Niepewność, innowacje i ostrożność wobec eventów online – barometr nastrojów branży podczas otwarcia Chmielnej 73

Ponad 90 proc. uczestników branżowego otwarcia Chmielna 73 Event Center w eventową przyszłość patrzy z przekonaniem, że rynek się unormuje, ale wielu z nich nadal wskazuje niepewność, jako kluczowe słowo oddające sytuację, w jakiej obecnie rynek spotkań się znajduje. Być może wpłynął na to charakter miejsca, w jakim przeprowadzane było badanie, ale definiując przemysł spotkań 2.0., za najważniejsze event managerowie uznali innowacje. Tuż za nimi znalazły się zarządzanie ryzykiem, możliwości i hybryda.

Podczas spotkania inaugurującego działalność przestrzeni Chmielna 73 Event Center sprawdziliśmy, jakie nastroje panują wśród event managerów. Uczestnicy za pomocą aplikacji odpowiedzieli na kilka pytań. Widać, że środowisko jest podzielone, zarówno jeśli chodzi o nastroje, jak i podejście do zmian, jakie nastąpiły w branży.

Dobrą wiadomością jest, że niemal 40 proc. uczestników spotkania, aby określić moment, w jakim znajduje się branża wybrało odpowiedź, iż branża się odbudowuje, co oznacza, że organizacja eventów stacjonarnych wraca na właściwe tory, równolegle są realizowane eventy hybrydowe i online. Zdecydowanie ponad 40 proc. uznało, że najlepiej sytuację branży odda określenie” niepewność dotycząca przepisów i rządowych obostrzeń blokuje decyzje klientów, a tym samym możliwość pełnego restartu branży eventowej. Nikt z uczestników nie wybrał odpowiedzi „branża nie ma szans na odbudowę”. Co więcej, aż 91 proc. uczestników wydarzenia w eventową przyszłość patrzy z przekonaniem, że rynek się unormuje, a tylko 6 proc. z niepewnością i obawami dotyczącymi stabilności biznesu eventowego.

Niemal połowa odpowiadających uznała, że rok kryzysu okazał się także rokiem innowacji – powstało wiele nowych, skutecznych rozwiązań, które zrewolucjonizowały przemysł spotkań. Podobna liczba respondentów uważa, że to za dużo powiedziane – digitalizacja wydarzeń, która miała już miejsce przed pandemią – została tylko przyśpieszona. Zdaniem niemal 30 proc. uczestników otwarcia Chmielnej 73, to właśnie digitalizacja jest dominującym trendem w 2021 roku. Jako kolejne wymieli wielokanałową komunikację (23 proc.) i optymalizację kosztów (21 proc.). Co zaskakujące, zrównoważony rozwój (10 proc.) wskazano dopiero za personalizacją (12 proc.).

Eventy online w zestawieniu z eventami tradycyjnymi (tzw. onsite) zdaniem 66 proc. pytanych nie zastąpią tych na żywo i nie będą tak skuteczne. Tylko dla 5 proc. uczestników wydarzenia eventy online są dużo trudniejsze w realizacji od tych tradycyjnych. Według niemal jedne trzeciej pytanych, obecność dwóch formatów to bardzo dobra wiadomość – ich zdaniem, klient może realizować live experience, wybierając kanał online lub offline, co daje mu więcej możliwości.

Za największe wyzwanie w realizacji eventów online i hybrydowych uczestnicy wydarzenia uznali utrzymanie uwagi odbiorców i uzyskanie ich zaangażowania (39 proc.), a następnie (24 proc.) budowanie doświadczeń i wywoływanie emocji poprzez kanał online. Dalej głosy równomiernie rozłożyły się pomiędzy zbudowaniem odpowiedniego zasięgu – czyli dotarciem do grupy docelowej uzyskaniem skuteczności wydarzeń online (realizacją założonych celów).

Za największe wyzwanie w realizacji eventów offline uznano planowanie działań w niepewności i ciągle zmieniającym się środowisku, co bezpośrednio wiążę się ze zdefiniowaniem momentu, w jakim jest branża, jako ciągłej niepewności. Z tym aspektem wiąże się także wskazana jako następna w kolejności trudność, czyli konieczność ciągłej weryfikacji zarówno potencjalnych partnerów (usługodawców), jak i okoliczności, w jakich event będzie realizowany. Kolejne wyzwania to odbudowanie zaufania do wydarzeń na żywo, zapewnienie bezpieczeństwa uczestników, współpraca i komunikacja na linii klient – agencja oraz skompletowanie zespołu.

Większość (42 proc.) podsumowała czas pandemii (z perspektywy zawodowej) jako okres ciągłej niepewności co do prowadzenia i utrzymania biznesu oraz walki o przetrwanie. Dla niemal 30 proc. był to czas wystawienia na próbę relacji z klientami, partnerami biznesowymi, współpracownikami. Jedna piąta wskazała na to, że był to także czas szansy na rozwój zarówno zawodowy, jak i osobisty.

Uczestnicy otwarcia Chmielnej 73, poproszeni o wskazanie słów, które zdefiniują przemysł spotkań 2.0, wskazali przede wszystkim innowacje, zarządzanie ryzykiem, możliwości i hybrydę. Dalej transformację i technologie i, po równo, ewolucję i rewolucję.

Rezultaty barometru nastrojów branży eventowej komentują Dominika Duda (Cambridge Innovation Center), Michał Michałowski (KDK Events) oraz Artur Woliński (Newseria.pl)

Cieszy przekonanie o innowacyjności, do refleksji i poszukiwania rozwiązań skłania poczucie niepewności
Dominika Duda, community principal w Cambridge Innovation Center
Cieszy mnie, że głównym słowem w chmurze są innowacje, gdyż to tylko mocniej ugruntowuje rolę Kampusu Innowacji w budowaniu tej nowej rzeczywistości. Naszym wyzwaniem jest znaleźć ten idealny balans pomiędzy nowym (wirtualnym), a znanym (offline), tym samym zapewniając zarówno bezpieczeństwo, jak i komfort, ale także przyjemność z uczestniczenia w wydarzeniach.
Pozytywnie zaskoczyły mnie odpowiedzi na pytanie dotyczące opinii publiczności o formatach eventowych. Aż dwie trzecie respondentów uznało, że wydarzenia online nigdy nie zastąpią tych na żywo, co istotnie skłania nas do refleksji, jak uczynić tego rodzaju spotkania jak najbardziej bezpiecznymi. Jednak w kontekście zagadnienia, w którym respondenci silnie opowiadają się za rewolucją w branży eventowej, warto mieć na względzie poszerzenie formatu wydarzenia offline, właśnie o elementy hybrydowe, co poniekąd zaspokoi potrzeby osób chcących spotkać się „live” z potrzebami osób, które z różnych powodów nie chcą lub nie mogą w tym evencie fizycznie uczestniczyć.
Ciekawe jest widzieć reakcję publiczności na pierwsze pytanie, gdyż pomimo pewnego poczucia „innowacyjności”, jakie wprowadziła pandemia, to jednak dominuje uczucie niepewności związane z możliwym wprowadzeniem zaostrzeń rządowych. Mnie ta odpowiedź podsuwa temat dylematu etycznego, z jakim na pewno niedługo się zetkniemy – otóż czy powinniśmy wymagać certyfikatów potwierdzających zaszczepienie od uczestników wydarzeń. Jak pamiętamy, obostrzenia rządowe dotyczyły bowiem osób niezaczepionych, zastanawiam się, czy nie warto podjąć się rozwiania tych wątpliwości, właśnie wprowadzając obowiązek okazania certyfikatu o szczepieniu przeciw Covid-19. Jeśli dołożymy do tego odpowiedzi z pytania dotyczącego wyzwań w organizacji eventów stacjonarnych, gdzie respondenci uznali, że to niepewność regulacji jest największym wyzwaniem, wydaje mi się, że mamy coraz to jaśniejszy obraz tej potrzeby bezpieczeństwa, niezależnie od tego, co za bezpieczne uzna rząd. Branża wydarzeń powinna być po prostu o krok do przodu...

Niezależnie od formatu – klienci nie zrezygnują z event marketingu, ale zaskakuje przekonanie o słabej skuteczności eventów online
Michał Michałowski, wiceprezes zarządu, KDK Events
O ile możemy jako branża zgodzić się z tym, że dominującym trendem w przemyśle spotkań w 2021 roku jest dygitalizacja, o tyle mamy bardzo odmienną ocenę skuteczności nowinek technicznych, które opanowały ten rynek. Silną tęsknotę za tym co było, widać w szczególności w stwierdzeniu, że „eventy online nie zastąpią eventów na żywo i nie będą tak skuteczne”. Ale czy na pewno?
Ja tę tęsknotę w pełni rozumiem. Jako firma w marcu 2020 mieliśmy świętować 15-lecie istnienia i swojej działalności w obszarze event marketingu. Marnie nam ta celebracja wyszła, ale z drugiej strony otworzył się szalenie interesujący rozdział, który przyniósł nowe narzędzia, nową perspektywę i nowe rozwiązania, które realnie odpowiadają na potrzeby klientów. W tym całym tornadzie myśli na temat tego, czy eventy online zastąpią te onsite, nie chodzi o proces ślepej kanibalizacji jednego formatu przez drugi. Gra toczy się o zupełnie inną stawkę – czy eventy online są w stanie realizować cele biznesowe w większym stopniu niż eventy tradycyjne? Wiele wskazuje na to, że jest to możliwe.  
Jesteśmy świeżo po jednym z ciekawszych projektów online, który realizowaliśmy w tym roku. Wśród 1200 uczestników, połowa stanowiła grono prelegentów. Wydarzenie trwało cztery dni i odbywało się jednocześnie na 17 równoległych scenach – a odbiorcami byli uczestnicy z 12 stref czasowych. Takich międzynarodowych eventów o charakterze naukowym realizujemy w ostatnim czasie wiele, a organizatorzy zgodnie przyznają, że im jest dobrze w tej formule i nie zamierzają wracać do tradycyjnych spotkań. Wzrosła efektywność, podniósł się poziom merytorycznym, zmalał koszt.
Trzeci kwartał tego roku bardzo dobrze pokazuje, że online i offline potrafią się wzajemnie uzupełniać. Jednego możemy być pewni – niezależnie od formatu – klienci nie zrezygnują z event marketingu. A naszą rolą jest mądrze im doradzać, po które narzędzie warto sięgnąć i w jakich sytuacjach.

Nie dziwi wysoka pozycja wielokanałowej komunikacji wśród trendów i przekonanie, że eventy online nie zastąpią tradycyjnych
Artur Woliński, prezes zarządu, Newseria.pl
Każdy, kto jest profesjonalistą w branży eventowej, wie, jak ważna jest w przemyśle spotkań wielokanałowa komunikacja. Bez niej nie tylko nie uda się dotrzeć do odbiorców, ale nie uda się zbudować marki wydarzenia. Bazy użytkowników, newslettery czy rozesłanie komunikatów do mediów dziś już nie wystarczą, aby zdobyć odpowiednią grupę uczestników. Dziś konieczna wydaję być współpraca z silnym medium, które zapewni nam zasięgi, pozwoli przebić się z informacją o wydarzeniu, jego uczestnikach oraz o tym, o czym się na nim się dyskutowało. Dla uczestników takich wydarzeń to bardzo ważne kryterium wyboru.
Eventy online, choć bardzo popularne nie zastąpią spotkań na żywo, co bardzo wyraźnie wskazują wyniki ankiety. Jak widać, każdy to świetnie rozumie. Dla przykładu, można powiedzieć, że chyba każdemu z nas za pomocą dobrodziejstwa, jakim jest internet, zdarzyło się kogoś poznać. Dobrze wiemy, że nie uda się tej relacji utrzymać, jeśli nie przeniesiemy jej ze świata wirtualnego do realnego. Tak samo jest z eventami. Spotykamy się na nich nie tylko, aby z ludźmi rozmawiać, ale poznawać ich oraz budować relacje. Często na różnego typu wydarzeniach bywamy wyłącznie w celu poznania konkretnych osób.
Tak samo jest w dziennikarstwie. Możliwość transmitowania do internetu wydarzeń to dla dziennikarzy dobrodziejstwo. Dzięki takiemu rozwiązaniu można poznać opinie wielu ekspertów na opracowywane w danym momencie tematy. Ale to rozwiązanie nigdy nie sprawdzi się w 100 procentach. Dziennikarz to dziś osoba bardzo zapracowana i w niedoczasie. Nie ma czasu uczestniczyć we wszystkich tego typu wydarzeniach. Po komentarz i opinie zadzwoni sam – bo tak często bywa szybciej. Dla dziennikarza zawsze liczą się relacje bezpośrednie. Dlatego więcej dowie się na evencie, pijąc kawę z panelistą, niż słuchając go i oglądając na ekranie swojego monitora czy tabletu.

Barometr nastrojów branży eventowej został przeprowadzony za pomocą aplikacji Connectto, podczas eventu branżowego otwarcia Chmielna 73 Events Center, które odbyło się 21 września. W ankiecie wzięło udział 116 event managerów reprezentujących agencje eventowe i organizatorów wydarzeń z korporacji i instytucji.

Chmielna 73 to nowoczesne przestrzenie eventowe w samym centrum Warszawy, mieszczące się Kampusie Innowacji, zlokalizowanym w Varso Place. Operatorem centrum jest Fundacja Venture Cafe Warsaw, która wspólnie z Cambridge Innovation Center inwestuje w rozwój ekosystemu innowacji.

Zobacz też podsumowanie eventu otwarcia Chmielna 73 Events Center >>>
Zobacz też: Chmielna 73 Event Center – oferta dla organizatorów wydarzeń >>>

Zobacz Chmielna 73 Events Center w Wyszukiwarce Obiektów MeetingPlanner.pl >>>