Raport BCD: zmieniają się priorytety w zakresie podróży służbowych
Z badania BCD Travel, firmy oferującej usługi zarządzania podróżami, wynika, że najważniejsze aspekty brane pod uwagę przy planowaniu wyjazdów dotyczą obowiązku zachowania ostrożności, zgodności z polityką i kontroli kosztów.
Czynniki te zajęły wysokie miejsca w 2023 roku i od tego czasu zyskały na znaczeniu. Natomiast zadowolenie podróżnych zmniejszyło swoją wagę jako jeden z głównych priorytetów w latach 2021–2023 i zajęło czwarte miejsce w 2024 roku. Również płatności i wydatki zostały ocenione niżej niż rok temu.
Analizy opierały się na odpowiedziach udzielonych w ankiecie internetowej przeprowadzonej w kwietniu 2024 roku wśród ponad 200 osób kupujących usługi turystyczne na całym świecie.
Choć zrównoważony rozwój zyskuje na znaczeniu, mniej niż połowa pytanych stwierdziła, że zrównoważone podróże są uwzględnione w ich polityce. Jest to zgodne z badaniem BCD z lipca 2023 roku, które wykazało, że tylko 45 procent firm wyznaczyło sobie cele w zakresie zrównoważonych podróży służbowych.
Polityka podróży jest kluczowym czynnikiem sukcesu organizacji wyjazdu i wiele firm TMC informuje, że ich klienci realizują taką politykę. Różnice pojawiają się w sposobie jej definiowania. Siedmiu na 10 respondentów twierdziło, że ich polityka dotycząca podróży jest zgodna z celami firmy i wspierana przez kierownictwo, sześciu na 10 określiło ją jako zorientowaną na koszty, a trzech na 10 – jako zorientowaną na podróżnych. Tylko 15 procent osób kupujących usługi turystyczne zgłosiło, że polityka opiera się na kluczowych wskaźnikach efektywności i opiniach podróżnych.
Wiele firm określa specjalne zasady dotyczące podróży dla starszych pracowników, określonych jednostek biznesowych i osób często podróżujących. Tylko 12 procent stosuje zasady dotyczące podróżnych mających potrzeby związane z dostępnością lub osób neuroróżnorodnych. Mniej niż jedna na 10 firm posiada politykę uwzględniającą pracowników ze specjalnymi potrzebami (na przykład matek karmiących), podróżujących LGBTQ+ czy takie czynniki jak płeć, religia lub wiek.
Według respondentów najczęstszym sposobem przekazywania aktualizacji polityki podróży jest intranet firmy, a następnie bezpośrednia wysyłka. Aktualizacje są także udostępniane w internetowym narzędziu rezerwacji (OBT) lub podczas szkoleń pracowników.
BCD sugeruje wprowadzenie polityki podróży podczas wdrażania nowych pracowników, ponieważ buduje to przejrzystość oraz sprzyja kulturze gotowości i odpowiedzialności.
Chociaż ponad połowa osób kupujących usługi turystyczne uważa swoją politykę podróżną za bardzo lub wyjątkowo skuteczną, tylko jedna trzecia jest pewna, co do sposobu jej komunikowania.
Do najczęściej stosowanych sposobów egzekwowania zasad podróży zalicza się podkreślenie opcji podróży zgodnych z polityką w OBT, przeprowadzenie audytu kosztów podróży oraz regularne informowanie o zmianach w polityce podróży wieloma kanałami.
– Z doświadczenia wiemy, że jednym z najskuteczniejszych sposobów komunikacji z podróżnymi i wpływania na ich zachowania jest umieszczanie odpowiednich komunikatów bezpośrednio na ścieżce rezerwacji. Przekłada się to nie tylko na większą zgodność z przepisami, ale także prowadzi do bardziej spersonalizowanych i dynamicznych doświadczeń zakupowych dla podróżnika – mówi powiedział Teri Miller, BCD's executive vice president of the Global Client Team.
Ponad połowa osób nabywających usługi organizacji podróży twierdzi, że w ciągu ostatnich kilku lat zmniejszyła swój budżet na podróże. Jednocześnie prawie wszystkie wprowadziły pewne sposoby kontroli kosztów, takie jak zachęcanie do spotkań online, zachęcanie do mniejszej liczby, ale dłuższych wyjazdów, ograniczanie zbędnych podróży oraz liczby pracowników biorących udział w jednym wyjeździe. Stosowane są także narzędzia obniżające koszty (na przykład zapewnienie najniższej ceny), rezerwacja niższych klas podróży lotniczych oraz zachęcanie do korzystania z transportu publicznego zamiast taksówek.
Prawie dwie trzecie firm zlecających organizację wyjazdów służbowych oczekuje, że zrównoważony rozwój (wraz z bezpieczeństwem) będzie miał w nadchodzących latach największy wpływ na politykę tych wydarzeń. Inne trendy to technologia, NDC (standard przesyłania danych, które pozwalają udostępniać treści w czasie rzeczywistym), dobre samopoczucie i nowe potrzeby podróżnych. DE&I (różnorodność i integracja) wraz z bleisure znajduje się na dole listy. Czynniki te są wprawdzie istotne, ale nie oczekuje się, że wpłyną znacząco na politykę podróżowania.
Chociaż znaczenie dobrego samopoczucia podróżnych nieco spadło, firmy powinny mieć świadomość, że podróże służbowe mogą być wyczerpujące, a dbanie o dobre samopoczucie pracowników może mieć pozytywny wpływ na ich zatrzymanie.
BCD Travel oferuje usługi dotyczące zarządzania spotkaniami i wydarzeniami oraz globalne usługi doradcze w zakresie podróży służbowych. Zatrudnia 15 tysięcy osób w ponad 170 krajach. W 2023 roku BCD osiągnęło przychody ze sprzedaży w wysokości 20,3 miliarda dolarów.