręcza problemów przy realistycznym szacowaniu budżetu kategorii czy też przy wprowadzaniu zasad duty of care czyli odpowiedzialności pracodawcy za pracownika.

KC: Jakie wyzwania przed branżą spotkań widzisz w 2020?

EP: Rozmawiamy w momencie, kiedy na ustach wszystkich jest pandemia koronawirusa. Jej katastrofalny wpływ na gospodarkę jest już faktem i pociąga za sobą kolejne konsekwencje. Spotkania na pewno nie będą tu wyjątkiem. Już od kilku tygodni obserwujemy wstrzemięźliwość w podróżach, która aktualnie przerodziła się już w anulowanie wyjazdów, w tym również tych grupowych. Coraz więcej krajów decyduje się na zamknięcie granic lub ścisłe kontrole ruchu na granicach. Ludzie nie chcą się narażać nawet w imię wypełnienia obowiązków służbowych. Z jednej strony firmy wprowadzają środki prewencyjne równolegle do działań rządowych, z drugiej sami pracownicy głośno mówią o swoich obawach i wybierają pracę zdalną. Ponadto, pamiętajmy, że spotkania masowe jak kongresy i konferencje to wydarzenia, które w pierwszej kolejności uznawane są za te, w których możliwość ewentualnego przenoszenia wirusa jest duża. W tym kontekście koronawirus będzie wyzwaniem prawdopodobnie w trakcie całego 2020, ale na pewno będzie miał też wpływ na kolejne lata. Być może tak jak w przypadku dziś już standardowych procedur niewnoszenia płynów na pokład samolotu, dojdą nowe dotyczące minimalizacji przenoszenia się tego typu patogenów. Sytuacja jest bardzo dynamiczna i tak naprawdę najbliższe tygodnie i miesiące pokażą nam, z czym będziemy mieli do czynienia.

KC: Globalizacja programu podróży – przyszłość czy trend?

EP: Globalizacja programu podróży to marzenie wielu korporacji. To oczywiste, iż spójne systemy działające we wszystkich lokalizacjach ułatwiają zarządzanie korporacją. Nie oznacza to jednak, iż to, co działa w USA, z pewnością zadziała np. w Rosji czy Brazylii. Wymieniam te dwa kraje nie bez kozery, jako, że to w nich przeprowadzałam osobiście implementację TMCs (przyp. red. travel management companies) oraz narzędzia do rezerwacji podróży. Odbyłam wiele spotkań, ustalając najmniejsze szczegóły, a także prowadziłam szkolenia na miejscu dla pracowników. O ile w kontekście narzędzi możemy powoli mówić o globalizacji potrzeb – pracownik chce łatwo i szybko zarezerwować to, czego potrzebuje, o tyle w kontekście realnych możliwości spełnienia tych potrzeb, zawsze musimy wziąć pod uwagę lokalne możliwości. Mam tu na myśli dostępność zasobów linii lotniczych, pociągów, hoteli spoza GDS itd. Drugą kwestią są też nasze lokalne przyzwyczajenia, które również wpływają na szybkość i efektywność wprowadzonych zmian. Niemniej jednak jestem przekonana, że jeżeli jakakolwiek międzynarodowa firma produkcyjna planuje konsolidować swoje działania na poziomie globalnym, podróże służbowe są zdecydowanie inspirującym obszarem do podjęcia takich kroków. Na pewno jednym z ułatwień jest fakt iż obszar ten jest ściśle powiązany z technologią (rezerwacje online, aplikacje mobline etc.), a zatem rozwiązaniami, dziś dostępnymi niemal na całym świecie.

Ewa Piotrowska jest z wykształcenia magistrem stosunków międzynarodowych Uniwersytetu Łódzkiego i od niemal zawsze była zafascynowana pracą na styku kultur i narodowości. W latach 2009-2015 mieszkała w Argentynie, gdzie zarządzała zespołem analityków finansowych w amerykańskiej korporacji. Jednocześnie aktywnie uczestniczyła w działaności tamtejszej polonii, m.in. nauczając języka polskiego i organizując wydarzenia. W 2015 roku powróciwszy do Polski dołączyła do International Paper w roli EMEA travel program coordinator. Jej głównym zadaniem było przeprowadzenie implementacji narzędzi do rezerwacji podróży oraz konsolidacja programu w kilkunastu krajach Europy. W 2019 roku objęła stanowisko global travel program managera, a co za tym idzie zajęła się dalszymi wdrożeniami m.in. w Brazylii, Chile oraz Rosji. Na swoim stanowisku patrzy na rozwiązania dla ponad 15 tys regularnie podróżujących pracowników.
Ewa Piotrowska regularnie uczestniczy w konferencjach branżnowych, a także jest zapraszana do prowadzenia szkoleń eksperckich z zakresu programu podróży służbowych oraz polityki firmowej, jest także czlonkiem Komitetu Pandemicznego firmy. W swojej pracy stawia przede wszystkim na zrozumienie kontekstu i jakość komunikacji. Sama włada biegle 4 językami.

International Paper jest światowym liderem w produkcji papieru, celulozy i opakowań opartych na włóknach. Firma została założona w 1941 roku. Główna siedziba spółki znajduje się w Memphis w stanie Tennessee w Stanach Zjednoczonych. International Paper zatrudnia ogółem około 50 000 pracowników i posiada strategiczne lokalizacje w ponad 24 krajach, obsługując klientów na całym świecie. Jej roczny dochód w 2019 wynosił ponad 22 milony USD.

dr Krzysztof Celuch – adiunkt na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz pełnomocnik rektora ds. współpracy z otoczeniem biznesem w Szkole Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula w Warszawie, prezes Celuch Consulting. Profesor na Uniwersytetach w Austrii, Francji, USA i Chinach oraz trener i coach (CMM, CITE, CIS, HMCC, CED).
Przewodniczący jury konkursu MP Power Awards® oraz członek kapituły nagrody MPI RISE Award (USA). Specjalizuje się w przemyśle spotkań, przywództwie, event marketingu i zarządzaniu wydarzeniami.
Krzysztof pomaga organizacjom, instytucjom i przedsiębiorstwom w obszarach zarządzania, komunikacji i projektowania biznesu, w szczególności w odniesieniu do budowania przewagi konkurencyjnej i przemysłu spotkań.

W cyklu Celuch pyta… She means business… Krzysztof Celuch prowadzi rozmowy z przedstawicielkami międzynarodowego rynku spotkań, które w swoich często bardzo specjalistycznych sektorach branży osiągnęły sukces. Jaka jest ich strategia i jakimi wartościami kierują się w biznesie? Co stanowi największe wyzwania? Jaka jest branża w ich oczach? Jaki ich specjalizacja ma wpływ na rozwój rynku.
Celuch pyta… She means business – pierwszy wtorek miesiąca