Sonda: Czy zignorowanie zapytania rozwiąże problem?

Jak rozwiązać problem zapytań kierowanych do dużej liczby agencji. Powołać korporację eventową, walczyć o płatne oferty, a może to branża powinna uderzyć się w pierś?

Czy takie działania jak próba zignorowania zapytania ofertowego wysłanego do pięćdziesięciu agencji wpłyną na integrację branży eventowej w walce z podobnymi praktykami ze strony zleceniodawców?
Czy taki sposób przeprowadzania konkursów ofert i przetargów stanowi duży problem branży?

Ignorowanie zapytań nic nie da. Rozwiązaniem byłaby korporacja eventowa
Marcin Krzyżewski, Eventman.pl

Agencje chcące zignorować zapytanie ofertowe niewiele w obecnej sytuacji prawnej są w stanie realnie wskórać. Takie praktyki były i nadal będą stosowane przez korporacje, gdyż przynosi to im oczekiwany efekt. Pozyskują szeroki przegląd aktualnych trendów a korporacyjny pracownik odpowiedzialny za dostarczenie swoim przełożonym całej gamy pomysłów, zaspokaja w ten sposób swój służbowy obowiązek. Dla osiągnięcia tego celu koszta agencji nie są wówczas brane pod uwagę. Słuszna i wspólna walka z takimi praktykami jest w stanie zintegrować ze sobą zaledwie kilka agencji, które zaangażują się w organizację jakiegoś typu akcji sprzeciwu, ale na pewno nie zjednoczy całej branży. Ze względu na wiele czynników każda agencja ma inne oczekiwania dotyczące swoich wynagrodzeń, a wydarzenie, o organizację którego korporacja wysyła zapytania, ktoś i tak musi zrealizować. Być może wybierane są wówczas najbardziej wytrwałe i elastyczne lub najtańsze agencje. Domyślam się, że taka teza dla niektórych może zabrzmieć złowieszczo, ale być może jedynym rozwiązaniem dla tego i wielu innych problemów, z którymi od lat boryka się nasza branża, byłoby stworzenie nie stowarzyszenia ale korporacji eventowej, poza którą nikt nie miałby prawa do prowadzenia działalności w tym zakresie. Wtedy ustalenie jednolitych standardów współpracy ze zleceniodawcami oraz kodeksu etycznego nie stanowiłoby żadnego problemu.
Praca nad projektami na zapytania, co do których zachodzi podejrzenie, że zostały rozesłane do wielu agencji, jest przede wszystkim niekomfortowa dla tych agencji, które mimo takiej wiedzy, podejmują się jednak złożyć swoją ofertę. Na takim działaniu traci również sama korporacja, która prawdopodobnie nie otrzymuje wówczas propozycji najwyższej jakości, która byłyby wykreowana i uszyta specjalnie dla niej. W tym kontekście problemami są dla branży zarówno zapytania z nieograniczoną liczbą przystępujących do procedury agencji, jak i ukrywanie przez korporacje innych podmiotów starających się o kontrakt, a przede wszystkim zwycięzców przetargów. Ogromne utrudnienia w naszej pracy stanowi także utajnianie budżetów, bez wiedzy o których możemy dowolnie przestrzeliwać się z naszymi propozycjami w obie strony, a czasem nawet brak wiedzy pracownika ogłaszającego konkurs ofert na temat faktycznych oczekiwań korporacji wobec planowanego przedsięwzięcia.

Może branża powinna uderzyć się w piersi i potraktować wydarzenie jako asumpt do refleksji. To byłaby największa korzyść z całej „afery”
Filip Chodkiewicz, Active Team

Problem, dotyczący szerszego grona, może działać integrująco, oczywiste. Czy takie zdarzenie wpłynie na zintegrowaną walkę z podobnymi praktykami?
Pomysł nie kojarzy mi się dobrze. Działamy na wolnym rynku, a otwarta, szeroka konkurencja poprawia jakość. W Active Team znalezienie się w gronie zacnych konkurentów traktujemy jako zaszczyt. Jest to dla nas motywujące. Rywalizacja z najmocniejszymi, to świetny środek dopingujący!
Nasza praca wymaga zaufania ze strony klienta. Zamykanie się na konkurencję, próby wymuszenia wygodnych dla nas ograniczeń, mogą powodować raczej nieufność.
Sposobu prowadzenia konkursów i wyboru ofert nie postrzegamy jako problemu.
Piątkowe wydarzenie traktujemy, jako niezamierzony nietakt ze strony osoby pytającej, którego podstawowa kindersztuba nie pozwala komentować. Nic by się nie stało, gdyby adresy były ukryte. Praktyka pytania wielu firm jest częsta i stanowi konsekwencję chęci optymalizacji wyboru.
Do przygotowania dobrej propozycji potrzeba szerokiej wiedzy, którą pozyskać można w bezpośrednim kontakcie z klientem. Jeśli szans na jej zdobycie nie ma, to nie ma sensu tracić czasu na pracę, która ma niskie szanse powodzenia. Pamiętajmy, że nie tylko klient może wybrać dostawcę, ale również my mamy wybór, komu przygotujemy ofertę.
Zastanówmy się, czy podanie listy adresatów, nie jest dobrym sposobem na uniknięcie zalewu mnóstwem powielonych programów. Taki problem sygnalizują nasi klienci. Może branża powinna uderzyć się w piersi i potraktować wydarzenie jako asumpt do refleksji. To byłaby największa korzyść z całej „afery”.

Środowisko eventowe jest zdezintegrowane a tego typu sytuacje są niestety trudne do uniknięcia
Wojtek M. Latek, PAPRiKA

Jesteśmy bardzo rozczarowani, że agencja PAPRiKA nie znalazła się wśród adresatów tego briefu. Oczywiście żartuję. Wysyłanie prośby o ofertę do 50 firm to postępowanie skrajnie nieprofesjonalne i nieetyczne. Nie wierzę, że ktoś będzie w stanie nawet zapoznać się z otrzymanymi propozycjami, które powinny przecież być owocem namysłu, pracy, i z przygotowaniem których wiążą się wymierne nakłady finansowe.
Tego typu sytuacje są niestety trudne do uniknięcia. Środowisko eventowe jest bardzo zdezintegrowane. Pewnym wzorem do naśladowania mogłyby być dla nas kodeksy dobrych praktyk i platformy przetargowe branży reklamowej. Tam łatwiej o informację na temat liczby zaproszonych do konkursu agencji, jest wymiana informacji między czołowymi firmami, które nierzadko odmawiają udziału w nierzetelnie przygotowanych postępowaniach. W naszej praktyce zawsze zadajemy klientom pytanie o liczbę zaproszonych do konkursu agencji. Zdarza się, że ze względu na brak takiej informacji oraz uzasadnione podejrzenie o zaproszeniu ogromnej liczbie firm („o, jest Pan dziesiątą osobą, która do mnie w tej sprawie dzwoni”) decydujemy, że w takim postępowaniu udziału nie bierzemy.
To naprawdę dziwne, że klienci nie rozumieją, że sami sobie w ten sposób szkodzą – nie otrzymują ofert od najlepszych agencji, albo dostają propozycje niedopracowane, tanie. Podobnie ich wymarzone hotele czy linie lotnicze po dziesięciu telefonach od różnych firm w tej samej sprawie naprawdę bardziej są zniecierpliwione niż skłonne do negocjacji cen.

Może warto walczyć o płatność za oferty
Renata Kuźmińska, Centrum Podróży Redo Tour

Dobrze się stało, że ten przypadek wywołał dyskusję o angażowaniu dziesiątek podmiotów w pracę dla jednego klienta. Niestety takie przypadki nie są odosobnione. Tutaj lista odbiorców nie została ukryta, mamy jednak świadomość, że otrzymując zapytanie od klienta, nie jesteśmy jedyni. W ukrytej liście znajduje się trzy, pięć, siedem firm. Można to łatwo zweryfikować, dzwoniąc i zadając pytanie, ile firm uczestniczy. Czasami wychodzi to w luźnej rozmowie z kolegami z branży, że stratujemy w tych samych konkursach. Ignorowanie zapytań nic nie da (chociaż ten przypadek tak potraktowaliśmy), jeżeli nie zaczniemy wspólnie edukować klientów. Może dobre by było wprowadzenie systemu płatności za przygotowanie oferty np. 100 euro, odliczane przy realizacji imprezy. Spowodowałoby to, że klient dobrze by przemyślał do kogo i do ilu firm wyśle zapytanie. Niestety wprowadzenie czegoś takiego w Polsce raczej wydaje się nierealne. Pomimo że branża na swój sposób jest zintegrowana, zawsze znajdą się podmioty, które będą się wyłamywać.
To jest bardzo duży problem dla branży. Klienci nie mają świadomości specyfiki naszej pracy i nie zdają sobie sprawy, ile osób jest zaangażowanych w przygotowanie jednej oferty.
Często jest tak, że zapytania wysyłają kompletnie niezorientowane osoby. Założenia są niekompletne, a wygrywa destynacja nieujęta w briefie.
Najlepiej obrazuje to wyjazd zagraniczny, szczególnie przeloty, zadając pytanie w liniach lotniczych o dostępność miejsc i taryfę, okazuje się, że jesteśmy np. czwarci w kolejce na to samo zapytanie.
Konkursy i przetargi były, są i będą. Klient musi mieć możliwość wyboru, ale powinien kierować sie przy tym zdrowym rozsądkiem, z rozmysłem dobierać firmy, z którymi chce kooperować, a nie wysyłać zapytanie do dziesiątek przypadkowych firm, które znajdzie w wyszukiwarce tylko po to, by mieć co pokazać prezesowi.
Konsekwencje takich działań mamy każdego dnia. Dostajemy zapytania, pracujemy nad nimi, a na koniec, nawet nie dostajemy informacji, że nie zostaliśmy wybrani. O powodzie odrzucenia naszej oferty nawet nie wspomnę. Klienci nie zawracają sobie głowy odpowiedziami na takie pytania. Zdawkowe – zadecydowała cena – powinno nam przecież wystarczyć.

To jest raczej problem firm, które w ten sposób organizują przetargi
Jarosław Sądej, Jet Events

Może nie tyle chodzi o ignorowanie zapytań, ile o edukację klienta. Przygotowanie rzetelnej i szytej na miarę oferty to faktycznie konkretna inwestycja agencji i dobrze byłoby mieć poczucie rzetelności konkursu. W przypadku zapytania rozesłanego do pięćdziesięciu firm faktycznie trudno o takie poczucie, w szczególności iż zasadne są podejrzenia, że nikt tych ofert sensownie nie zanalizuje. Z drugiej strony branża nie traktuje takich zapytań poważnie.
Na szczęście są to przypadki stosunkowo rzadkie, regularnie też piętnowane przez odbiorców takich zapytań. Jak wspominałem jednakże wcześniej, większość firm z branży nie traktuje ich poważnie. To jest raczej problem dla firm, które w ten sposób organizują przetargi.


 

Zobacz publikację w MeetingPlanner.pl, która otowrzyła dyskusję na temat liczby zapraszanych do przetargu firm: Agencje mówią „nie” zapytaniu skierowanemu do pięćdziesięciu firm

Zobacz oficjalne stanowisko SOIT

Zobacz głos w dyskusji SBE