Zuzanna Sprycha: Rosnąca siła spotkań twarzą w twarz
Co roku kolejne organizacje branżowe lub prywatne firmy specjalizujące się w danych rynkach powołują do życia kolejne eventy. Nadal to emocje związane z poznaniem drugiej osoby stanowią czynnik decydujący o nawiązanych relacjach biznesowych. Pisze Zuzanna Sprycha, prezes Turystycznej Organizacji Otwartej.
W Łodzi w dniach 29-30 października 2024 w ramach VI edycji wydarzenia ALLinTOO finalnie spotkało się prawie 60 wystawców z całego świata i blisko 100 kupujących z Polski, Czech, Węgier i Włoch. To tylko jedno z wydarzeń tego typu na polskim rynku turystyczno-eventowym. Jednak przyrost wystawców między pierwszą edycją, kiedy mieliśmy 12 wystawców i 50 kupujących, pokazuje jak duże znaczenie dla międzynarodowych współprac ma organizacja spotkań tworzą w twarz.
Tendencja jest zdecydowanie rosnąca. Co roku kolejne organizacje branżowe lub prywatne firmy specjalizujące się w danych rynkach powołują do życia kolejne eventy. Widać, że mimo coraz większego wpływu nowych technologii na nasze życie to nadal emocje związane z poznaniem drugiej osoby stanowią czynnik decydujący o nawiązanych relacjach biznesowych. Z moich obserwacji wynika, że workshopy w których dominantą jest nie tylko czas na spotkania przy stolikach, ale również czas wspólny wszystkich uczestników cieszą się największym zainteresowaniem. Rekordziści wśród wystawców na tegorocznej edycji ALLinTOO mieli 42 spotkania, a najbardziej aktywny kupujący odbył ich aż 30.
W natłoku spotkań organizowanych przez różnego rodzaju podmioty czasem ciężko znaleźć wolny termin w kalendarzu. Organizatorzy dwoją się i troją, żeby ich wydarzenie przebiło się w komunikacji jednak często udział w nich jest ostatecznie podyktowany wygodą (bliskość lokalizacji spotkania) lub dodatkowymi korzyściami (takimi jak nocleg, losowanie atrakcyjnych nagród wśród najbardziej aktywnych, zwiedzanie miasta). Problemem jest też brak jednego kalendarza wydarzeń, gdzie organizator mógłby sam zawczasu podać informacje o planowanym evencie dzięki czemu kolejny miałby wiedzę czy warto inwestować energię w ten sam termin. Kanibalizacja spotkań branżowych jest bardzo widoczna, szczególnie w okresach takich jak wrzesień – listopad oraz luty – kwiecień. A przecież konferencje branżowe, spotkania networkingowe wszelkiego rodzaju workshopy to idealna okazja, żeby poznać kontrahentów z Polski i zagranicy. Nie ma się co oszukiwać to często nie temat wydarzenia i prelegenci są atrakcyjni dla uczestników – tylko osoby z którymi można porozmawiać przy stoliku w kuluarach.
Dlatego też ważnym aspektem przy organizowaniu networkingów jest taki dobór uczestników, który gwarantuje satysfakcję wystawcom. Odpowiednio wyselekcjonowana grupa docelowa niweluje tzw. zbieraczy gadżetów, czyli osoby, które zajmują czas, ale nigdy nie dojdzie do realizacji żadnego kontraktu z ich udziałem. Na tym etapie organizator musi być trochę bezwzględny, ponieważ płacący za udział w evencie wystawca podsumuje współpracę w ciągu kilku następnych miesięcy i to na podstawie prostego rachunku zysków i strat podejmie decyzje o udziale w następnej edycji.
Najważniejsze w tym wszystkim z punktu widzenia organizatora jest to, by uczestnik niezależnie od tego, z której strony stolika siedzi: nawiązał nowe intratne relacje biznesowe, poznał osobiście ludzi, z którymi w późniejszym okresie czasu będzie już najczęściej tylko mailował, zrealizował zakładane cele (odpowiednia liczba spotkań i prezentacji), zbudował zaufanie do siebie i swojej marki, a przede wszystkim dobrze się przy tym wszystkim bawił.
Wydaje się, że mimo nasycenia branży spotkaniami nadal jest miejsce na kolejne wydarzenia. Na pewno coraz bardziej niszowe, personalizowane. Kupujący szukają konkretnych rynków, tendencja do sezonowości jest też zupełnie naturalna. Nowe wydarzenia wymuszają na organizatorach coraz ciekawsze formy prezentacji regionów. Trochę wracamy do czasów, kiedy spotkanie oznaczało też możliwość poznania kultury poprzez kuchnię, animacje, muzykę. Popularne są gry terenowe jako forma poznawania lokalizacji. Wielu organizatorów korzysta też ze specjalnych aplikacji do komunikacji z uczestnikami, nie tylko do odhaczania spotkań, ale też do przekazywania danych pomiędzy nimi, do pokazywania zalet np. goszczącego wydarzenie miasta.
Nadal jednak podstawą są ludzie – odpowiednio dobrani, będą zawsze najbardziej atrakcyjnym czynnikiem i triggerem każdej relacji.
Autorka: Zuzanna Sprycha, prezes Turystyczne Organizacji Otwartej.
Kobieta renesansu – przez lata zdobywała doświadczenie w turystyce i eventach i wykorzystuje to w bieżących realizacjach. Jak sama mówi, taka trochę współczesna Kwiatkowska, która na każdy temat ma coś do powiedzenia. Kocha podróże i możliwości nawiązywania relacji ponad podziałami. Z wiekiem coraz bardziej rozumie, że świat oparty jest o relacje i bez nich żaden projekt się nie uda. Stworzyła jedną z najbardziej rozpoznawalnych firm zajmujących się nowymi technologiami na potrzeby wydarzeń ConnectTo Event Solutions.
