Eventy mogą być imprezami turystycznymi

Czy wyjazd integracyjny organizowany w Polsce lub przyjęcie świąteczne dla pracowników firmy mogą być uznane za imprezy turystyczne, a ich organizator – agencja eventowa – jest zobowiązany do spełnienia wymogów określonych przepisami polskiego prawa? Kiedy usługi branży spotkań i wydarzeń są objęte przepisami ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych – wyjaśnia dr Dominik Borek, dyrektor Departamentu Turystyki Ministerstwa Sportu i Turystyki.

MeetingPlanner.pl (MP): Czym, zarówno w rozumieniu ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, jaki i przepisów unijnych, jest „impreza turystyczna” („package travel”)? Czy termin dotyczy także usług realizowanych w ramach branży eventowej / MICE? Co o w praktyce oznacza kolejny termin – czyli podróżny?

Dominik Borek (DB): Pojęcie imprezy turystycznej (package travel) zawiera ustawa z 24 listopada 2017 roku o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, która wdraża do przepisów krajowych postanowienia unijnej dyrektywy 2015/2302 w sprawie imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych. Jest ona aktem tzw. maksymalnej harmonizacji. Oznacza to, iż prawodawca krajowy miał niewielkie możliwości odstępstwa od tekstu właściwego dyrektywy, dlatego pojęcia definiowane na gruncie tych dwóch aktów prawnych w wielu przypadkach będą tożsame.

Zgodnie z definicją zawartą zarówno w przepisach unijnych, jak i krajowych „impreza turystyczna” stanowi połączenie co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych na potrzeby tej samej podróży lub tych samych wakacji. Warunkiem jest, aby zostały one połączone przez jednego przedsiębiorcę, w tym również na prośbę podróżnego lub zgodnie z jego wyborem, przed zawarciem jednej umowy na wszystkie usługi. Jeżeli zawarto odrębne umowy z dostawcami poszczególnych usług turystycznych, to usługi te powinny być nabywane w jednym punkcie sprzedaży i zostać wybrane, zanim podróżny zgodził się dokonać zapłaty. Powinny być także oferowane lub sprzedawane po cenie obejmującej wszystkie usługi lub po cenie całkowitej, lub gdy jedną z tych cen obciążany jest nabywca, są także reklamowane lub sprzedawane przy użyciu określenia „impreza turystyczna”.
Usługi mogą być także łączone po zawarciu umowy, na podstawie której przedsiębiorca uprawnia podróżnego do dokonania wyboru spośród różnych rodzajów ofert lub są nabywane przez różnych przedsiębiorców za pośrednictwem powiązanych procesów rezerwacji online, podczas których imię i nazwisko podróżnego, szczegóły płatności oraz adres poczty elektronicznej podróżnego są przekazywane przez przedsiębiorcę, z którym zawarta została pierwsza umowa, innemu przedsiębiorcy lub przedsiębiorcom, a umowa z nimi zostanie zawarta najpóźniej 24 godziny po potwierdzeniu rezerwacji pierwszej usługi turystycznej.
Termin ten może dotyczyć także usług realizowanych w ramach branży eventowej (MICE).
Natomiast podróżnym, zgodnie z przepisami, jest każdy, kto chce zawrzeć umowę lub jest uprawniony do podróżowania na podstawie zawartej umowy. Może to być nie tylko osoba fizyczna, ale także osoba prawna.

MP: Czy zatem tłumaczenie „package travel” na „impreza turystyczna” można uznać za nie do końca precyzyjne? Być może odpowiada to za fakt, iż wiele podmiotów, których działalność powinna być podporządkowana ustawie, w ogóle nie czuje się objętych obowiązującymi przepisami?

DB: Wcześniejsze przepisy regulujące to zagadnienie to dyrektywa 90/314 z 13 czerwca 1990 roku w sprawie zorganizowanych podróży, wakacji i wycieczek oraz funkcjonująca na jej podstawie ustawa z 29 sierpnia 1997 roku o usługach turystycznych, które także zawierały pojęcie „imprezy turystycznej”, czyli „package travel”.

Pojęcie to ma więc dosyć mocno zakorzenione konotacje i znaczenie na rynku turystycznym w Polsce. Nie uważam, że zmiana w tym zakresie doprowadziłaby do tego, iż wiele podmiotów, których działalność de facto powinna być podporządkowana ustawie, poczułoby się objętych obowiązującymi przepisami. Zgodnie z ustawą przecież za imprezę turystyczną uważa się także usługi turystyczne reklamowane lub sprzedawane przy użyciu nie tylko określenia „impreza turystyczna” ale również podobnego, jak właśnie „pakiet”, „wycieczka” czy „podróż turystyczna”.

MP: Ale ustawa określa również wyjątki – czyli nie każda impreza turystyczna, mówiąc kolokwialnie, podlega pod ustawę? Które z nich dotyczą rynku MICE?

DB: Tak, ustawa o imprezach turystycznych zawiera wyjątki. Zgodnie z jej przepisami, ustawy nie stosuje się do imprez turystycznych, które są oferowane oraz których zamawianie i realizowanie jest dokonywane okazjonalnie, na zasadach niezarobkowych i wyłącznie ograniczonej grupie podróżnych (wszystkie trzy przesłanki muszą być spełnione łącznie).
Ustawa nie dotyczy także imprez turystycznych nabywanych na podstawie umowy generalnej o organizowanie podróży służbowych zawieranej między przedsiębiorcą turystycznym a innym przedsiębiorcą (zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego) albo podmiotem prowadzącym działalność odpłatną, a także imprez turystycznych oraz powiązanych usług turystycznych trwających krócej niż 24 godziny, chyba że obejmują nocleg.
Każdy ze wskazanych przypadków może zaistnieć w branży MICE.

MP: Czym jest w takim razie umowa generalna? Czy umowa B2B pomiędzy klientem (korporacją) a agencją eventową jest przykładem takiej umowy?

DB: Umowa generalna (czyli ogólna) to kontrakt zawarty pomiędzy przedsiębiorcą turystycznym (organizatorem turystyki) a innym podmiotem, często obejmujący organizację wielu podróży w określonym czasie. Jeśli umowa obejmuje organizację podróży służbowych, to nie wymaga takiego poziomu ochrony, jaki przewiduje się dla uczestników wyjazdów turystycznych. Dlatego też przyjęto w regulacjach unijnych, a także krajowych, że przepisy te mają zastosowanie do osób podróżujących służbowo, w tym przedstawicieli wolnych zawodów, osób samozatrudnionych lub innych osób fizycznych, tylko w przypadku gdy podróż nie jest organizowana na podstawie umowy ogólnej (generalnej). W celu uniknięcia nieporozumień w związku z definicją pojęcia „konsument”, używaną w innych ustawach, osoby objęte ochroną na podstawie ustawy są określane jako „podróżni”.

MP: Jakie wymogi należy zatem spełnić, żeby organizować wydarzenia (incetive travel, spotkania integracyjne, konferencje czy firmowe szkolenia) zgodnie z prawem?

DB: Jeśli działalność wpisuje się w organizowanie imprez turystycznych, to podlega wymogom ustawowym. Organizatorzy turystyki muszą uzyskać wpis do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych prowadzonego przez marszałka danego województwa. Muszą także zapewnić podróżnym, na wypadek swojej niewypłacalności, odpowiednie zabezpieczenie finansowe i przedkładać marszałkowi województwa oryginały lub poświadczone za zgodność z oryginałem przez adwokata, radcę prawnego lub notariusza kopie takiego zabezpieczenia, nie później niż 14 dni przed upływem terminu jego obowiązywania.
Do ich obowiązków należy także prowadzenie wykazu umów o udział w imprezie turystycznej oraz składanie do Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego deklaracji zawierających wyliczenie wysokości należnych składek na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny i Turystyczny Fundusz Pomocowy, danych dotyczących liczby umów o imprezę turystyczną w danym miesiącu oraz liczby podróżnych objętych tymi umowami oraz informacji o zabezpieczeniach finansowych posiadanych w okresie, za jaki jest składana deklaracja, oraz o podmiotach ich udzielających. Organizator turystyki musi także spełniać wobec podróżnych obowiązki informacyjne, określone w ustawie.

MP: Co w praktyce oznacza posiadanie takiego wpisu zarówno dla organizatorów wydarzeń (agencji) i ich klientów, jak i uczestników zapraszanych do udziału w wydarzeniu? W jaki sposób spełnienie tych wymogów chroni organizatora?

DB: Wpis do rejestru, który uzależniony jest od posiadanego zabezpieczenia finansowego, stanowi ochronę zarówno dla organizatorów wydarzeń (agencji) i ich klientów, jak i uczestników zapraszanych do udziału w wydarzeniu. W przypadku niewypłacalności organizatora ubezpieczyciel pokrywa między innymi koszty kontynuacji imprezy turystycznej lub koszty powrotu do kraju, obejmujące w szczególności koszty transportu i zakwaterowania, a także koszty poniesione przez podróżnych, gdy organizator turystyki wbrew obowiązkowi, nie zapewnia tej kontynuacji lub powrotu.
Ubezpieczyciel zapewnia także zwrot opłat za imprezę turystyczną, w przypadku gdy z przyczyn leżących po stronie organizatora impreza turystyczna nie została lub nie zostanie zrealizowana, także gdy dotyczy to części imprezy turystycznej, która się nie odbyła.

MP: A co z gwarancjami ubezpieczeniowymi (UFG), o których Pan wspominał? Agencje eventowe, PCO czy DMC zwykle płacą wysokie składki ubezpieczeniowe OC i NNW – dlaczego one nie wystarczą (także w kontekście imprez krajowych)? Dlaczego (szczególnie w kontekście krajowych imprez) mimo wszystko ważne jest, by mogły organizator spełniał również te wymogi ubezpieczeniowe?

DB: W skrajnych przypadkach może dojść do sytuacji, w której środków z zabezpieczenia finansowego nie wystarczy na pokrycie wskazanych wcześniej roszczeń klientów. Sytuacja taka może mieć miejsce w szczególności, gdy organizator turystyki niewłaściwie skalkulował ryzyko i obrót jest większy niż zakładany pierwotnie. Wówczas w sytuacji, gdy dochodzi na przykład do nadzwyczajnych i nieuniknionych okoliczności jak wojna na terytorium danego kraju imprezy turystyczne muszą być odwołane z powodu siły wyższej. Jeśli organizator turystyki nie ma w takiej sytuacji wystarczających środków na pokrycie roszczeń, które powinien pokryć w ciągu 14 dni od dnia odstąpienia od umowy, wówczas ma możliwość pożyczyć je z Turystycznego Funduszu Pomocowego, na który składają się wszyscy touroperatorzy. W skrajnym przypadku, jeśli ogłosiłby niewypłacalność a środków z ubezpieczenia albo gwarancji nie wystarczy na pokrycie roszczeń, to Turystyczny Fundusz Gwarancyjny pokryje brakującą sumę.

MP: Wobec tego, kiedy agencja eventowa powinna posiadać wpis do Rejestru Organizatorów Turystyki, w jakich przypadkach jej działalność jest regulowana zapisami „Ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych”?

DB: Przede wszystkim w sytuacji, gdy definiuje, iż sprzedawane przez nią produkty są imprezami turystycznymi bądź powiązanymi usługami turystycznymi w rozumieniu ustawy. Wówczas jest to nie tylko uprawnienie, ale obowiązek prawny, aby dostosować swój model biznesowy do zgodności z prawem powszechnie obwiązującym.

MP: Czy taki obowiązek prawny może dotyczyć także tzw. docelowych klientów branży spotkań i wydarzeń, na przykład korporacji czy przedsiębiorstwa, które samodzielnie organizuje wyjazd integracyjny w Polsce lub za granicę dla swoich pracowników?

DB: Najczęściej pracownicy danego przedsiębiorstwa nie płacą za wyjazd, jest on organizowany niezarobkowo, okazjonalnie i dla ograniczonej grupy. Z tego powodu, w przeważającej liczbie przypadków nie dojdzie do spełnienia przesłanek podlegania pod reżim ustawowy, choć mogą się znaleźć pewne wyjątki.

Przeanalizujmy kilka przykładów.

Przykład I: Szkolenie dla pracowników

Agencja eventowa organizuje dwudniowe szkolenie dla pracowników klienta korporacyjnego. Do jej zadań należą – organizacja pobytu w hotelu (nocleg i wyżywienie), techniczna organizacja szkolenia, realizacja aktywności integracyjnych na terenie należącym do hotelu i organizacja wieczornego bankietu. Transport natomiast jest po stronie pracowników. Czy w myśl ustawy mamy do czynienia z imprezą turystyczną, a agencja powinna posiadać wpis do rejestru?
Prawdopodobnie tak, ponieważ występuje tutaj połączenie co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych, które trwają powyżej 24 godzin i jeszcze dodatkowo obejmują nocleg. Co prawda w omawianym przypadku mamy do czynienia z usługą zakwaterowania oraz innymi usługami turystycznymi, takimi jak szkolenie, bankiet i integracja, to ich wartość zapewne będzie znaczna. Jeśli wskazane usługi turystyczne stanowią mniej niż 25 procent całej wartości połączonych usług turystycznych i nie są reklamowane jako istotny element tego połączenia, ani nie stanowią istotnego elementu z innych przyczyn, nie będą imprezą turystyczną. W przytoczonym przypadku jest to jednak mało prawdopodobne.

Przykład II: Przyjęcie świąteczne dla pracowników i partnerów biznesowych

Korporacja organizuje przyjęcie świąteczne dla pracowników i partnerów biznesowych w Warszawie. Organizuje transport i nocleg dla swoich pracowników z terenu całej Polski oraz zapewnia zakwaterowanie gościom biznesowym. Przyjęcie świąteczne odbywa się w godzinach od 19 do 24. Doba hotelowa rozpoczyna się od godziny 15 i trwa do godziny 12 następnego dnia. Czy w myśl ustawy mamy do czynienia z imprezą turystyczną, a korporacja powinna posiadać wpis do rejestru? Tak, ponieważ mamy tutaj połączenie co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych, które obejmują nocleg. Zakwaterowanie i przewóz to dwa podstawowe rodzaje usług turystycznych, które w połączeniu prawie zawsze stanowią imprezę turystyczną. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy takie połączenie jest organizowane na podstawie umowy generalnej w zakresie podróży służbowych lub jest organizowane okazjonalnie, niezarobkowo i dla ograniczonej grupy osób.

Przykład III: Budowa i obsługa stoiska na targach branżowych

Agencja realizuje dla klienta usługę budowy stoiska na targach branżowych wraz z obsługą imprezy targowej, w skład czego wchodzi także organizacja zakwaterowania oraz wyżywienia dla personelu klienta obsługującego stoisko podczas targów. Koszty związane z zakwaterowaniem i wyżywieniem stanowią istotną część wynagrodzenia z umowy. Targi trwają pięć dni. Czy w myśl ustawy mamy do czynienia z imprezą turystyczną, a agencja powinna posiadać wpis do rejestru?
Podobnie jak w poprzednim przypadku mamy połączenie co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych, które obejmują nocleg. Zakwaterowanie jest jednak połączone z inną usługą w postaci wyżywienia. W omawianym kazusie nie ma znaczenia fakt, iż agencja realizuje dla klienta usługę budowy stoiska na targach branżowych. Istotą oceny sytuacji faktycznej jest organizacja zakwaterowania oraz wyżywienia dla personelu klienta obsługującego stoisko podczas targów. Jeśli wskazane w kazusie wyżywienie stanowi mniej niż 25 procent łącznej wartości połączonych usług turystycznych nie będzie to impreza turystyczna.

Podstawowe pojęcia

Przedsiębiorca turystyczny – organizator turystyki, przedsiębiorca ułatwiający nabywanie powiązanych usług turystycznych, agent turystyczny lub dostawca usług turystycznych, będący przedsiębiorcą w rozumieniu art. 431 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny albo inny podmiot prowadzący odpłatną działalność turystyczną.

Organizator turystyki – przedsiębiorca turystyczny, który tworzy i sprzedaje lub oferuje do sprzedaży imprezy turystyczne, bezpośrednio lub za pośrednictwem innego przedsiębiorcy turystycznego lub razem z innym przedsiębiorcą turystycznym, lub też przedsiębiorca turystyczny, który przekazuje dane podróżnego innemu przedsiębiorcy turystycznemu

Impreza turystyczna – połączenie co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych na potrzeby tej samej podróży lub wakacji (np. rezerwacja lotu i zakwaterowania w hotelu).

Usługa turystyczna – np. przewóz pasażerów, ich czasowe zakwaterowanie, wynajem pojazdów oraz wszystkie inne usługi świadczone podróżnym.

Powiązane usługi turystyczne – niestanowiące imprezy turystycznej połączenie co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych nabytych na potrzeby tej samej podróży lub wakacji, objęte odrębnymi umowami z dostawcami poszczególnych usług turystycznych.

Podróżny – każdy uprawniony do podróżowania na podstawie umowy (druga strona umowy). Jeśli stroną jest np. agencja eventowa – ona będzie podróżnym, a osoby uczestniczące w wyjeździe – beneficjentami.

Wyłączenia – Imprezami turystycznymi nie będą:

imprezy oraz powiązane usługi turystyczne trwające krócej niż 24 godziny, chyba że obejmują nocleg
wyjazdy realizowane okazjonalnie, niezarobkowo i dla ograniczonej grupy – te trzy warunki muszą być spełnione łącznie. Znaczenie określenia „okazjonalnie” wyjaśnia dokładniej dyrektywa, która tłumaczy ten termin jako „nie więcej niż kilka razy w ciągu roku”
podróże służbowe organizowane na podstawie umowy generalnej, czyli umowy ramowej obejmującej konkretny okres budżetowy, na podstawie której zlecane są wyjazdy służbowe pracowników podmiotu zawierającego umowę. Umową generalną nie jest np. umowa dotycząca stałej obsługi marketingowej czy eventowej zawarta pomiędzy agencją eventową a klientem (nie jest w niej spełniony warunek dotyczący podróży służbowych)

dr Dominik Borek, dyrektor Departamentu Turystyki Ministerstwa Sportu i Turystyki

dr Dominik Borek, radca prawny, doktor nauk prawnych, jest wieloletnim pracownikiem służby cywilnej, zaangażowanym w sprawy gospodarki i rynku usług turystycznych od 2012 r. Opracowywał i współtworzył wiele projektów aktów prawnych z zakresu turystyki i rekreacji, w tym odpowiadał za wdrożenie do krajowego porządku prawnego dyrektywy 2015/2302. W roku 2020 brał aktywny udział w projektowaniu instrumentu prawnego w postaci Turystycznego Funduszu Zwrotów, który zapewnił możliwość dokonania zwrotu wpłat za odwołane imprezy turystyczne na rzecz klientów biur podróży, co pomogło w ratowaniu gospodarki turystycznej. Kolejnym produktem wsparcia branży turystycznej, w pracach nad wdrożeniem którego brał udział, był Turystyczny Fundusz Pomocowy, który służy stabilizacji rynku organizatorów turystyki. Współtworzył także ustawę o Polskim Bonie Turystycznym. Nominowany w konkursie „Rising Stars. Prawnicy – Liderzy jutra 2019”, organizowanym przez Dziennik Gazetę Prawną i Wolters Kluwer Polska. W 2022 roku znalazł się na 6. pozycji w Plebiscycie „100 najbardziej wpływowych osób w polskiej turystyce” organizowanym przez redakcję magazynu Wasza Turystyka.

Artykuł powstał w związku z kampanią edukacyjną i informacyjną mającą na celu podniesienie standardów bezpieczeństwa, dobrych praktyk, konkurencyjności i rzetelności na rynku usług turystycznych, zadaniem publicznym dofinansowywanym przez Ministerstwo Sportu i Turystyki, które to Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT) realizowało w ramach branżowej inicjatywy Centrum Monitoringu Rynku Turystycznego (CMRT) w mijającym półroczu.
https://cmrt.com.pl/