Bezpieczny event z Arche Hotel Krakowska. Organizacja wydarzeń w czasie zmiennych okoliczności i rozporządzeń prozdrowotnych

Ostatnie półrocze to stopniowe łagodzenie obostrzeń sanitarnych, jakie w poprzednich latach przyniosła pandemia COVID-19. Zdążyliśmy już wszyscy zauważyć, że procedury te nasilają się lub łagodnieją w zależności od różnych czynników: liczby zachorowań, przewidywań analityków, a nawet… pory roku. Nadal dla wielu organizatorów ważne pozostaje pytanie, co zrobić, aby planowany event, w który przecież inwestujemy czas i środki, odbył się z pewnością i co ważniejsze, z gwarancją bezpieczeństwa dla uczestników. Arche Hotel Krakowska to jedno z popularniejszych miejsc na organizację konferencji, targów, szkoleń czy spotkań integracyjnych w Warszawie. Zapytaliśmy, jak taki obiekt przygotowuje się do sezonu eventowego w czasie po pandemii.

W Arche Hotel Krakowska wprowadzono wszystkie obowiązkowe oraz wiele nadprogramowych rozwiązań, aby organizowane wydarzenie było bezpieczne dla zebranych gości oraz obsługującego personelu. Procedury te oczywiście w pierwszej kolejności służą użytkownikom, ale niejako przy okazji, pozwalają myśleć o planowanym spotkaniu z dużą dozą pewności co do jego odbycia się. Oto obszary, w których podjęto działania oraz lista wprowadzonych procedur i rozwiązań, która z pewnością przyda się organizatorom poszukującym dogodnej i pewnej lokalizacji dla swojej imprezy w Stolicy:

Bezpieczna organizacja przestrzeni konferencyjnej 

Przez ostatnie kilka miesięcy stale wprowadzano nowe zalecenia i rekomendacje związane z organizacją imprez zbiorowych i z obiektami, w których się one odbywają.Niepewna sytuacja epidemiologiczna stanowi wyzwanie dla firm zajmujących się obsługą eventów - szczególnie administratorów sal spotkań. Arche Hotel Krakowska wprowadziło rozwiązania zapewniające bezpieczną przestrzeń i umożliwiające dokładne spełnienie wymogów sanitarnych. 

• Pierwsza ważna kwestia to ustawienie mebli, które rozmieszczono tak, aby zachować bezpieczny odstęp wynoszący co najmniej półtora metra między uczestnikami,
• Wskazanie miejsca siedzącego dla każdego z uczestników - o ile takie rozwiązanie przysłuży się większemu bezpieczeństwu zebranych. (Niekiedy może ono wywołać zamieszanie - w takich przypadkach pracownicy hotelu ustalają strategię z organizatorami),
• W przestrzeni konferencyjnej wprowadzono oznakowania przypominające o zachowaniu dystansu i środków ostrożności,
• Sale konferencyjne posiadają sprawdzone, nowoczesne instalacje wentylacyjne, a w czasie trwania eventu są regularnie wietrzone - co 3 godziny przez 15 minut (zgodnie z zaleceniami Głównego Inspektoratu Sanitarnego GIS). Dział eventowy dba o to, aby harmonogramy konferencji uwzględniały przerwy na wietrzenie sali jako obowiązkowe,
• Hotel ma opracowane procedury regularnej dezynfekcji powierzchni wspólnych sal - szczególnie najbardziej eksploatowanych elementów infrastruktury: klamek, blatów, poręczy krzeseł, włączników światła, przycisków czy uchwytów. 

Organizacja spotkań hybrydowych 

Niekiedy zorganizowanie wydarzenia może być utrudnione z uwagi na bieżące i często zmieniające się rekomendacje prozdrowotne dotyczące liczebności grupy uczestników. W takiej sytuacji pozostaje zmienić termin eventu lub - co jest praktycznym i szeroko stosowanym rozwiązaniem -  zaaranżować jednocześnie spotkanie stacjonarne z zawężoną liczbą uczestników i spotkanie online. Dzięki nowoczesnej technologii Arche Hotel Krakowska oferuje obsługę konferencji w trybie hybrydowym. Do dyspozycji prowadzących są:

• szybkie łącze Wi-fi
• system kamer do transmisji live
• mikrofon
• nagłośnienie
• flipchart
• projektor
• ekran

Prowadzenie konferencji w łączonych grupach: stacjonarnej i za pośrednictwem transmisji wideo, pozwala na żywy, dynamiczny rozwój spotkania, a jednocześnie zapewnia dostęp do informacji dla uczestników, którzy nie mogli dojechać na miejsce. Poszerza to mocno zasięg społeczny i zachowuje rangę wydarzenia oraz właściwą mu atmosferę dzięki obecności gości offline. W czasie po pandemii, kiedy liczba zachorowań spada lub wzrasta, konferencje hybrydowe mają dodatkowy atut w postaci ograniczenia osobistych kontaktów dużych grup.

Bezpieczeństwo uczestników - ochrona osobista

W przypadku COVID-19 do zarażenia dochodzi drogą kropelkową -  najczęściej w trakcie kichania, kasłania i mówienia - dlatego, aby uniknąć rozprzestrzeniania się wirusów, konieczne jest przestrzeganie regulaminu wydarzenia zarówno przez jego obsługę, jak i uczestników, w tym szczególnie zachowania bezpiecznego dystansu społecznego i korzystanie ze środków ochrony osobistej. Arche Hotel Krakowska jako organizator zagwarantował:

• dostęp do płynów dezynfekcyjnych w strategicznych punktach obiektu. 
• w miejscach do tego przeznaczonych umieszczono instrukcje dotyczące skutecznego mycia i dezynfekcji rąk oraz bezpiecznego zdjęcia rękawiczek lub maseczki
• właściwy sposób przechowywania i utylizacji odpadów zgromadzonych w trakcie wydarzenia

Hotel zadbał także o specjalny, odizolowany pokój przeznaczony  dla osoby z objawami choroby, aby ograniczyć jej kontakt z pozostałymi gośćmi.

Bezpieczna gastronomia

Bezpieczeństwo gości jest priorytetem przez cały czas trwania wydarzenia, również podczas spożywania posiłków, dlatego poza konieczną przed wejściem do sali restauracyjnej dezynfekcją Arche Hotel Krakowska wdrożył rozwiązania zwiększające ochronę przed zakażeniem. 

• Zaaranżowano przestrzeni tak, aby stworzyć odpowiedni dystans między stolikami, przy założeniu, że na jedną osobę powinno przypadać 2,5 m2. 
• Zrezygnowano z bufetu na rzecz stacji wydawczych. Pozwoliło to na zmniejszenie ruchu wśród gości i usprawnienie wydawania posiłków - kucharze serwują potrawy w monoporcjach. 
• Zadbano o sterylność sztućców - zapakowano je w jednorazowe, ochronne opakowania zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. 
• Pracownicy gastronomii stosują środki ochronne: maseczki lub przyłbice, rękawiczki

Bezpieczne pokoje hotelowe

Oferta Arche Hotel Krakowska to 338 pokoi jedno lub dwuosobowych oraz apartamentów zaopatrzonych w niezbędne do wypoczynku wyposażenie i starannie przygotowanych na przyjęcie gości. 

• Dział Housekeeping zajmuje się czyszczeniem i dezynfekcją powierzchni (blat, kran, sedes, biurko, włączniki, sterownik klimatyzacji, pilot do telewizora) przy użyciu specjalnych preparatów oraz zachowaniem procedur.
• W każdym pokoju umieszczono instrukcję, jak prawidłowo myć i odkażać dłonie, by przypomnieć gościom o zachowaniu rozwagi i higieny. 
• Zatroszczono się o bezpieczne zakwaterowanie uczestników większych wydarzeń - stałą praktyką jest na tworzenie mniejszych grup i lokowanie gości w pokojach w osobnych skrzydłach budynku. 

Bezpieczne przestrzenie hotelowe

Konferencja, event, targi, pokazy, wykłady to nie tylko sale konferencyjne i pokoje gościnne, ale również systemy pomieszczeń umożliwiających sprawne korzystanie z obiektu. Bezpieczne procedury w Arche Hotel Krakowska to specjalne procedury w przestrzeniach takich jak:

• korytarze,
• lobby hotelowe,
• windy,
• toalety,
• siłownia,
• sala restauracyjna i sala barowa,
• szatnia,

Tutaj działania są skoncentrowane na regularnej dezynfekcji,  dostarczeniu uczestnikom środków ochrony osobistej, oraz rozmieszczeniu instrukcji przypominających o zachowaniu dystansu i właściwym sposobie mycia dłoni. Oprócz przestrzegania tych zasad postępowania pracownicy są szkoleni z zakresu procedur przeciwdziałania COVID-19 stosowanych w trakcie realizacji zlecenia z wyszczególnieniem bezdotykowej obsługi gości. 

Bezpieczna recepcja 

W Arche Hotel Krakowska dba się o bezpieczeństwo i zdrowie uczestników wydarzenia od pierwszego kroku postawionego w obiekcie. Poza udostępnieniem środków ochrony osobistej w lobby zdecydowano się na:

• wydzielono specjalnych zon, w których niezameldowani goście mogą oczekiwać na swoją kolej
• obsługę tylko jednej osoby przy jednym stanowisku recepcji
• zaplanowanie stref oddzielonych półtorametrowymi odstępami między punktami obsługi
• każdorazową dezynfekcję blatu po przyjęciu gościa

Dodatkowo pracownicy recepcji zachęcają odwiedzających do dokładnego mycia dłoni i korzystania ze środków do dezynfekcji. 

Bezpieczeństwo organizacyjne (pełna dokumentacja obowiązkowych procedur)

Najczęstsza przyczyna odraczania decyzji o organizacji eventu lub spotkania to niepewność. W czasach po pandemii najwłaściwszym posunięciem, które może uspokoić przyszłych organizatorów, jest wybór na miejsce wydarzenia obiektu w pełni przygotowanego na zmienne okoliczności - zarówno organizacyjne jak i w zakresie procedur i ich dokumentacji.  

Arche Hotel Krakowska dokłada wszelkich starań, aby móc zorganizować niezagrażające zdrowiu gości wydarzenia w zgodzie z obowiązującymi rozporządzeniami sanitarnymi. Prowadzenie szerokiej dokumentacji i dbanie o dostęp do środków higieny osobistej to gwarancja bezpiecznej organizacji eventu. 

Więcej informacji na temat oferty eventowej można uzyskać na stronie: https://www.archehotelkrakowska.pl/

Poszukując organizatora bezpiecznych wydarzeń podpartych odpowiednią dokumentacją, warto przyjrzeć się ofercie Arche Hotel Krakowska, który poza organizacją eventów proponuje gościom także szeroko rozbudowaną bazę noclegową, strefę wypoczynku i przestrzeń restauracyjną, w których wdrożono niezbędne środki ochrony osobistej. Atutem hotelu jest dogodna lokalizacja - bliskość dróg ekspresowych S8 i S2 oraz lotniska Chopina jest sprzymierzeńcem w przyjmowaniu gości z całej Polski i z zagranicy. Z pewnością Arche Hotel Krakowska to interesujący punkt na konferencyjnej mapie Warszawy.