Podsumowanie roku 2016: Stowarzyszenia branżowe

Wśród wydarzeń roku Światowy Kongres Stomatologiczny, Międzynarodowy Kongres Politologiczny PSA, Szczyt NATO w Warszawie i globalna kampania „Światowy Dzień Targów”. Rozczarowania to m.in. sposób wprowadzenia Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego, brak ambitnych młodych profesjonalnych organizatorów kongresów czy ograniczania wolności świadczenia usług i przepływu dóbr w UE. W działalności organizacji branżowych najważniejsza była integracja środowiska, edukacja, promocja bardziej efektywnej, partnerskiej współpracy z klientami, oraz narzędzi z zakresu przemysłu spotkań. Rok 2016 w podsumowaniu prezesów stowarzyszeń branżowych.
 

Marta Dunin-Michałowska, prezes zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej: Możemy mówić o renesansie eventów
Anna Jędrocha, prezes zarządu Stowarzyszenia „Konferencje & Kongresy w Polsce”:  Rok współpracy sieciowej w branży
Przemysław Trawa, prezes Rady Polskiej Izby Przemysłu Targowego: Rok globalnej kampanii Światowy Dzień Targów

Marta Dunin-Michałowska, prezes zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej, prezes zarządu Mea Group: Możemy mówić o renesansie eventów

Wydarzenie roku
Na ten tytuł niewątpliwie zasługuje Szczyt NATO w Warszawie. W dniach 8-9 lipca stolica gościła 18 prezydentów, 21 szefów rządów, 80 ministrów, ogółem 61 delegacji. Polska znalazła się w centrum uwagi wszystkich światowych mediów, które relacjonując to wydarzenie mówiły nie tylko o kwestiach natury politycznej i wojskowej, ale też podkreślały wspaniałą organizację. Bez profesjonalnego, podlegającego wielu obostrzeniom – ze względu na charakter Szczytu – serwisu (m.in. cateringu, nagłośnienia, oświetlenia) nie byłoby możliwe np. wydanie 30 tys. posiłków (przygotowanych z 63 ton produktów) dla gości tego wydarzenia. A wszystko pod ścisłym, 24-godzinnym nadzorem funkcjonariuszy BOR, Secret Service czy Sanepidu.
Obsługa Szczytu NATO wymagała doskonałej organizacji, szerokiego doświadczenia i ogromnego zaangażowania wszystkich osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych elementów. Wszyscy oni pracowali na obraz Polski w świecie. O najwyższej jakości pracy przedstawicieli m.in. polskiej branży eventowej świadczą słowa premier Beaty Szydło: „Najważniejszą rzeczą, którą powinniśmy wszyscy powtarzać, powinniśmy być z tego dumni, powinniśmy się tym chwalić, cały czas mówić o tym, że szczyt NATO w Warszawie był ogromnym sukcesem Polski. (…) Wielu uczestników spotkania w Warszawie uznało, że tak dobrze przygotowanego szczytu NATO jeszcze nie było”.
 
Rozczarowanie 
Stowarzyszenie Branży Eventowej, podobnie jak inne organizacje branży MICE, bacznie przygląda się pracom nad zmianami w prawie turystycznym, ze szczególnym wskazaniem na ekspresowe wprowadzenie – od 26.11.2016 r. - Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego. TFG dotyczy teraz wszystkich uczestników rynku: agencji eventowych, organizatorów kongresów, sympozjów (także kiedy uczestnicy biorą udział np. w jednodniowym wydarzeniu na terenie Polski), a nie jedynie agencji incentive.
Zmiany w polskim ustawodawstwie wynikają z dyrektywy Unii Europejskiej, która chce, aby wszyscy podróżni w Europie byli chronieni np. na wypadek bankructwa biura podróży, czy przewoźnika. Aby otrzymali zwrot 100 proc. kosztu wyjazdu/wydarzenia. Jednakże Polska zdecydowała, że wprowadzi jeszcze dodatkowe ubezpieczenie, a to oznacza, że firma organizująca imprezę musi opłacać składki dla wszystkich uczestników. Niedopełnienie tego obowiązku grozi grzywną, ograniczeniem wolności, a nawet pozbawieniem wolności.
Brak skutecznej komunikacji ww. zmian w prawie powoduje, że wielu przedsiębiorców, którzy organizują eventy jedynie w Polsce, może nie mieć świadomości nowego obowiązku, który na nich - od listopada ub. roku – spoczywa.
Niezbędny jest stały dialog pomiędzy Ministerstwem Sportu i Turystyki a stowarzyszeniami branżowymi, reprezentującymi wszystkich uczestników branży MICE, nade wszystko podczas prac nad nową ustawą o usługach turystycznych. Zależy nam jako branży, aby móc działać w ramach dobrego, uwzględniającego realia rynkowe prawa. Aby nagle nie zaskakiwały nas przepisy, które m.in. niosą za sobą poważne skutki finansowe.
Jako prezes SBE mam nadzieję, że 2017 r. będzie czasem, kiedy uda się wypracować rozwiązania z jednej strony jeszcze skuteczniej (zgodnie z wytycznymi UE) chroniące interesy uczestników różnego rodzaju wydarzeń/wyjazdów, a z drugiej jasno określające ramy prawne działalności wszystkich uczestników branży MICE.  

Trend
Z jednej strony coraz bardziej zaawansowane technologie, komunikacja via media społecznościowe, a z drugiej – budowanie długofalowego zaangażowania uczestnika eventu poprzez osobiste doświadczenie, jego kontakt ze światem danego produktu, usługi czy idei. Widać, że możemy mówić o renesansie eventów, które ponownie stają się doskonałym narzędziem w komunikacji świata produktu/usługi/idei. Tak w skrócie można podsumować miniony rok w polskiej i europejskiej branży eventowej.
W 2016 r. w polskiej branży eventowej agencje kładły coraz większy nacisk na to, aby event był efektywnym elementem całościowej komunikacji marketingowej marki. Te najlepsze zawsze dbały o jak największe zaangażowanie uczestników wydarzeń – zarówno w ramach komunikacji zewnętrznej (klienci ostateczni, B2B), jak i wewnętrznej (pracownicy). W komunikacji wewnętrznej rośnie rola eventu jako wsparcia employer brandingu. Pracownicy to doskonali ambasadorowie firmy, więc profesjonalne agencje dbają o pozyskanie ich uwagi, wywołanie emocji nie tylko podczas samego eventu, ale i przed wydarzeniem, i po nim, korzystając z różnorodnych narzędzi. 
 
Mój biznes  
Klienci wykazują się coraz większą odwagą, są otwarci na nietypowe rozwiązania, czy oryginalne (np. plenerowe) miejsca spotkań pod warunkiem, że wpisuje się to w budowanie świata marki. Kreatywność jest w cenie, bo właśnie nieszablonowe idee i działania zapewniają obecnie sukces na rynku, przyciągają uwagę odbiorców oraz mediów. Agencje eventowe, które stawiają na niezwykłe rozwiązania – takie jak Mea Group – nie narzekają na brak pracy. O tym, że branża się rozwija świadczą zarówno nowi członkowie SBE, jak i to, że przybywa specjalistów od organizacji wydarzeń, osób wiążących swoją zawodową przyszłość właśnie z naszą branżą. SBE w minionym roku jeszcze lepiej integrowało środowisko, a na 2017 r. zaplanowało też wiele inicjatyw, m.in. edukacyjnych, które mają pomóc w jeszcze bardziej efektywnej, partnerskiej współpracy z klientami.


Anna Jędrocha, prezes Stowarzyszenie „Konferencje & Kongresy w Polsce”, prezes zarządu Symposium Cracoviense:  Rok współpracy sieciowej w branży

Wydarzenie roku
W kalendarzu wydarzeń kongresowych w ubiegłym roku należy wyróżnić dwa kongresy: Światowy Kongres Stomatologiczny FDI – w dniach 7-10 września 2016 w Poznaniu oraz 24. Międzynarodowy Kongres Politologiczny PSA w dniach 23 – 28 lipca 2016 również w Poznaniu
Kongres Stomatologiczny gościł w Polsce już po raz drugi, wzięło w nim udział ok 10 000 osób z niemal 120 krajów. To najbardziej prestiżowe wydarzenie w historii polskiej stomatologii, w którego przygotowanie byli zaangażowani Ambasadorzy Kongresów Polskich – Pani Prof. Honorata Shaw, wiceprezydent Polskiego Towarzystwa Stomatologicznego, Główny Koordynator Kongresu oraz Pan Prof. Bartłomiej W. Loster, prezydent Polskiego Towarzystwa Stomatologicznego oraz prezydent FDI 2016 AWDC (nominacje przyznawane są w Programie Ambasadorów Kongresów Polskich od 1998 wspólnie przez Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce i Polską Organizację Turystyczną).
Drugi kongres, organizowany przez Internatonal Political Science Association, był pierwszym w historii kongresów IPSA, który odbył się w Europie Środkowo-Wschodniej, wzięło w nim udział ponad 2500 osób. Na wyróżnienie tutaj zasługuje determinacja zespołu Mazurkas Travel, ponieważ decyzja o relokacji kongresu ze Stambułu zapadła późno, bo tylko 4 miesiące przed planowaną datą kongresu. W tak krótkim czasie przygotowali i złożyli profesjonalny bid kongresowy, a po wygraniu z ośmioma innymi europejskimi destynacjami zajęli się całą obsługą logistyczną kongresu, który zakończył się pełnym sukcesem organizacyjnym.
Te dwa wydarzenia są potwierdzeniem ogromnego potencjału Polski w zakresie pozyskiwania i organizacji dużych międzynarodowych kongresów. Obydwa wydarzenia miały miejsce na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich, obiektu uniwersalnego i profesjonalnego, ale innym pozytywnym przykładem będzie Expo Kraków, które gościć będzie w 2018 blisko 10 000 uczestników konferencji Europejskiego Towarzystwa Leczeni Ran EWMA.

Rozczarowanie
Moje rozczarowanie wywołuje brak ambitnych młodych profesjonalnych organizatorów kongresów. Młodzież chętniej kieruje swoje ambicje zawodowe w stronę eventów, gdzie łatwiej i szybciej realizuje kreatywne i spektakularne projekty. Realizacja kongresów w Polsce nie przynosi takich efektów. Ale mam nadzieję, że to się zmieni, wydarzenia międzynarodowe, które coraz częściej będą gościć w naszym kraju, będą potrzebować ludzi ambitnych i kreatywnych. 
 
Trend
Współpraca sieciowa nie jest pojęciem odkrywczym, ale rok 2016 udowodnił, że na co dzień konkurujące ze sobą podmioty potrafią współpracować na rzecz rozwoju przemysłu spotkań w Polsce. Projekt Kraków Network stworzony i realizowany przez Krakowskie Biuro Festiwalowe – operatora Centrum Kongresowego ICE Kraków skupia grupę ludzi i firm zaangażowanych w pozyskiwanie międzynarodowych kongresów do Krakowa. Inicjatywa ta to również platforma wymiany doświadczeń, wiedzy i dobrych praktyk pomiędzy uczestnikami. Obecnie w ramach Kraków Network działa pięć grup roboczych: grupa Krakowskiego Klubu Ambasadorów, grupa hotelowa, grupa gastronomiczna, grupa Krakow future lab oraz grupa PR i ekologia. We współpracy ze Stowarzyszeniem Konferencje i Kongresy w Polsce, grupa Krakowskiego Klubu Ambasadorów opracowała i będzie wdrażać program wsparcia dla organizatorów międzynarodowych kongresów – wspólny program Krakow Conventionn Bureau, obiektów, PCO, hotelarzy i restauratorów. Ale ta wyjątkowa współpraca nie kończy się na Krakowie. Centrum Kongresowe ICE Kraków, Lubelskie Centrum Konferencyjne w Lublinie oraz Centrum Konferencyjne Kopernik w Warszawie podpisały we wrześniu 2016 list intencyjny rozpoczynający współpracę, która zakłada wzajemne wsparcie promocyjne oraz wymianę biznesową w zakresie organizowanych wydarzeń. Inicjatywa ma jednocześnie prowadzić do wzmacniania biznesowej promocji całej Polski na arenie polskiej i międzynarodowej, podnoszenia jakości spotkań oraz wprowadzania nowego poziomu relacji obiekt-organizator. Te projekty są dowodem na to, że współpraca sieciowa nabiera wymiaru rzeczywistego, a nie tylko wirtualnego.

Mój biznes
Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce na przestrzeni 18 lat swojej działalności inicjowało i realizowało wiele projektów, służących rozwojowi i promocji branży przemysłu spotkań. Wiele osób działa w stowarzyszeniu od samego początku, będąc pionierami turystyki biznesowej w Polsce. Za sukces poczytujemy sobie Program Honorowych Ambasadorów Kongresów Polskich, nieprzerwanie realizowany od 1998 r. wspólnie z Polską Organizacją Turystyczną. Lobbujemy w instytucjach rządowych i samorządowych za efektywniejszym wsparciem dla promocji przemysłu spotkań w Polsce. Wypracowujemy systemy jakości w zakresie usług konferencyjno-kongresowych, również na arenie międzynarodowej poprzez aktywności w EFAPCO. Od czterech kadencji przedstawiciel SKKP pełni funkcję wiceprezesa EFAPCO. Promujemy współpracę sieciową wśród naszych członków. Działalność edukacyjną realizujemy poprzez konferencje, m.in. w ramach branżowego Meetings Week Poland. Niestety nie udało nam się pozyskać do stowarzyszenia młodych profesjonalistów, którzy odmłodziliby stowarzyszenie i tchnęli w jego działalność nowego ducha. To jest dla nas wyzwanie, z którym w 2017 będziemy musieli się zmierzyć.


Przemysław Trawa, prezes Rady Polskiej Izby Przemysłu Targowego, prezes zarządu Międzynarodowych Targów Poznańskich: Rok globalnej kampanii Światowy Dzień Targów

Wydarzenie Roku
Aktywny udział Polskiej Izby Przemysłu Targowej w globalnej kampanii Światowy Dzień Targów, prowadzonej przez UFI – Światowe Stowarzyszenie Przemysłu Targowego. Cel jest jasny – zwrócić uwagę światowej opinii publicznej oraz interesariuszy branży na korzyści jakie przemysł targowy przynosi dla rozwoju gospodarczego, a także chce pokazać atrakcyjność pracy zawodowej w branży targów. W efekcie wielomiesięcznych dyskusji i uzgodnień podjęto decyzję o realizacji w kilkudziesięciu krajach świata – przy wsparciu i koordynacji krajowych i regionalnych stowarzyszeń targowych, serii wydarzeń o pozytywnym wydźwięku, promujących przemysł targowy – równolegle, skoncentrowanych wokół jednego, ustalonego dnia – w 2016 roku był to 8 czerwca. W tym dniu, w Warszawie, spotkali się przedstawiciele największych polskich przedsiębiorstw targowych, stowarzyszeń i branży MICE, aby porozmawiać o wspólnych projektach, nowych przedsięwzięciach oraz popularyzowaniu dobrych praktyk.

Rozczarowanie
Wejście w życie w Niemczech od 1 stycznia 2015 r. przepisów ustawy o płacy minimalnej (MiLog) mocno skomplikowało działalność polskich firm zajmujących się budową stoisk targowych. Blisko 75 proc. z tych firm działa obecnie  na rynku niemieckim, a rygorystyczne przepisy biurokratyczne, drakońskie kary za niedopełnienie formalności, wzrost kosztów promocji polskich przedsiębiorstw na rynku niemieckim mocno utrudniły prowadzenie działalności. Niestety, 2016 rok nie przyniósł poprawy tej sytuacji. Wręcz można mówić o jej pogorszeniu, gdyż Niemcy zintensyfikowali kontrole polskich firm dotyczące przestrzegania ustawy. W odczuciu przedsiębiorców polskich, nie tylko z branży targowej, lecz choćby z bardzo silnej polskiej branży transportowej, ustawa ogranicza w nieproporcjonalnym stopniu wolność świadczenia usług i wolność przepływu dóbr w UE.
 

Trend
Szeroko rozumiane targi zmieniają swoje oblicze i pełnią ważne funkcje w gospodarce każdego kraju i regionu. Jesteśmy świadkami hybrydyzacji działalności firm w branży targowej. Kiedyś mieliśmy przede wszystkim targi kontraktacyjne, podczas których liczyło się przede wszystkim zawarcie kontraktu lub jego perspektywa. W ostatnich latach pojawili się w branży profesjonalni organizatorzy konferencji i kongresów, eventów i wystaw towarzyszących innym wydarzeniom o charakterze sportowym, kulturalnym, społecznym i handlowym. Operatorzy obiektów targowych, obserwując to, zaczęli rozszerzać działalność. Definiują się nie tylko jako przestrzeń targowa, lecz jako multi venue, celowo podkreślając możliwości wykorzystania przestrzeni znacznie szerzej niż tylko dla targów.

Mój biznes
W 2016 roku została zrealizowana ogólnopolska kampania Polskiej Izby Przemysłu Targowego „Targi Dają Więcej” – promująca ideę chodzenia i wystawiania się na targach, a także budująca pozytywny wizerunek imprez targowych. Celem kampanii było zachęcenie Polaków do odwiedzania targów i skorzystania z ich kompleksowej oferty. W 2017 roku działania promocyjne pt. „Targi Dają Więcej” PIPT kontynuuje w internecie i w mediach społecznościowych. Zachęcam do odwiedzin i polubienia:)
Polska Izba Przemysłu Targowego wraz z organizacjami przedsiębiorców, przy wsparciu ekspertów i parlamentarzystów, w związku z planowaną nowelizacją ustawy prawo własności przemysłowej, od 2014 roku intensywnie zabiegała o przywrócenie w przepisach tej ustawy, uchylonego od 1 listopada 2007 roku, tzw. certyfikatu pierwszeństwa z wystawy, który gwarantował wystawcom na targach ochronę ich innowacyjnych produktów, jeszcze nie zgłoszonych w Urzędzie Patentowym.
Działania PIPT powiodły się, dzięki czemu od kwietnia 2016 r., na wskazanych przez  prezesa Urzędu Patentowego targach (na wniosek organizatora) działa mechanizm ochrony w postaci certyfikatu pierwszeństwa, wydawany wystawcy przez organizatora targów. Według Urzędu Patentowego „Wystawa ma dawać rękojmię jej wiarygodności, w szczególności posiadać ustaloną renomę i długoletnią tradycję”. Oznacza to konieczność spełnienia następujących wymogów dla uzyskania przywileju pierwszeństwa z wystawy: wystawa organizowana jest co najmniej od 5 lat, wystawa organizowane jest przynajmniej raz na 2 lata oraz liczba wystawców nie może być niższa niż 50 wystawców.” Certyfikat pierwszeństwa z wystawy jest stosowany na światowych rynkach targowych, w tym na największym w Europie rynku niemieckim. Zdaniem ekspertów targowych, znowelizowana ustawa, chroniąca przed nieuczciwą konkurencją i kradzieżą pomysłów, będzie pozytywnie oddziaływać na liczbę innowacyjnych projektów prezentowanych na targach w Polsce. To z kolei przełoży się na wzrost konkurencyjności polskiego rynku targowego.