Łukasz Pacek: Obecny świat eventów – oczami zakupowca
Patrząc z perspektywy, największym wyzwaniem w mojej ocenia było właściwe połączenie rozmów z Agencjami/Obiektami z wymaganiami biznesowymi i dostępnym budżetem. Pisze Łukasz Pacek, kupiec wiodący, BNP Paribas Bank Polska SA.
Minął ponad rok od czasu pojawienia się pierwszych informacji na temat zakażeń Covid-19 w Europie i na świecie. Od tego czasu wiele się zmieniło, a zmiany dotknęły praktycznie każdej dziedziny życia, począwszy od zwykłych zakupów w sklepie, spotkań z rodziną, nauki zdalnej czy pracy w trybie home office, a skończywszy na zmianach ekonomicznych czy recesji w wybranych gałęziach gospodarki. „Rewolucja” nie ominęła branży MICE, która w szybkim tempie przystosowała się do obecnych, trudnych warunków i obostrzeń sanitarnych, a przy tym cały czas stara się utrzymać wysoki poziom jakościowy świadczonych usług.
Jak zatem branża wygląda z perspektywy czasu, jakie zmiany zachodzą obecnie, a jak może wyglądać przyszłość?
Moim zdaniem każdy z branżowych podmiotów gospodarczych (Agencje Eventowe, Obiekty, Hotele, Agencje Incentive) wyciągnął odpowiednie wnioski, odpowiednio zinterpretował sytuację i wybrał najbardziej efektywny dla niego model działania. Mogła to być restrukturyzacja działalności, składu osobowego spółki, dodatkowe szkolenia i uzupełnienie wiedzy o nowych technologiach lub inwestycja w nowe rozwiązania technologiczne. Każdy spotkał również na swojej drodze różnego rodzaju wyzwania. Agencje Eventowe musiały się stać swoistego rodzaju „łącznikiem” między potrzebami Klientów (koncepcje, założenia i zakres danego projektu), a możliwą do osiągnięcia jakością obsługi multimedialnej (prelekcje, live stream danego wydarzenia). Dla Obiektów wyzwaniem mogła być sama transformacja i np. wydzielenie oddzielnej powierzchni, z której można byłoby koordynować transmisję online. Trudnym czasami elementem okazywał się oddzielny i bezpośredni przekaz live do każdego z uczestników spotkania, który był zlokalizowany w swoim pokoju hotelowym.
Patrząc z perspektywy, największym wyzwaniem w mojej ocenia było właściwe połączenie rozmów z Agencjami/Obiektami z wymaganiami biznesowymi i dostępnym budżetem. Teoretycznie to standardowa sytuacja dla Departamentu Zakupów, jednak kluczem do sukcesu w tym wypadku okazało się umiejętne prowadzenie negocjacji typu win-win i zagwarantowanie w ten sposób efektywnego dostosowania się wszystkich uczestników procesu do szybko zmieniającej się rzeczywistości, wymagań biznesowych i prawnych.
Działania hybrydowe realizowane są w dalszym ciągu, choć widać już stopniowy powrót do realizacji wydarzeń w formule offline. Moim zdaniem, warte podkreślenia są tutaj dwie kwestie. Pierwsza dotyczy bardzo dobrego dostosowania się całej branży MICE do sytuacji i perspektywiczne spojrzenie na przyszłość. Mam na myśli przede wszystkim wprowadzenie alternatywnych rozwiązań sprzedażowych (hotele/obiekty) i technicznych (Agencje) oraz bieżącą aktualizację wymogów prawnych. Druga to development narzędzi multimedialnych i live stream, które po ponad roku badań i usprawnień – działają w moim przekonaniu znacznie lepiej jakościowo.
Warto podkreślić, że realizowane obecnie wydarzenia zawdzięczają swój sukces bardzo dobrze zaplanowanym projektom, z konkretną agendą spotkań, merytoryką oraz otoczką multimedialną. W dzisiejszych online’owych czasach wymagania uczestników rosną i w moim przekonaniu oczekują oni czegoś więcej niż tylko „prostego” spotkania biznesowego. Spotkania są treściwe i krótkie, a ich formuła i otwarte pytania czasami pozostawiają furtkę do organizacji kolejnych odsłon.
Jak będzie wyglądała przyszłość? Dla mnie, ale też większości osób, które brały udział w różnego rodzaju badaniach (w tym obszarze), odpowiedź jest prosta. Formuła online z pewnością zostanie z nami na dłużej – oferując ciekawe prelekcje i możliwość zdalnego połączenia z różnymi osobistościami świata kultury, biznesu, gospodarki i polityki. Ten element z pewnością na stałe wpisze się w organizowane wydarzenia. Pomimo ewentualnych trudności – stabilne łącze internetowe lub różnica stref czasowych – wartość dodana z tytułu uczestnictwa znanego prelegenta jest nieoceniona.
Dodatkowo warto zaznaczyć, że digitalowa wersja wydarzenia, to także rozbudowana możliwość badania i raportowania pod kątem behawiorystki Klientów. W tym przypadku łatwiej jest dopasować konkretne założenia i zainteresowania ze strony uczestników w kolejnych wydarzeniach w przyszłości.
Podsumowując, myślę, że Covid-19 nauczył wszystkich innego spojrzenia na pewne aspekty życia i działania. Nic nie będzie już takie, jak dotychczas. „Jedyne, co pewne w życiu, to zmiana”.
Autor: Łukasz Pacek, kupiec wiodący, BNP Paribas Bank Polska SA, juror MP Power Awards® (MP Power Projekt)
Absolwent Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego na kierunku Finanse i Rachunkowość, Podyplomowych Studiów Project Management Uniwersytetu Warszawskiego, Podyplomowych Studiów Managerów Zakupów Szkoły Głównej Handlowej oraz IBD School (Advanced Negotiation Program). Od ponad 13 lat związany z branżą bankową, a od dziesięciu z Departamentem Zakupów, w którym obecnie odpowiada za zakupy z segmentu marketing i windykacja. W ciągu roku realizuje kilkaset akcji kontraktowych i negocjacyjnych związanych z kompleksową obsługą działań marketingowych i windykacyjnych. Do głównych działań w tym zakresie należą m.in. organizacja eventów, realizacja i produkcja kampanii ATL, współpraca z domami mediowymi, agencjami performance-owymi i digitalowymi, a także obsługa działań w zakresie BTL/POS/DTP oraz NPL.
Nominowany w kategorii: Meeting Planner w Dziale Zakupów (2015) w MP Power Awards®. Laureat konkursu Lider Zakupów 2018, organizowanego przez Polskie Stowarzyszenie Managerów Logistyki i Zakupów (PSML).