MP Fast Date® w Fabryce Norblina: spotkania, relacje, wiedza

Pierwsze w tym roku wydarzenie z cyklu MP Fast Date^®, zorganizowane przez MeetingPlanner.pl, odbyło się w eventowej przestrzeni Fabryki Norblina w Warszawie. Uczestnicy spotkania w jego podsumowaniu wskazują trzy elementy – bezpośrednie spotkanie z kontrahentami, budowanie relacji a także skorzystanie z wiedzy przekazywanej podczas warsztatów.

MP Fast Date^® to szczególne wydarzenie. Jego formuła zbudowana jest na serii 15-minutowych, indywidualnych spotkań meeting plannerów z oferentami z całej Polski. Organizatorzy eventów mają wtedy możliwość zdobycia wiedzy na temat nowości rynkowych oraz inspiracji do przygotowywanych przez siebie scenariuszy wydarzeń, a firmy – przedstawienia oferty dużej grupie klientów w jednym miejscu i jednego dnia. W wydarzeniu wzięło udział 50 obiektów i firm specjalizujących się w usługach eventowych oraz 78 planistów reperzentujących agencje i korporacje.

– Jako przedstawicielka firmy, z którą obecnie jestem związana, uczestniczyłam w MP Fast Date® już trzeci lub czwarty raz, ale wydarzenie to znam także ze swojej poprzedniej pracy dla hoteli Marriott. Jest to fajna platforma do nawiązywania znajomości z osobami, z którymi na co dzień nie mamy możliwości się spotkać, ponieważ przyjeżdżają tutaj przedstawiciel branży nie tylko z Warszawy, ale z wielu innych miast Polski. Udział w MP Fast Date^® to inwestycja, która się zwraca, widzę to po cyfrach, po grupach, które się potwierdziły, mówię to z perspektywy wszystkich edycji, w których brałam udział, dlatego zawsze tu wracam i myślę, że będę wracać. Doceniam także pracę osób z MeetingPlanner.pl, które wspierają uczestników wydarzenia i pomagają w kontaktach z klientami. Jest to jedno z najlepszych wydarzeń, jeśli chodzi o MICE-owe imprezy – mówiła Agnieszka Gad-Giemza, cluster sales manager MICE, Grupa Hotelowa P1 Apartamenty & Hotele.


Nowości w ofercie i nowe kontakty
Bezpośrednie spotkania podczas MP Fast Date^® dają możliwość poznawania nowych obiektów pojawiających się na rynku, a także bycie na bieżąco ze zmianami zachodzącymi w obiektach już działających. Organizatorzy wydarzeń po poznaniu przedstawionych ofert mogą zdecydować, dokąd pojechać na wizję lokalną, gdyż bezpośrednie spotkanie daje możliwość podjęcia decyzji odnośnie do kierunku poszukiwań.
Izabela Berry-Zdun, marketing director z Mazurkas Travel uczestniczy niemal w każdej edycji MP Fast Date^®, ale zapewnia, że zawsze jest to dla niej wartościowe doświadczenie, także ze względu na dobór oferentów. – Miałam możliwość spotkania się z przedstawicielem hotelu, którego w ogóle nie znałam, a który będzie bardzo dobrą alternatywą dla naszych klientów. Często spotykamy się z dostawcami, którzy oferują coś nowego i unikatowego, o czym dotychczas nie wiedzieliśmy. Dla nas, jako dla organizacji, która potrzebuje tutaj na miejscu w Polsce wielu dostawców i wiele możliwości, jest to jeden z najlepszych eventów, podczas którego możemy się z nimi spotkać i odkryć coś fajnego dla nas i dla klientów, przede wszystkich zagranicznych, bo tym się szczególnie zajmujemy. Pomimo że działamy 35 lat na rynku turystyki przyjazdowej, ciągle odkrywamy coś nowego. Ciągle dużo się zmienia w infrastrukturze oraz w możliwościach turystycznych naszego kraju i czasami nawet my nie nadążamy za tymi zmianami – podkreśla.


Uczłowieczenie relacji
– Takie spotkanie jak MP Fast Date^® przenoszą nasze spotkania na poziom human 2 human, czyli uczłowieczają nas i wyłączają z cyfrowego świata, do którego po pandemii zdążyliśmy szybko przywyknąć. Moim zdaniem budowanie relacji, które w świecie eventowym, w świecie wydarzeń i komunikacji są absolutnie nie do przecenienia, odbywa się fizycznie, na miejscu, gdyż jest to prawdziwy kontakt z żywym człowiekiem. To jest wspaniałe, że takie wydarzenia się odbywają, że gromadzą tak dużo osób, które ze sobą rozmawiają, dyskutują. Wspaniale jest się poznać, zobaczyć, wydaje się, że jest to wielka siła tego wydarzenia. Mamy zresztą taką potrzebę, aby się spotkać i budować relacje na namacalnym gruncie, a nie tylko przez mail czy telefon. Można zobaczyć, jak się zmieniają obiekty, odkryć wiele rzeczy i wyjść z szufladek, w których się funkcjonuje – mówiła Joanna Gorczyca z PZU.
Natomiast Agnieszka Szlaska, communication & PR director, Imagine Nation (IF Nation Group), podkreśliła, że dużo więcej udaje się zrobić po tego typu wydarzeniu, gdy kontaktuje się z osobą poznaną na nim bezpośrednio. – Współpracujemy z MeetingPlanner.pl przy wielu przedsięwzięciach, ale akurat w MP Fast Date^® uczestniczyłam po raz pierwszy. Bardzo mi się podoba tego typu wydarzenie i jest ono dla nas ważne, ponieważ wszyscy na co dzień jesteśmy w takim biegu, związanym z realizacją projektów, że warto raz na jakiś czas się branżowo spotkać, aby poznać ludzi i konkretnie porozmawiać. Widzę same korzyści i chciałabym, aby w kolejny tego typu spotkania uczestniczyła większa grupa z naszej agencji – mówiła.
Po raz pierwszy uczestniczyła w MP Fast Date^® także Karolina Hajduk z Suntago Park of Poland, która pozytywnie oceniła organizację wydarzenia oraz możliwość spotkań z potencjalnymi klientami. – Otrzymywałam pytania dotyczące naszych możliwości eventowych, na przykład o imprezy integracyjne czy spotkania dla grup organizowane w naszym obiekcie – mówiła.

– Mam bardzo pozytywne wrażenia po spotkaniu, można było nawiązać bardzo dużo kontaktów, zaprezentować obiekt, który dla meeting plannerów jest czasem nowością i nie znają do końca naszej oferty. Mam nadzieję, że zaowocują one współpracą – dodała Joanna Wojciechowska-Tatar z działu sprzedaży Hotel Grand Sal, Kopania Soli Wieliczka, która także zadebiutowała na MP Fast Date^®.
Marta Gajewska, kierownik ds. kluczowych klientów w Zamku Janów Podlaski, podkreśliła dobrą organizację wydarzenia. – Wszystko jest bardzo profesjonalnie przygotowane, z dobrą enegią. Cieszymy się, że są organizowane tego typu wydarzenia, podczas którym mamy możliwość zaprezentowania się jako jeden z hoteli stanowiący swego rodzaju „perełkę” na wschodzie Polski – mówiła.
Po raz kolejny natomiast uczestniczył w MP Fast Date^® Wojciech Zbroja, właściciel Rent Design. – Bardzo lubię tego typu spotkania i doceniam udział w nich. Za każdym razem jest to bardzo fajny, intensywny dzień spędzony na konkretnych rozmowach z zainteresowanymi osobami, które nie są przypadkowe, ale zjawiły się na wydarzeniu w konkretnym celu. Odróżnia to ten event na przykład od targów, gdzie klientów trzeba wyszukiwać wśród tłumów odwiedzających stoiska. Doceniam wymianę doświadczeń i kontaktów, a także część merytoryczną w postaci warsztatów – prelekcji, udostępniających porcję przydatnej wiedzy w pigułce – mówił.
 
Rezerwacje konferencyjne w pigułce
Prelekcje i warsztaty, które odbywały się pomiędzy poszczególnymi turami bezpośrednich spotkań, przekazywały wiedzę przydatną zarówno oferentom, jak i planistom spotkań.

Przedstawiciele obiektów mogli wziąć udział w zamkniętym szkoleniu, organizowanym przez Z-Factor, którego temat brzmiał: „Data-driven MICE hotel sales: spójrz na sprzedaż z innej perspektywy”. Wojciech Liszka, CEO Z-Factor poprowadził także prezentację dla wszystkich uczestników wydarzenia, podczas której mówił o dynamice rezerwacji konferencyjnych w hotelach, przedstawiając dane za rok 2024 oraz prognozy i wyzwania na pierwsze półrocze roku 2025. Dotyczyły one wydarzeń potwierdzonych, czyli takich, w przypadku których umowa została podpisana lub wysłana do podpisu, rezerwowanych w trzech miastach oraz w hotelach resortowych. Z danych wynikało, że w roku 2024 w Warszawie zorganizowano średnio dwadzieścia kilka konferencji (dane pochodzą z 40 hoteli raportujących) na hotel. Aktualny stan pokazuje, że rezerwacje na styczeń to ponad 40 wydarzeń na jeden obiekt, w lutym zauważalne jest ich zmniejszenie, ale kolejne miesiące zapowiadają się lepiej. Na wyniki za rok 2024 wpłynęły wydarzenia organizowane w stolicy przez duże firmy.
Rezerwacje dokonywane w Krakowie pokazywały, że w styczniu 2025 jest zarezerwowanych 10 wydarzeń na hotel, więcej – 25, spodziewanych jest w lutym. W roku 2024 liczba wydarzeń zmieniała się w zależności od miesiąca, najwięcej było ich w marcu, czerwcu oraz od września do listopada.
We Wrocławiu w roku 2024 najwięcej wydarzeń odbyło się w październiku. Styczeń 2025 roku jest pod względem liczby rezerwacji lepszy od stycznia 2024 (25 wydarzeń versus 13). Na luty i marzec jest niewiele rezerwacji, jednak organizatorzy już „zamawiają” terminy na maj, być może z powodu obaw o brak dostępności w tym miesiącu.
W 25 hotelach resortowych w całej Polsce w roku 2024 najwięcej wydarzeń odbyło się we wrześniu. Rezerwacje na rok bieżący dotyczą głównie maja, ale także lutego i marca, chociaż w tych dwóch miesiącach są niewielkie. Jednak na maj warto już rezerwować terminy, gdyż popyt może być wyższy niż w roku 2024. Styczeń 2025 był lepszy od stycznia 2024 (17 wydarzeń na hotel versus 6).
 
Jak dobrze wykorzystać nagrody w biznesie?
Joanna Janecka, sales & event director, Fabryka Norblina oraz Agnieszka Szlaska, communication & PR director Imagine Nation w rozmowie z Magdalenę Kondas, redaktorką naczelną MeetingPlanner.pl, podzieliły się swoimi doświadczeniami, na temat wykorzystania nagród i osiągnięć w konkursach branżowych w działaniach wizerunkowych i new-businessowych.

Tezy dyskusji dotyczyły tego, czy nagrody mogą pomóc we współpracy z klientem i jakie znaczenie ma celebracja projektu i moment podsumowania i „święta” po evencie.
– W realu rzadko się zdarza, aby klient po evencie miał czas, żeby usiąść i podsumować to, co zostało zrealizowane. Dobrze, żeby stało się to standardem, gdyż pozwala na świeżo i na gorąco zrobić swego rodzaju domknięcie projektu. Warto je robić, gdyż stanowi ono jednocześnie nowe otwarcie na przyszłość – mówiła Agnieszka Szlaska.
Joanna Janecka zauważyła, że odpowiedzi od klientów po realizacji eventu częściej dotyczą aspektów negatywnych, tymczasem warto postarać się także o feedback pozytywny. – Dotyczy to także naszej pracy wewnętrznej. Zwykle skupiamy się na tym, co trzeba poprawić, a może warto byłoby także świętować efekty pozytywne – sugerowała.
Formą doceniania dokonań, celebracji i budowania wizerunku są konkursy branżowe. – Nagrody nie mogą stanowić sedna budowania biznesu, ale mogą w tym pomoc. Już samo uczestnictwo w konkursie, bycie na short-liście stanowi jeden z instrumentów budowania marki – mówiła Agnieszka Szlaska.
Konkursy mogą stanowić wsparcie i element szerszych działań wizerunkowych, które są szczególnie ważne dla nowych podmiotów na rynku, takich jak Fabryka Norblina, która w ubiegłorocznym konkursie MP Power Awards® została uznana za Eventowe Miejsce Roku (MP Power Venue). – Traktujemy tę nagrodę jako przyjęcie nas do grona profesjonalistów, może ona pomóc w rozwinięciu działalności, nagrodzony obiekt może stać się bardziej pożądanym pracodawcą, a pracownicy w naszej branży są cenni – zauważyła Joanna Janecka.
Agnieszka Szlaska podkreśliła, że nagroda buduje zespół, a mądre podejście do konkursu może pomóc budować wizerunek. – Warto przyjrzeć się naszym realizacjom i zastanowić się, czy są wśród nich projekty z potencjałem do nagrody, czy idea stojąca za eventem jest na tyle nośna, że się odnajdzie w idei konkursu. Ważna jest także odwaga ze strony klienta dotycząca działań nieszablonowych. Samo bycie w konkursie, i fakt, że jury ogląda zgłoszenie, a agencja z klientem trafia na short-listę już ma dużą wartość, a udział w gali to przestrzeń na celebrację.
Sam proces konkursowy jest ważny dla działań wizerunkowych. Widać to chociażby po wydarzeniach, o pozyskanie których stara się nasz kraj. Nawet jeżeli polski obiekt nie zostaje wybrany do realizacji, to informacje na jego temat docierają do szerokiego grona potencjalnych klientów i osób decyzyjnych, co przynosi długofalowo duże korzyści. Warto jednak dobrze przygotować ofertę konkursową.
– Podczas MP Power Awards® każdy juror musi obejrzeć ponad 100 zgłoszeń. Aby zostać zauważonym, warto przygotowywać krótki materiał, trzymający się tematu i unikać zbyt dużej ilości niepotrzebnych informacji – mówiła Agnieszka Szlaska. – Pomoże w tym burza mózgów w zespole, zebranie opinii i zatrzymanie się na tym, co robimy – dodała Joanna Janecka.
 
Współpracujmy, czyli jak uniknąć nieporozumień
Druga część warsztatów zorganizowanych w ramach Edu Date z MeetingPlanner.pl dotyczyła współpracy pomagającej w unikaniu nieporozumień pomiędzy agencją a obiektem.
Uczestnicy, którymi, oprócz prowadzącej spotkanie Magdaleny Kondas, byli: Izabela Pałdyna, właścicielka SHO Group, oraz Filip Skrzeszewski, dyrektor sprzedaży Holiday Inn Resort, Warszawa – Józefów, analizowali możliwości poprawy tej współpracy na poszczególnych etapach realizacji projektu. Podkreślali kwestię znalezienie istotnych elementów, tworzenia dialogu, ustalenia, co warto poprawić lub delikatnie poddać korekcie.
Publiczność uczestniczyła w tej analizie, wypełniając ankietę za pośrednictwem aplikacji Meeting15.

Pierwszy etap realizacji projektu to zapytanie ofertowe i odpowiedź w postaci oferty. Według Izabeli Pałdyny dobrej współpracy na tym etapie sprzyja znajomość obiektu oraz nawiązane wcześniej bezpośrednie relacje z jego przedstawicielami. – Rozmowa, dialog i komunikacja to baza konieczna na spotkanie realne – mówiła. Filip Skrzeszewski zauważył, że na tym etapie warto mówić o rzeczach istotnych dla realizacji eventu.
Według głosujących największe wyzwania pojawiające się na etapie zapytania ofertowego, czyli briefu to na pierwszym miejscu długi czas oczekiwania na ofertę (31 proc.), a na kolejnych – nieprecyzyjne zapytania (21 proc.), oferta nieadekwatna do zapytania (14 proc.), duża liczba pytań o tej samej treści, ukrywanie pewnych informacji, na przykład co do możliwości infrastruktury, krótki czas na przygotowanie oferty oraz próba przechwycenia klienta docelowego.
Izabela Pałdyna dodała, że zdarza się, iż odpowiedź z obiektu na obszerny mail, na dwie strony, jest niepełna, nie zawiera ważnych informacji, zdjęć ani danych istotnych dla organizacji eventu. Problemem jest więc tutaj brak personalizowanych odpowiedzi, dostosowanych do konkretnego klienta, zamiast tego pojawiają się gotowe szablony, często nieadekwatne do specyfiki wydarzenia.
– Żeby przygotować spersonalizowaną ofertę, muszę otrzymać spersonalizowane informacje, potrzebny jest precyzyjny brief. Gdy pojawia się precyzyjne zapytanie, klient otrzyma dokładną odpowiedz, gdy pytanie jest ogólne, wysłana zostaje odpowiedź z szablonu. W naszym obiekcie codziennie dostajemy 20-30 zapytań, nie zawsze jest możliwe wysłanie na wszystkie spersonalizowanej odpowiedzi – stwierdził Filip Skrzeszewski.
Izabela Pałdyna odpowiedziała, że nawet na kwestie, o które agencja dopytuje, nie zawsze przychodzi odpowiedź.
– Warto, żeby obiekt sprawdził, czy w odpowiedzi zawarte są wszystkie informacje, o które klient pytał. Często mamy określone terminy na złożenie oferty, gdy nie otrzymamy informacji na czas, klient nie weźmie pod uwagę danego hotelu – dodała.
Na etapie ustalania warunków współpracy i jej dopinania jako czynniki, na które warto zwrócić uwagę, respondenci wymienili przede wszystkim brak precyzyjnych informacji na temat specyfiki miejsca ze strony obiektu (29 proc.), brak otwartości na negocjacje (24 proc.), ustalenie warunków finansowych (12 proc.), a następnie znikomą wiedzę na temat specyfiki miejsca ze strony organizatora, brak transparentności, brak partnerstwa, brak zdefiniowania potrzeb oraz ustalenie terminów płatności (wymieniane według liczby przekazywanych na dany element głosów).
Poruszono także zagadnienie odpowiedzialności za gości. Hotele i obiekty uznają, że spoczywa ona na organizatorze wydarzenia. – Informacje na ten temat powinny się znaleźć w umowie zawieranej z agencją. Odpowiedzialność za swoje zachowanie ponoszą sami goście i organizator spotkania, który także reguluje to w umowie z klientem, włączając go w tę odpowiedzialność – mówiła Izabela Pałdyna.
Komunikacja jest także ważna na etapie przygotowania i realizacji projektu. Filip Skrzeszewski zauważył, że obiekty są często w tym zakresie pomijane, a informacja trafia do nich na końcu i zdarza się, że przekazywana jest przez kolejne osoby, więc jest nieprecyzyjna.
– Warto byłoby do rozmów na tym etapie także włączyć klienta, gdyż wtedy jako hotel możemy odpowiedzieć, czy możemy dany pomysł zrealizować, czy nie – mówił.
Wyniki ankiety pokazały, że problemy pojawiające się na etapie przygotowania i realizacji projektu to (według wskazanej ważności) przede wszystkim brak elastyczności (33 proc.) i rozproszona decyzyjność i odpowiedzialność (21 proc.),  a następnie: niewystarczająca liczba pracowników, brak komunikacji na linii klient – agencja – hotel, zmiana decyzji w trakcie realizacji bez konsultacji, brak harmonogramu, brak odpraw, brak planu na kryzys oraz niedotrzymywanie terminów.
Uczestnicy dyskusji podkreślili także brak podsumowania trójstronnego ze zrealizowanego eventu, z udziałem klienta, które mógłoby być okazją do dyskusji o tym, co warto poprawić i co można zrobić lepiej przy następnych realizacjach.
Odpowiadający na pytanie w ankiecie stwierdzili, że zespół agencja – obiekt bardzo rzadko przeprowadza wspólnie ewaluację projektu (32 proc.), ale jednocześnie 21 proc. uczestników odpowiedziało, że takie podsumowania są realizowane zawsze. Kolejne odpowiedzi, według liczby głosów to – tak, ale od czasu do czasu, tak, ale tylko po dużych i skomplikowanych eventach oraz – nie ma takiej praktyki.

Event Hall – nietuzinkowe miejsce spotkań
W programie wydarzenia zaplanowano także czas na poznanie obiektu, w którym odbywał się MP Fast Date^®. Event Hall to pomieszczenie o powierzchni prawie 600 metrów kwadratowych w industrialnym stylu i o niepowtarzalnym klimacie, zaprojektowane na potrzeby organizacji różnorodnych wydarzeń.

Event Hall działa na terenie Fabryki Norblina. Obiekt ten jest szczególnym miejscem, łączącym tradycję z nowoczesnością, co tworzy atmosferę inspirującą do organizacji eventów o niecodziennym charakterze. Historyczne korzenie widoczne są w zachowanych elementach dawnej architektury. Uczestnicy MP Fast Date® zwiedzili przestrzenie eventowe na terenie Fabryki Norblina, w tym – oprócz Event Hallu – Food Town, Kinogram, Art Box.
Po zakończeniu serii biznesowych spotkań uczestnicy wydarzenia wzięli udział w spotkaniu networkingowym oraz w konkursie z nagrodami. Nagrodzono najbardziej pomysłowe karnawałowe stroje uczestników oraz wystrój stoisk. Spotkanie zakończyła kolacja przygotowana przez FN Catering i Food Town Bars.


48. MP Fast Date^® odbył się 24 stycznia. Organizatorem spotkania jest MeetingPlanner.pl (Grupa Meeting Planner). Partnerami wydarzenia byli Event Hall w Fabryce Norblina, FN Catering, Food Town Bars, Rent Design, Meeting15, Z- Factor, Fotografia Marcin Faliński oraz Syskonf.
 
ZOBACZ FOTORELACJE
48. MP Fast Date^® w Event Hall w Fabryce Norblina 1 >>>
48. MP Fast Date^® w Event Hall w Fabryce Norblina 2 >>>
48. MP Fast Date^® w Event Hall w Fabryce Norblina 3 >>>
 
Zobacz też fotorelację z wydarzenia na Facebooku >>>