Katarzyna Piwowar: Współpraca z agencją eventową – relacja warta inwestycji czy niepotrzebny wydatek?

Branża eventowa zmienia się dynamicznie, a wyniki raportu „Event marketing 2024/2025. Człowiek w centrum w czasach AI” jasno pokazują, że rola agencji eventowych wciąż pozostaje kluczowa. Komentuje je Katarzyna Piwowar, head of Creative, KDK Events.
 
Co roku firmy zadają sobie to samo pytanie – organizować eventy samodzielnie czy zaufać specjalistom? Tegoroczne badanie wskazuje na kilka istotnych trendów i wyzwań, które warto przeanalizować.
 
Coraz więcej firm sięga po wsparcie agencji
W 2024 roku aż 68 proc. korzystało z usług agencji eventowych, co oznacza wzrost w porównaniu z poprzednimi latami. To wyraźny sygnał, że przedsiębiorstwa dostrzegają wartość profesjonalnej organizacji wydarzeń, zwłaszcza w świecie coraz bardziej wymagających uczestników i rosnących oczekiwań wobec eventów.
Co ciekawe, 14 proc. ankietowanych firm decyduje się na organizację wydarzeń we własnym zakresie. Powody? Najczęściej to przekonanie, że mają wystarczające kompetencje i zasoby, aby podołać temu zadaniu. Jednocześnie warto zwrócić uwagę na fakt, że wydarzenia organizowane wewnętrznie mogą wiązać się z ukrytymi kosztami – zarówno finansowymi, jak i operacyjnymi.

WSPÓŁPRACA Z AGENCJAMI EVENTOWYMI – OGÓŁEM
Źródło: Raport: „Event marketing 2024/2025. Człowiek w centrum w czasach AI”

Offline rządzi, online traci na znaczeniu
Raport pokazuje, że najczęściej agencje są angażowane do organizacji eventów offline (82 proc.), a znaczenie wydarzeń online maleje. Firmy coraz częściej organizują wydarzenia cyfrowe samodzielnie – posiadają odpowiednie narzędzia i doświadczenie, które nabyły w ostatnich latach, zwłaszcza w okresie pandemii.
To kluczowy sygnał dla agencji eventowych – choć era online'owych eventów się nie skończyła, klienci oczekują od dostawców nowych kompetencji i wyższej wartości dodanej w zakresie wydarzeń na żywo.
 
Jakość współpracy na wysokim poziomie
Najbardziej budującą informacją dla branży jest to, że aż 99 proc. klientów ocenia współpracę z agencjami eventowymi jako co najmniej dobrą, a ponad 90 proc. jako dobrą lub bardzo dobrą.
To potwierdza, że klienci cenią sobie profesjonalizm, kreatywność i kompleksową obsługę agencji. Ale czy oznacza to, że współpraca zawsze przebiega idealnie? Niekoniecznie. Największym wyzwaniem jest dostosowanie się do szybko zmieniających się oczekiwań klientów oraz ich potrzeby personalizacji doświadczeń.

WSPÓŁPRACA Z AGENCJAMI EVENTOWYMI – OCENA WSPÓŁPRACY
Źródło: Raport: „Event marketing 2024/2025. Człowiek w centrum w czasach AI”

Czy warto współpracować z agencją?
Dane z raportu wskazują jednoznacznie – firmy, które korzystają z agencji eventowych, są zadowolone ze współpracy i chętnie inwestują w to rozwiązanie. Jednak sama współpraca powinna być dobrze przemyślana.
Dla klientów kluczowe jest znalezienie partnera strategicznego, który nie tylko zrealizuje event, ale też wesprze w osiąganiu celów biznesowych. Z kolei agencje muszą nadążać za zmieniającymi się trendami i udowadniać swoją wartość – zwłaszcza w obszarach personalizacji i skuteczności eventów.
Czy w 2025 roku zobaczymy dalszy wzrost znaczenia agencji eventowych? Wszystko wskazuje na to, że tak. Klienci coraz bardziej doceniają profesjonalizm i kompleksową obsługę, ale jednocześnie oczekują coraz więcej. Współpraca nie jest już tylko kwestią wykonania eventu – to długofalowa relacja, której jakość ma realne przełożenie na sukces biznesowy.

Zobacz główne wnioski z raportu „Event marketing 2024/2025. Człowiek w centrum w czasach AI” >>>

Pobierz pełną wersję raportu >>>

Autorka: Katarzyna Piwowar, head of Creative, KDK Events
Specjalizuje się w tworzeniu strategii marketingowych, eventowych i komunikacyjnych. Kreuje i planuje Brand Experience i Event Participant Experience. Ponadto, specjalizuje się w copywritingu oraz tematyce ESG. Jest twórczynią autorskich szkoleń z zakresu rozwoju kompetencji kreatywnych. Pracowała m.in. dla Citroena, Porsche, Peugeota, Chanel, Orlenu, Pekao SA, Credit Agricole, Allegro, Nivea, Polpharmy, Maspexu czy CEDC. Obecnie, pełni rolę head of Creative w agencji eventowej KDK Events.

KDK Events: Rok 2025 jest wyjątkowy w historii agencji, ponieważ właśnie przeszła ona rebranding i z nowym lookiem wchodzi w obchody 20. rocznicy istnienia (EST 2005).
KDK Events zajmuje się wsparciem w zakresie organizacji eventów offline i online: konferencji, kongresów, targów, gal, dni otwartych, webinarów. Grupa KDK Events w 2020 roku została rozbudowana o własne studio produkcji filmowej i wydarzeń online zlokalizowane w Warszawie – Stream Space. Agencja jest członkiem Klubu Agencji Eventowych SAR.