Łukasz Pacek: Transformacja agile w zakupach i podejściu do eventów

Zacznijmy od początku i powiedzmy, czym tak naprawdę jest agile.
Aby pracować w sposób zwinny, nie wystarczy stosować jedynie pewnych praktyk, potocznie nazywanych „metodykami”. Agile to przede wszystkim określony sposób myślenia, tzw. agile mindset. Ten sposób myślenia rozwija się w pięć postulatów agile, które z kolei uzupełnia 12 zasad.
Pionierzy zwinnego sposobu pracy w swoim manifeście (2001 r.) wybrali cztery wartości, które cenili najbardziej. Każda z pozycji została wyrażona w krótkim zdaniu (np. „Działające oprogramowanie od szczegółowej dokumentacji”, co sugeruje, że choć pozycje po prawej stronie mają swoją wartość, to jednak bardziej cenione są pozycje po lewej).
Zainspirowani tym podejściem, zdefiniowaliśmy w Banku BNP Paribas pięć „Postulatów Agile, które pasują do naszego kontekstu kulturowego, organizacyjnego i biznesowego, a które powinniśmy szeroko cenić we wszystkich obszarach banku, pamiętając jednocześnie o ich ścisłym dopasowaniu do marki i celu firmy.

Departament Zakupów Centralnych Banku BNP Paribas działa w strukturze agile – w postaci Centrum Kompetencyjnego – i w moim przekonaniu jest jednostką doskonale znającą sposób działania banku. To w tym miejscu organizacji skupiają się wszystkie elementy realizacji projektów, począwszy od samego pomysłu, przeprowadzenia wyboru dostawcy, negocjacji projektu, kontraktowania, a skończywszy na działaniach vendor management/podtrzymywania relacji.

Jednym z naszych kluczowych postulatów jest „Współpraca z Klientem ponad wszystko – Działające produkty od szczegółowej dokumentacji”. Wymieniony postulat staramy się wykorzystywać w maksymalnym wymiarze przy bieżącej współpracy m.in. z agencjami eventowymi. Aby to osiągnąć, wykonujemy wiele czynności jednocześnie.

Po pierwsze, w każdym przypadku zachowujemy pełną transparentność postępowań przetargowych. Stosujemy ściśle określone kryteria wyboru dostawcy, każdy z kontrahentów po zakończeniu postępowania otrzymuje informację zwrotną na temat przeprowadzonego RFP.

Po drugie, skróciliśmy i zwiększyliśmy szybkość podejmowania decyzji w bieżącej pracy operacyjnej. W tym przypadku mówimy o podejmowaniu decyzji bezpośrednio przez event managera banku, który współpracuje z producentem wydarzenia po stronie agencji. Ścieżka decyzyjna została skrócona wyłącznie do linii event manager Bank – Agencja. Pominięcie konieczności akceptacji w szerszej strukturze pomogło nam w znacznym przyspieszeniu bieżących działań.

Po trzecie, stale dostosowujemy elementy organizacyjne – CSR i ESG przy produkcji eventów. Oczywiście w tym przypadku mówię o szeroko pojętym paperless – wysyłamy wyłącznie zaproszenia elektroniczne, minimalizujemy produkcję materiałów drukowanych, przechodząc na formę cyfrową. W przypadku tworzenia elementów scenografii staramy się wykorzystywać ją wielokrotnie. Przy współpracy z obiektami typu hotele – staramy się pozyskiwać informacje na temat zużytego śladu węglowego po każdym wydarzeniu. Dodatkowo przy zamawianiu cateringu stosujemy zasadę zero waste. W momencie, w którym nie wykorzystujemy całości zamówionego cateringu – agencje zobowiązane są do przekazania żywności do odpowiednich organizacji np. Banku Żywności. Brak plastiku w zastawie, materiałach konferencyjnych oraz np. woda w szklanych butelkach – to oczywiście standard.  

Po czwarte, na każdym etapie naszej kooperacji z agencją staramy się dbać o jak najlepsze relacje. Rozmowy telefoniczne po partnersku traktuję osobiście jako wyznacznik dla przyszłych działań. Przy takiej formule rozmów staram się również wykorzystywać agile’ową metodę „feed forward”. Skupiamy się na najważniejszych aspektach przyszłej, potencjalnej współpracy i lepszej reakcji na ewentualne poprawki, a nie na tym, co było.

Zastosowanie sposobu myślenia agile przy zarówno organizacji eventów, bieżącej współpracy z agencjami, jak i planowaniu przyszłych realizacji wydarzeń przyczynia się nie tylko do poprawy komunikacji na linii bank – agencja, ale jest także swoistego rodzaju „motywatorem” poprawy jakości procesów.
Podejście zwinne we współpracy agencja – klient jest zatem kluczem do sukcesu w procesie całego  zarządzania. Jest też bardzo ważne z perspektywy samej agencji, która z pewnością czuje się lepiej, gdy otrzymuje jasne informacje, szybki akcept wymaganych decyzji, a także może swobodnie porozmawiać o swoich problemach i wątpliwościach.

Można zatem stwierdzić, że podejście agile daje „zwycięstwo” (win-win) wszystkim uczestniczącym w procesie stronom. Wygrywa agencja, która otrzymuje, jasne, krótkie i transparentne informacje oraz może liczyć na bieżącą pomoc banku. Wygrywa również klient wewnętrzny, który czuje się w pełni zaopiekowany pod kątem prowadzonego tematu.
Na koniec wygrywa Departament Zakupów, który finalnie buduje długofalową, partnerską i strategiczną współpracę na wszystkich liniach kooperacji – tj. agencja, klient oraz Departament Marketingu banku.
Mam nadzieję, że zmiana w sposobie myślenia agile – przyczyni się w przyszłości do zdecydowanej poprawy jakości współpracy oraz samego planowania działań.

Autor: Łukasz Pacek, menedżer ds. target operation model, BNP Paribas Bank Polska SA
Absolwent Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego na kierunku Finanse i Rachunkowość, Podyplomowych Studiów Project Management Uniwersytetu Warszawskiego, Podyplomowych Studiów Managerów Zakupów Szkoły Głównej Handlowej oraz IBD School (Advanced Negotiation Program). Od ponad czternastu lat związany z branżą bankową, a od ponad dziesięciu z Departamentem Zakupów, w którym obecnie odpowiada za zakupy z segmentu marketing i windykacja. W ciągu roku realizuje kilkaset akcji kontraktowych i negocjacyjnych związanych z kompleksową obsługą działań marketingowych i windykacyjnych. Do głównych działań w tym zakresie należą m.in. organizacja eventów, realizacja i produkcja kampanii ATL, współpraca z domami mediowymi, agencjami performance-owymi i digitalowymi, a także obsługa działań w zakresie BTL/POS/DTP oraz NPL.
Nominowany w kategorii: Meeting Planner w Dziale Zakupów (2015) w konkursie MP Power Awards^®. Laureat konkursu Lider Zakupów 2018, organizowanego przez Polskie Stowarzyszenie Managerów Logistyki i Zakupów (PSML). Juror MP Power Awards^® (MP Power Projekt).