„ABC bezpiecznej imprezy”, czyli jak przygotować bezpieczny event?

Rozmowa z Miłoszem Dorszem, ekspertem ds. bezpieczeństwa z Polskiego Klubu Infrastruktury Sportowej.

Techniczne warunki zabezpieczania imprez, najczęsciej popełniane błędy w zakresie przeprowadzania spotkań, podział odpowiedzialności - to niezbędne kwestie, które trzeba wziąć pod uwagę podczas planowania i realizacji eventu.

Jakie są podstawowe zasady w zakresie organizacji bezpiecznej imprezy?

Na samym początku należy odpowiedzieć na pytanie czy event nie ma charakteru imprezy masowej. Jeśli tak, powinien być on przeprowadzany z bezwzględnym przestrzeganiem właściwych przepisów, wyznaczonych dla organizacji imprezy masowej. Według nowych regulacji, impreza firmowa, bez względu na liczbę uczestników, ale która ma charakter zamknięty nie jest imprezą masową. To jednak nie powinno zwalniać organizatorów z obowiązku ścisłego przestrzegania zasad bezpieczeństwa.

Organizacja imprezy musi być poprzedzona analizą przedsięwzięcia. Należy wziąć pod uwagę lokalizację i rodzaj miejsca (terenu) podlegającego zabezpieczeniu. Istotny jest właściwy dobór kadr do realizacji przedsięwzięcia, na wszystkich etapach przygotowania imprezy. Powinien być zapewniony stały nadzór wyznaczonej kadry (kierownika d/s bezpieczeństwa). Warto zorganizować szkolenie dla personelu w zakresie występowania zagrożeń i umiejętności udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej lub zatrudnienie podmiotów zewnętrznych w tym zakresie. Oczywiście należy zachować ścisłą współpracę ze służbami technicznymi i bezpieczeństwa ze strony gospodarza obiektu.

Na co powinno się zwrócić uwagę, aby zapewnić bezpieczeństwo w czasie imprezy?

Jeśli chodzi o techniczne warunki obiektu, należy zlokalizować źródła: prądu, wody, gazu. Jeśli jest to możliwe, w razie potrzeby warto zapewnić monitoring wizyjny newralgicznych miejsc na terenie obiektu. Oczywiste jest również utrzymanie właściwego stanu sanitarnego miejsc wyznaczonych jako punkty żywienia (przerwa kawowa, lunchowa itp.) oraz toalet w trakcie całego przedsięwzięcia. Kluczowe jest zbadanie warunków ewakuacji, czyli oznaczenie i zabezpieczenie dróg ewakuacji. Trzeba ustalić gdzie znajdują się instalacje przeciwpożarowe, gaśnice. Powinno się zapewnić łączność i komunikację na wypadek zaistnienia zagrożenia itp.

Czy organizator może się zabezpieczyć przed nieprzewidzianymi skutkami związanymi z korzystania ze sprzętu, wykorzystywanego dla zapewnienia uczestnikom specjalnych atrakcji, tj. quady, zjazdy linowe itp.?

Kluczową sprawą jest udzielenie instruktażu jak korzystać ze sprzętu. Uczestnicy ponadto powinni podpisać klauzulę, że zapoznali się z zasadami bezpieczeństwa i właściwego użytkowania. Po stronie podwykonawcy powinno być zapewnienie opieki medycznej w razie nagłych wypadków.

Jakie są główne różnice pomiędzy zabezpieczeniem imprezy masowej, eventu czy wyjazdu incentive?

W przypadku zabezpieczenia imprezy masowej główny nacisk powinien być kładziony na procedury. Przepisy szczegółowo regulują kwestie przeprowadzania tego typu imprez.

W przypadku organizacji eventu zabezpieczenia techniczne odgrywają kluczową rolę. Uczestniczyłem kiedyś w imprezie biznesowej, w trakcie której w wyniku niedopatrzenia doszło do awarii prądu i w pewnej chwili, w trakcie przemówienia jednego z prelegentów nastąpiła całkowita ciemność. Impreza została oczywiście przerwana.

W przypadku incentive za bezpieczeństwo odpowiadają głównie gospodarcze obiektów, tj. goszczący uczestników wyjazdu. Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że dobrze jest wspomagać imprezy organizowane za granicą wynajętymi dodatkowo ochroniarzami, ale dyskretnie, nie powinni zrzucać się w oczy swoim wyglądem czy sposobem zachowania.

Kto powinien być odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa technicznego imprezy?

Nie należy zapominać, że ochronę dzielimy na techniczną i fizyczną. Dla zapewnienia bezpieczeństwa technicznego powinni być zatrudniani, na umowę zlecenie, licencjonowani pracownicy ochrony. Do nadzoru nad instalacjami multimedialnymi wskazane jest wynajęcie licencjonowanego pracownika ochrony II stopnia. Jego zadaniem byłoby sprawdzenie właściwego podłączenia multimediów.

Należy uwagę przywiązać do właściwego skonstruowania umowy pomiędzy stronami czyli organizatorem i podwykonawcami. Podwykonawca ponosi odpowiedzialność, np. za techniczne bezpieczeństwo instalacji.

Budynki nowoczesne tj., np. biurowce posiadają kadrę nadzoru technicznego, która jest dostępna 24 na dobę. Warto z tej możliwości skorzystać. W razie wypadku, to oni odpowiadają przed organizatorem, ale służą również radą w różnych sytuacjach.

Ważną, choć niektórym mogłoby się wydać banalną sprawą jest zapewnienie miejsca bezpiecznego, tzw. panic room, w nagłych przypadkach. W miejscu takim można udzielić choćby pomocy medycznej, może ono stanowić miejsce odpoczynku dla osób, które z różnych powodów słabiej się poczuły (wykwalifikowana pielęgniarka).

Które błędy w zakresie zabezpieczenia imprez wydają się Panu najpoważniejsze?

Na pierwszym miejscu stawiam Recepcję, czyli wstępną weryfikację zaproszonych gości. Wiedza na temat wchodzących osób i kontrola nad nimi jest sprawą kluczową. Nieprzewidziane sytuacje zdarzają się również na firmowych imprezach Pamiętam, ze na jednej z imprez podsumowującej sukces pewnej firmy produkującej masy bitumiczne pojawił się, zwolniony wcześniej w złej atmosferze, manager wysokiego szczebla. Na imprezie było ok. 50-60 osób. Nie był on oczywiście wcześniej zaproszony. Zaczął się awanturować, przy tym przekazując poufne informacje. Wyprowadzony został przez pracowników. Kolejnymi punktami są - brak nadzoru technicznego nad instalacjami multimedialnymi, czy brak oznaczeń sprzętu przeciwpożarowego lub dróg ewakuacji.

Zwróciłbym również uwagę na potencjalne niebezpieczeństwo zamachów z użyciem materiałów wybuchowych. Materiały o zmniejszonej sile wybuchu choć oczywiście nielegalne, są łatwo dostępne. Zdarza się rozsypywanie chloru, barbituranów, czyli substancji halucynogennych. Na jednej z imprez prelegent zasłabł nagle. Lekarz stwierdził jednoznacznie zatrucie chemiczne, spowodowane czynnikami zewnętrznymi. Takie przypadki są rzadkie, ale to nie znaczy, że się nie zdarzają. Na kolejnym miejscu umieścił bym błędy związane z brakiem zapewnienia bezpieczeństwa pakietowej transmisji danych cyfrowych i mowy w sieci LAN. Ma to szczególne znaczenie, gdy

organizator chce zapewnić poufność spotkania.

Dziękuję z rozmowę.

mgr inż. Miłosz Dorsz - Ekspert bezpieczeństwa i IT, konsultant - Polskiego Klubu Infrastruktury Sportowej, pracował jako Starszy Oficer Jednostek Specjalnych, jest byłym Oficerem Biura Ochrony Rządu. Brał udział w zabezpieczaniu misji w rejonach konfliktów zbrojnych i klęsk żywiołowych.

Rozmawiała: Agata Siekierska

Serwis MeetingPlanner.pl wyraża zgodę na udostępnienie tego wywiadu na stronach innych serwisów internetowych. Warunkiem opublikowania wywiadu jest umieszczenie w jego sąsiedztwie następującej informacji: "Wywiad pochodzi z serwisu MeetingPlanner.pl" oraz przekierowania na stronę: https://www.meetingplanner.pl. Treść wywiadu należy skopiować w całości, podając autora i nie zmieniając jego treści merytorycznej.