MP Impact® 2024 – analizy, podsumowania, dyskusje i nagrody

Druga edycja projektu MeetingPlanner.pl, którego celem jest analiza zjawisk mających największy wpływ na funkcjonowanie i rozwój branży spotkań – MP Impact® 2024: summit, awards, report odbyła się w grudniu i zgromadziła liderów branży reprezentujących wszystkie jej sektory. Podczas spotkania wyłoniono i ogłoszono zwycięzców MP Impact^®Awards.

Wydarzenie miało miejsce 18 grudnia 2024 Centrum Nauki Kopernik w Warszawie. Spotkali się tutaj liderzy – praktycy i eksperci, którzy mówili na temat sytuacji branży spotkań i wydarzeń w Polsce, stojących przed nią wyzwań oraz trendów i zmian społeczno-gospodarczych obserwowanych w ciągu 2024 roku i przewidywanych w roku 2025.
Wśród poruszanych tematów były między innymi takie zagadnienia jak koszty organizacji eventów, standardy współpracy, mądre wygrywanie przetargów, działania na rzecz niemarnowanie jedzenia, analityka śladu węglowego, AI, inwestycje oraz innowacje. Kluczowym słowem w tegorocznym programie MP Impact^® było niemarnowanie – zasobów, czasu, energii, pieniędzy oraz szans.
W dyskusjach i wystąpieniach wzięło udział ponad 40 ekspertów, reprezentujących różne sektory rynku. Byli wśród nich klienci (reprezentujący korporacje i stowarzyszenia), przedstawiciele agencji, obiektów, dostawców usług (catering, transport, technika eventowa), convention bureaux oraz naukowcy. Rozmówcy spojrzeli na wyzwania rynku z perspektywy interwencji branżowej, szukali inspiracji oraz praktycznych rozwiązań, które mogłyby wpłynąć na rozwój branży, a także wymieniali się doświadczeniami i opiniami.

Uczestników wydarzenia przywitały przedstawicielki organizatora – Sylwia Banaszewska, prezeska MeetingPlanner.pl, i Magdalena Kondas, redaktorka naczelna MeetingPlanner.pl, które podkreśliły, że spotkanie ma służyć także temu, aby branża spotkań miała wpływ na wiele zjawisk obserwowanych na rynku. Program składał się z kilkunastu części – paneli i prelekcji. Całość prowadził Robert Jarek.

Rok skrótów i poszukiwań
Wydarzenie otworzył prof. UMK, dr hab. Krzysztof Celuch, mówiąc o wyzwaniach przemysły spotkań w 2024 roku. Nazwał mijający rok „rokiem skrótów i poszukiwania człowieka”. Podkreślił, że ESG to nie tylko zrównoważone relacje, ale także koncepcje wykraczające poza to określenie, czyli recykling wydarzeń, aby były bardziej eko, a także zwracanie uwagi na pracowników i ich potrzeby. ROX to maksymalizacja wartości poprzez doświadczenia, dopasowanie wydarzeń do klienta, mocniejsze wykorzystywanie otoczenia, personalizacja doświadczeń oraz doświadczenia szyte na miarę, DEI – transformacja różnorodności i równości, a AI to sztuczna inteligencja wykraczająca poza sztuczne postrzeganie. – AI interpretuje, przewiduje, reaguje, jest współtwórcą, nie tylko narzędziem – mówił prof. Krzysztof Celuch. Zwrócił także uwagę na FOMO, oznaczający strach przed pominięciem, tak często dzisiaj odczuwany i mający w kontekście wydarzeń rożne odsłony.

Skalowanie eventów, odwrót od influencer marketingu
W sesji I w panelu „Puls event marketingu z Imagine Nation. Podsumowanie 2024” udział wzięli: Dawid Bednarski (Imagine Nation) w roli moderatora, Magdalena Efler (L’Oreal Polska), Michał Korczak (Focus Nation), Michał „Shootman” Majewski (Shootme) oraz Marcin Morawski (Dell Technologies Polska).
Marcin Morawski stwierdził, że rok 2024 był rokiem ciężkim, ale jednocześnie czasem zmiany strategii. – Switch dotyczył takich zjawisk jak humanizacja eventów oraz skalowanie. Musieliśmy tworzyć łatwo skalowane rozwiązania, które się przekładają na różne elementy wydarzeń przy mniejszej aktywności zespołu – mówił.
Magdalena Efler stwierdziła, że zauważalny jest odwrót od klasycznego influencer marketingu, co jest zgodne z oczekiwaniami konsumentów, którzy szukają spersonalizowanych doświadczeń. Konsument chce czegoś, co jest mu potrzebne, konkretne, chce coś otrzymać od marki.
Michał Majewski zauważył, że rok 2024 był rokiem sztucznej inteligencji i weryfikacji tego, jak bardzo wszyscy jesteśmy z nią związani, ale może ona także oznaczać redefinicję kreatywności. Michał Korczak podsumował obserwowane w tym zakresie zjawiska słowami „rozdrobnienie i polaryzacja”.
Rozmówcy wspomnieli o nadmiarze komunikatów, o tym, że konsumenci często nie wiedzą, co firmy chcą im zaoferować oraz o proponowaniu konkretnych wartości osobom, do których chce się trafić. W tym celu warto wdrożyć długoterminowe działania.

Przetargi – kosztowne i nie zawsze efektywne
Sesja II była poświęcona standardom współpracy, a jej tytuł brzmiał „Ile kosztuje organizacja eventu? Oś czasu i kosztów od briefu do ewaluacji, czyli jak wygrywać przetargi i pracować mądrzej?” Wprowadzenie do dyskusji przedstawił Marcin Gaworski (180heartbeats, Stowarzyszenie Komunikacji Reklamowej SAR), a uczestnikami byli: Miłosz Bratuś (LOT, Polska Organizacja Reklamodawców), Arkadiusz Furtak (P4, Polskie Stowarzyszenie Managerów Logistyki i Zakupów), Dominik Górka (Live Age), Dorota Haller (RASP, IAA Polska Międzynarodowe Stowarzyszenie Reklamy) oraz Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl) jako moderatorka.
Podczas dyskusji zwrócono m.in. uwagę na koszty, jakie ponoszą agencje w celu przygotowania ofert przetargowych. Przytoczone podczas rozmowy wyniki przeprowadzonego wśród agencji badania pokazały, że biorą one udział średnio w 106 przetargach rocznie. Roczna suma kosztów ponoszonych na przetargi w agencjach eventowych wynosi 560 tysięcy zł. Koszty przetargów stanowią 20 procent kosztów operacyjnych agencji. Jednak podczas gdy koszty agencji wzrosły o 10 procent, wzrost ich stawek wyniósł tylko 3 procent. Marcin Goworski podał rekomendowane praktyki przetargowe, a podczas dyskusji mówiono o kwestii rejection fee oraz o roli agencji w procesie przetargowym. – Rejection fee to krok pośredni, aby ucywilizować naszą prace i zapłacić za nią. Klienci powinni szukać zespołu, a nie pomysłu – dodała Dorota Haller.
Na pytanie co może blokować rozwój branży eventowej, uczestnicy ankiety, którymi byli zgromadzeni na widowni goście wydarzenia, na pierwszym miejscu wymienili praktyki przetargowe oparte o wybór oferty a nie partnera, kosztorysy nieadekwatne do charakteru projektu i zasobów zaangażowanych w jego realizację a także dużą liczbę agencji zapraszaną do przetargu. Według odpowiadających, branżę może zmienić myślenie o efektywności ze strony agencji. – Zmiana prowadzenia przetargu – nie wybieramy konceptu tylko partnera – to powinno być kluczowe – mówił Dominik Górka.

AI – narzędzie, które udaje trend
Sesja III nosiła tytuł „Zagadnienia sztucznej inteligencji w event marketingu – od chaosu do generalnych porządków”. Temat przedstawił Łukasz Gumowski (Plej), który podkreślił, że AI to nie trend, ale narzędzie, które udaje trend i mimo że ma duże możliwości, ciągle musimy się uczyć jej używać. Podał też dane, według których globalny rynek sztucznej inteligencji wykorzystywanej w zarządzaniu eventami był wart w 2023 roku 19 mld dolarów. Branża eventowa nie zawsze jednak wykorzystuje w pełni możliwości tego narzędzia. – Trudno dziś pokazać, jak AI zmieniła branżę, ponieważ jest głównie stosowana do planowania wydarzeń – mówił Gumowski. Inne stosowane rozwiązania to systemy analizy danych i generowania raportów, narzędzia do personalizacji doświadczeń uczestników oraz oprogramowanie do automatyzacji procesów marketingowych i sprzedażowych. Rozwój AI w branży eventowej związany jest z nowym ekosystemem pracy i o jej transformacji dzięki AI. – 90 procent rutynowych zadań może być wspierane przez AI, ale 100 procent kreatywnych decyzji jest w rękach człowieka – podsumował.

Twórca wizualny z prawami autorskimi
Rozmówcy sesji IV wyobrażali sobie „Co by było, gdyby… na evencie nie było obrazu?” i rozmawiali o znaczenie artystów wizualnych w branży wydarzeń. Wprowadzenie do dyskusji przedstawił Adam Nyk (Iconyk). Uczestnicy panelu, czyli Wojciech Brewka (artysta malarz), Robert Gajewski (Kayax), Małgorzata Gradek (Kancelaria prawna Lewandowski Gradek Lewandowska), Michał Korejba (Allegro Agency), mówili o tym, czy obraz jest tylko tłem i scenografią, czy spełnia rolę istotnego elementu eventu.
– Dobierając efekty wizualne, bierzemy pod uwagę, jaki rodzaj eventu organizujemy. Zależy nam na kreatywności i na tym, aby doświadczenie, które tworzymy, miało sens – mówił Michał Korejba, który zwrócił też uwagę na uwarunkowania rynku. Według Roberta Gajewskiego artysta wizualny to część całego teamu. Adam Nyk dodał, że wykonuje on także sztukę użytkową i że najistotniejszy problem to problem świadomości. Małgorzata Gradek mówiła o przepisach chroniących twórców. W grę wchodzą prawa autorskie oraz prawo własności przemysłowej, które chroni twórców produktów. To autor decyduje o pierwszym udostępnieniu utworu publiczności i o tym, jak tym prawem można rozporządzać. – Informacja, jak będzie wykorzystywane dzieło autora, powinna się znaleźć w briefie i być przedmiotem umowy. Twórca musi wiedzieć, na co się umawia. Tymczasem umowy często są podpisywane po realizacji eventu, a w kosztorysie brakuje uwzględnienia pracy artysty – mówiła Małgorzata Gradek.

IAC 2027 w Poznaniu – czyli jak pozyskiwać międzynarodowe kongresy?
Uczestnicy sesji V na bazie studium przypadku – pozyskania do Poznania Międzynarodowego Kongresu Astronautycznego IAC 2027 rozmawiali o mechanizmach pozyskiwania międzynarodowych wydarzeń do Polski. Wprowadzenie do sesji przedstawił Jan Mazurczak (Poznań Convention Bureau), a uczestnikami byli: Julia Jastrzębska (The Way), Tomasz Kobierski (Grupa MTP), prof. Tadeusz Uhl (Wydział Inżynierii Mechanicznej i Robotyki, AGH w Krakowie), Łukasz Wilczyński (European Space Foundation) i Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl).
Podczas rozmowy zwrócono uwagę na brak scentralizowanej strategii do pozyskiwania międzynarodowych wydarzeń, gdyż przedstawiciele administracji publicznej nie mają świadomości, co można zrobić, aby to osiągnąć. Brak jednego podmiotu zajmującego się takimi działaniami i lobbingu ze strony branży.

Natomiast na temat współpracy Mazowieckiej Regionalnej Organizacja Turystycznej oraz Warszawskiej Organizacji Turystycznej w kwestii pozyskiwania wydarzeń rozmawiali jej przedstawiciele - Iwona Majewska (MROT) i Mateusz Czerwiński (WOT), którzy zaprezentowali Program Ambasadora Kongresów.

ESG – temat nie do końca poznany
Sesja VI poruszyła temat doświadczeń w obszarze ESG. W panelu „Analityka śladu węglowego wydarzeń, czyli jak w praktyce szacować „budżet węglowy” eventów i ich wpływ na środowisko” uczestniczyli Marta Seweryn (Fundacja Carbon Footprint), Anna Jędrocha (Symposium Cracoviense), Konrad Kozioł (PreZero Arena Gliwice), Zofia Piwowarek (Santander Bank Polska), Jolanta Rogalska (Eneris) oraz Ewelina Sasin (TerGo). Okazuje się, że temat ESG, mimo że mówi się o nim bardzo dużo, nie został dotąd dobrze przez firmy poznany. – Analiza śladu węglowego to skomplikowany proces. Nasza spółka od 2026 będzie musiała raportować informacje na ten temat i już się do tego przygotowujemy– mówiła Jolanta Rogalska. – Z perspektywy podmiotu, który gospodaruje odpadami i surowcami, dostajemy zapytania od firm na temat ich śladu węglowego, które bywają nieprecyzyjne, co oznacza, że temat nie jest jeszcze szeroko i dokładnie poznany – dodała.

Zofia Piwowarek podkreśliła, że organizując wydarzenie, zwraca uwagę na elementy środowiskowe, miejsce i warunki, w jakim ma się ono odbyć. Ewelina Sasin wspomniała, że w briefach pojawiają się pytania od klientów dotyczące śladu węglowego, ale potem pozycje te są usuwane z kosztorysu, bo nie ma obowiązku ich tam umieszczać, i klienci często z tego rezygnują. Nie wiadomo też dokładnie, a jakiego budżetu finansować takie działania. Podkreśliła, że ważne są małe kroki. – Trzeba mówić otwarcie, ile wynosi ślad węglowy – mówiła i dodała, że proces pozyskiwania i analizy danych jest bardzo złożony. Potrzeby w tym zakresie dotyczą braku budżetu, ale i braku czasu, kompetencji i wiedzy oraz odpowiednich narzędzi.

Jak nie marnować jedzenia na evencie
Sesja VII była poświęcona sprawdzeniu, czy możemy catering eventowy organizować tak, aby mniej produktów żywnościowych było wyrzucanych. Panel nosił tytuł „Smaki marnowania a bufet marzeń, czyli czy da się skomponować mądrze eventowy talerz?” Wprowadzenie do dyskusji przedstawił Jakub E. Malec (Grupa Żabka). Udział wzięli w nim także Michał Maciątek (kreatywny, producent) w roli moderatora, Mateusz Lewandowski (Louvre Hotels Group), Urszula Piotrowska (MindSpark), Małgorzata Pielichowska (psychodietetyczka), Klaudia Zimmermann-Mucha (ING Hubs Poland).
Temat marnowania jedzenia jest tematem istotnym, gdy weźmie się pod uwagę, jakie jego ilości jedzenia są wyrzucane. 290 tysięcy ton odpadów produkowanych jest co roku przez hotele na całym świecie, z tego 87 tysięcy ton to jedzenie. Jednak klienci rzadko pytają o te kwestie, organizując event. Klaudia Zimmermann-Micha podkreśliła, że prowadzona jest edukacja w zakresie niemarnowania jedzenia, chociaż ciągle nie na taką skalę, jak byłoby to potrzebne. Urszula Piotrowska zaznaczyła, że ważna jest rozmowa z klientem przeprowadzona przed eventem, dotycząca przygotowania odpowiedniej (nie za dużej) ilości jedzenia i tego, co stanie się z jedzeniem, które zostanie po wydarzeniu. – Obecnie nie jest już dziwne, gdy podczas eventu stawia się tabliczkę z informacją, że można jedzenie zabrać ze sobą – mówiła.

Jedna z sieci hotelowych na bufetach śniadaniowych wystawiła tabliczkę z napisem „Nałóż tyle, ile zjesz, wczoraj zmarnowaliśmy 26 kg żywności”. Ma to wpływać na świadomość gości, gdyż ponad 50 procent żywności wyrzucanej w hotelach pochodzi właśnie z ich z talerzy (jedzenie, które zostanie na talerzach lub w bufecie zgodnie z przepisami sanitarnymi trzeba wyrzucić, to, które zostanie w kuchni, można wykorzystać).

Misja – ratowanie obiektów
W drugiej części tej sesji gościem rozmowy o drugim życiu obiektów był Piotr Grochowski, głowy architekt Grupy Arche. Rozmowa poświęcona była strategii i filozofii Grupy Arche, która opiera się na ratowaniu zabytkowych i postindystrialnych obiektów i nadawaniu im nowych funkcji, w tym hotelowych i eventowych. Portfolio grupy jest różnorodne zarówno pod kątem oferty obiektów, ale także ich dziedzictwa czy historycznego pochodzenia: mamy m.in. cukrownię, pałac, zamek, klasztor, fabrykę samolotów, sanatorium milicyjne, folwark… każdy z nich odpowiada inną historię. Ważne w działalności Arche jest także zaangażowanie społeczne, czego wyrazem Fundacje Leny Grochowskiej, otwarta na współpracę ze środowiskiem eventowym, co podkreślał rozmówca.

Inwestycje, innowacje, motywacja i psychologia
Uczestnicy sesji popołudniowych rozmawiali o inwestycjach i innowacjach oraz o psychologicznej stronie spotkań. Tematyka sesji VIII skupiła się na rozwoju branży. W rozmowie „Inwestycje i innowacje, czyli jak rozwinęła się branża event-marketingowa w 2024” udział wzięli Tomasz Cieślak (Rossmann Polska), Wojciech Cłapiński (El Padre), Michał Kaleta (endorfina events), Adam Pietrzykowski (Wizja Multimedia), Sabrina Żymierska (Grupa MTP) oraz Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl) jako moderatorka.

Sesja IX pozwoliła lepiej zrozumieć uczestnika wydarzeń i nosiła tytuł „uczestNIKT – jak zamienić go w uczestKTOSIA, który będzie nie tylko odbiorcą, ale bardzo Ważną częścią wydarzenia”. Mówił na ten temat Wojciech Herra (psycholog biznesu).

Sesja X była poświęcona funkcji, jaką dziś pełni incentive travel. W rozmowie pt. „Nowa mapa motywowania przez podróże, czyli transformacja incentive travel” wzięli udział Agnieszka Jasińska-Goerdt (Polhotrep), Agnieszka Majkowska (Prudential), Krzysztof Pobożniak (Haxel Events & Incentive, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel), Grażyna Woźniczka (Polka Travel, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel).

Wydarzenie zamknęła sesja, której kluczowym punktem było podejście do istniejących możliwości oraz ich wykorzystanie, a nosiła tytuł „Dlaczego my się w ogóle spotykamy? – Szukanie nadziei jako kompetencja poznawcza”. Temat ten omówił Andrzej Tucholski (psycholog biznesu).

Warto być, warto słuchać
Uczestnicy wydarzenia pozytywnie ocenili zarówno tematykę, jak i organizację MP Impact®.
– Jestem po raz pierwszy na tym wydarzeniu. Uważam, że jest świetne merytorycznie. Panele są bardzo ciekawe. Bardzo mi się podobał wykład na temat sztucznej inteligencji, z której korzystamy, i który w szeroki sposób omawiał to zagadnienie i pokazywał, jakie możliwości mamy w tym zakresie. Podziwiałam, jak świetnie i intrygująco był dobrany pierwszy slajd tej prezentacji, przykuwający uwagę. Interesuje mnie analityka śladu węglowego, dlatego z uwagę śledziłam panel na ten temat, gdyż coraz więcej naszych klientów ma świadomość tego zagadnienia i pyta o nie – mówiła Majka Szura, general manager z Polka Travel.
– Dla mnie ciekawe były sesje dotyczące incentive travel, dotyczące zdobywania uczestnika i motywacji – dodała Dominika Beliniak, współwłaścielka MindSpark, która uczestniczyła w MP Impact po raz drugi. – Jestem pod dużym wrażeniem całości. Uważam, że jest to wyróżniające wydarzenie branżowe. Warto być, warto posłuchać – mówiła.
– Jestem drugi raz na MP Impact^® i postawiłam uczestniczyć w nim dlatego, że pierwsze wydarzenie było bardzo ciekawe. Tematy debat i prelekcji to nie tylko teoria, ale jej zestawienie z praktyką, pokazywanej zarówno ze strony agencji, jak i ze strony klientów. To bardzo wartościowe, gdy można poznać poglądy obu tych stron na poszczególne zagadnienia – mówiła Ewa Kulczyńska, senior event manager z agencji eventowej Relago.

Projekty branżowe o najwększym wpływie
Częścią wydarzenia był finał konkursu MP Impact Awards^®, który wyróżnił najbardziej wpływowe i wartościowe inicjatywy, kampanie, projekty branżowe zrealizowane w 2024 roku. Nominowane projekty zostały w trakcie wydarzenia zaprezentowane przez ich organizatorów, następnie jury i publiczność za pomocą aplikacji głosowała na zwycięzców w każdej z kategorii (Inicjatywa, Kampania, Wydarzenie, MICE for Good).
Podczas wieczoru miało miejsce ogłoszenie zwycięzców oraz odbyło się wręczenie rekomendacji Mazovia Convention Bureau dla organizatorów spotkań na Mazowszu. Podczas wydarzenia wystąpili duet Small Talk i Royal Trio.

Przestrzeń do budowania relacji
MP Impact^® był okazją nie tylko do przedstawienia analiz branżowych, wymiany opinii i doświadczeń oraz prezentacji. Stanowił także przestrzeń do budowania relacji, poznania branżowych nowości i ciekawych ofert oraz relaksu w gronie branżowych partnerów i przyjaciół.

Wydarzenie organizowane było przez MeetingPlanner.pl we współpracy partnerami: Centrum Nauki Kopernik, Rebelia Media Group, Mr. Idea Marcin Dabulis, Robert Jarek, Duko Catering, Anseba Music Agency, W Production oraz Impact Vision, Rent Design, Viva System, We Work, Good Spirits Company, Connectto Event Solutions, Syskonf, M-Duo Event Support, Marcina Faliński, Ewa Witak (Fotograficznie.pl), GetResponse, TerGo (organizacja) oraz Arche Hotele, Fiege, Grupa Eneris, Grupa Hotelowa Condo.pl, Grupa Impel, Grupa MTP, Imagine Nation, Imprero, Louvre Hotel Group, Mazovia Convention Bureau, Poland Convention Bureau / Polska Organizacja Turystyczna, PreZero Arena Gliwice, Smartfotolab, Sopocka Organizacja Turystyczna (wsparcie).