Powstaje Kodeks Dobrych Praktyk Przetargowych

Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR wraz z Polskim Stowarzyszeniem Menedżerów Logistyki i Zakupów, rozpoczęło cykl spotkań, których zwieńczeniem będzie wypracowanie standardów przetargowych w zakupie usług dot. komunikacji marketingowej. Do końca roku planowanych jest kilkanaście warsztatów. Standardy przetargowe uwzględnią potrzeby trzech stron dialogu: procurementu, marketingu oraz agencji marketingowych.
 

Przedstawiciele działów procurementu, marketingu oraz agencji komunikacji marketingowej we współpracy z Konfederacją Lewiatan, Związkiem Pracodawców Branży Internetowej oraz Związkiem Firm Public Relations podjęli próbę ustalenia podstawowych wartości, którymi powinni kierować się wszyscy uczestnicy relacji biznesowej. Kontynuację rozmów stanowić będzie cykl warsztatów, które doprowadzą do powstania polskiego Kodeksu Dobrych Praktyk Przetargowych. Podobne działania, zrealizowane z pozytywnym rezultatem, miały już miejsce na innych ważnych – z punktu widzenia branży komunikacji marketingowej – rynkach jak np. Wielka Brytania czy Francja.
Powstaje także dedykowana temu projektowi strona internetowa (www.dobryprzetarg.com.pl) – zbiór wskazówek dot. realizacji przetargów na usługi komunikacyjne. Wyróżnikiem podjętych przez SKM SAR i PSML działań jest opracowanie dobrych praktyk w odniesieniu do każdej kategorii zakupów z dziedziny komunikacji marketingowej, jak np. kampanie reklamowe, eventy, PR, produkcja czy wybór domu mediowego.

 – Decyzja o współpracy SKM SAR z PSML, to dla nas naturalny krok w profesjonalizacji relacji reklamodawca – agencja. SKM SAR od piętnastu lat stara się promować najlepsze standardy w organizowaniu przetargów, do tej pory w oparciu o dokumenty wypracowane przez naszych zagranicznych partnerów. Jesteśmy stowarzyszeniami, które integrują specjalistów obu środowisk. Chcemy wspólnymi siłami, poprzez branżowy dialog, odpowiedzieć na dzisiejsze potrzeby rynku i stworzyć polskie wzorce postępowań w zakresie zakupów usług marketingowych. Efektem prac ma być opracowanie Kodeksu Dobrych Praktyk Przetargowych. Obserwujemy zmiany na rynku i naszym zdaniem to najlepszy moment na stworzenie i promowanie praktyk służących interesom zarówno strony usługodawcy, jak i usługobiorcy – powiedział Paweł Tyszkiewicz, pełnomocnik zarządu SKM SAR.
Kwietniowe spotkanie poświęcone było wypracowaniu podstawowych wartości, którymi zarówno strona usługodawcy, jak i usługobiorcy, powinna się kierować w relacji biznesowej.  
– Jesteśmy przekonani, że współpraca branż przy wypracowaniu najbardziej efektywnych praktyk i narzędzi doprowadzi do lepszej kwantyfikowalności zakupów związanych z komunikacją. Jednym z celów tego spotkania było także zrozumienie nowej funkcji działów zakupów i podkreślenie ich roli w optymalizacji procedur współpracy z dostawcami. Pracownik działu zakupów nie jest wrogiem agencji i podobnie jak jej, zależy mu na wyborze najbardziej kompetentnego usługodawcy – powiedział Andrzej Zawistowski, członek zarządu PSML.
 

Program współpracy zakłada realizację przynajmniej 11 spotkań o następujących obszarach tematycznych:
1. Proces przetargowy bez tajemnic – czyli specyficzne elementy procesu przetargowego po stronie reklamodawcy i po stronie agencji.
2. Selekcja agencji do przetargu: NDA, RFI (request for information) oraz credentials.
3.  Dobry brief i efektywny debriefing, czyli jak jakość „specyfikacji” i sposób jej przekazania agencjom determinuje jakość odpowiedzi i przetargu.
4.  Efektywność współpracy długoterminowej – jak zabezpieczać warunki finansowe  i  zakres prac przy dynamicznych zmianach w komunikacji klienta? Jak weryfikować i optymalizować proces współpracy reklamodawca-agencja?
5.  Jak wybierać agencję full service? Czyli jak kupować komunikację i idee – współpracę w modelu flat fee, gdzie od agencji wymagane są kompetencje interdyscyplinarne?
6. Jak wybierać dom mediowy i kupować media?
7. Jak kupować produkcję?
8. Jak wybierać agencję eventową i kupować najlepsze eventy?
9. Jak wybierać agencję brand design i kupować brand design?
10. Jak wybierać agencję digital i kupować usługi komunikacji w Internecie?
11. Jak wybierać agencję PR i kupować usługi komunikacji PR?

Pierwsze spotkanie odbyło się 21 kwietnia.