3 kluczowe czynniki sukcesu, czyli jak praktycznie zastosować gamifikację w branży spotkań?

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie zdobycie uwagi i utrzymanie zaangażowania ludzi staje się wyzwaniem w wielu dziedzinach. Branża spotkań również nie jest wyjątkiem. Popandemiczna, nowa rzeczywistość – wysokie ceny energii, rosnąca inflacja czy wyższe koszty utrzymania pracowników stawiają firmy pod presją i zmuszają do poszukiwania niestandardowych i jednocześnie wysoce efektywnych narzędzi budujących zaangażowanie uczestników w sposób szybki i mierzalny. W odpowiedzi na to wyzwanie i powstałe potrzeby rynkowe, coraz więcej przedsiębiorstw i organizacji zaczyna wykorzystywać gamifikację – mechanizmy znane z gier. Czym zatem jest gamifikacja i jakie czynniki odgrywają kluczową rolę w sukcesie takiego przedsięwzięcia? Pisze Patrycja Curyło, ekspertka ds. gamifikacji.

Gamifikacja (inaczej grywalizacja) polega na wykorzystaniu mechanizmów i elementów znanych z gier w różnych obszarach, takich jak biznes, edukacja, zdrowie czy działalność społeczna. Te elementy mogą obejmować rywalizację, nagrody, punkty, poziomy, zadania, wyzwania i wiele innych aspektów. Głównym celem gamifikacji jest tworzenie angażującego doświadczenia dla odbiorcy oraz motywowanie uczestników do podejmowania określonych działań.
W przypadku branży MICE oznacza to wprowadzenie elementów gry i rywalizacji do procesu organizacji i prowadzenia spotkań biznesowych, organizacji konferencji, szkoleń czy warsztatów. Jak wygląda zastosowanie mechaniki gier, czyli na co trzeba zwrócić uwagę? Jakie elementy sprawdzą się w danej sytuacji i jak wygląda praktyczny aspekt gamifikacji wydarzenia?

Kluczowe czynniki

Sukces gamifikacji leży przede wszystkim w umiejętnym dopasowaniu strategii do okoliczności, tematu i grupy docelowej danej imprezy. Aby stworzyć niezwykłą gamifikację na kongresie lub konferencji, należy wziąć pod uwagę przynajmniej kilka ważnych elementów.

1. ZDEFINIUJ CELE I STRATEGIĘ

Pierwszym krokiem w organizacji gamifikacji na evencie jest określenie celów, jakie zamierzamy osiągnąć za jej pomocą. Czy chcemy zwiększyć zaangażowanie uczestników? Wzmocnić proces uczenia się? Zbudować więzi społeczne? Na czym najbardziej nam zależy? Jasne określenie celów sprawi, że znacznie łatwiej będzie dobrać odpowiednie strategie gamifikacyjne (czyli takie, które sprawdzą się najlepiej na danym wydarzeniu). Liczy się:

Wiedza o temacie konferencji, która daje nam szeroki wachlarz możliwości dopasowania fabuły, scenariusza, zagadek i mechanizmów gry do poruszanych kwestii. Np. wprowadzając gamifikację na konferencji dla lekarzy neonatologów, można zbudować całe wyzwanie wokół tematów bliskich uczestnikom, jednocześnie pokazując w formie zagadki, jakie rozwiązania w konkretnych sytuacjach medycznych oferują wystawiające się na takiej imprezie firmy.
Cel wydarzenia – czyli jakie konkretnie korzyści powinni odnieść jego uczestnicy? Co chcemy, aby z niego zapamiętali? W zależności od celu spotkania, możemy wprowadzić elementy rywalizacji (ranking, punktacja) lub poszukiwania rozwiązań poprzez questy, które łączą się z badaniem opinii (ankieta wpisana w scenariusz gry). Np. mając za zadanie zapoznanie ze sobą kompletnie obcych sobie ludzi z różnych firm, warto postawić na grywalizację drużynową z punktacją i rankingiem. Podczas jednego z takich eventów, dodatkowo udało się zrealizować cel, jakim było lokowanie nazw sal konferencyjnych (Berlin, Oslo, Sztokholm), poprzez wprowadzenie do gry elementów z kultowego serialu „Dom z Papieru” (główni bohaterowie tej produkcji noszą imiona, nawiązujące właśnie do tych stolic).
Miejsce konferencji – to kwestia bardzo istotna w określeniu skali, a co za tym idzie dobrania odpowiednich narzędzi do realizacji przedsięwzięcia, jakim jest grywalizacja. Dysponując szerokim wachlarzem rozwiązań technicznych i technologicznych możemy dostosować koncepcję do konkretnego zapotrzebowania. Czy gra ma się rozgrywać przez cały dzień konferencji, czy może ma być intrygującym przerywnikiem między sesjami? W pierwszym przypadku lepiej sprawdzi się rozwiązanie z użyciem specjalnej aplikacji gamifikacyjnej. W drugim warto pokusić się o krótką grę realizowaną w specjalnym miejscu, do której możemy dodatkowo wpleść element ankiety, badającej opinie uczestników kongresu. Informacje udzielone podczas rozgrywki mogą być potem wykorzystane w panelu dyskusyjnym czy podczas późniejszej sesji, zaskakując gości i podkreślając wagę ich zaangażowania.

2. POZNAJ GRUPĘ DOCELOWĄ

To niezmiernie ważny aspekt przygotowania gry, mający istotny wpływ na jej odbiór. Analiza demograficzna, preferencji, poziomu zaawansowania i celów uczestników pomoże nam dostosować strategię gamifikacji w idealny sposób. Ważne pytanie, jakie trzeba sobie zadać na tym etapie to np.: czy na evencie obecni są specjaliści z danej dziedziny, czy też szerokie grono osób o różnym poziomie wiedzy? Mając te informacje, możemy dopasować mechanizmy gier, poziomy trudności i nagrody, a także wykorzystać najskuteczniejsze metody budowania interakcji i zaangażowania. Np. dla grupy programistów trzeba przygotować zagadki o zaawansowanym poziomie trudności. Rozwiązywanie mało wymagających zadań, nie byłoby satysfakcjonujące dla tej grupy docelowej. Taka gra mogłaby więc zostać uznana za zbyt infantylną i nie zrealizowałaby swoich celów. Z kolei zastosowanie tej samej gry dla grupy np. studentów przychodzących na targi pracy również odniosłoby niewłaściwy skutek. Uczestnicy czuliby się zawstydzeni poziomem wymaganym do udziału w takiej grze, przez co najpewniej zrezygnowaliby z zabawy. Efekt byłby zatem odwrotny do zamierzonego.

3. LOGISTYKA – OKREŚL SKALĘ WYDARZENIA

Ostatnim (jednak arcyważnym) elementem jest określenie kilku liczb i parametrów:

Liczba osób: czy w gamifikacji ma wziąć udział każdy uczestnik kongresu? Jeśli konferencja jest przewidziana na tysiąc osób, to czy chcemy, aby każda z nich brała udział w grze? Jeśli jest to kluczowe, należy rozważyć, jakie elementy mają zachęcić tych wszystkich ludzi do przystąpienia do rozgrywki. Może obietnica nagrody? A może gra ma być tak „zaszyta” w koncepcji konferencji, że biorąc udział w wydarzeniu, automatycznie dołączamy do tego interaktywnego doświadczenia? A może przyświeca nam jeszcze inny cel i w naszym konkretnym przypadku przygoda z gamifikacją ma być tylko dla wybranych?
Czas: jak długo ma trwać gra? Przez cały czas, a może tylko w przerwie eventu? Czy wszyscy goście mają brać udział w gamifikacji jednocześnie, czy ma się to odbywać w turach? Od odpowiedzi na te pytania zależy końcowy kształt koncepcji grywalizacyjnej, a także dobór technologii, w jakiej takie przedsięwzięcie będzie zrealizowane.
Język: czy wyzwanie ma być dostępne w języku polskim, czy angielskim? A może w obu? A jakby w grze pojawiły się elementy języka obcego, związanego z tematyką konferencji? Praktycznie wszystko jest możliwe, w zależności od czasu na przygotowanie doświadczenia gamifikacyjnego oraz budżetu.

Praktyczne zastosowanie gamifikacji w trakcie spotkania – przykłady

1. Interaktywne elementy
Gamifikacja może zaczynać się już na etapie rejestracji uczestników. Np. utworzenie interaktywnych formularzy rejestracyjnych z elementami gier (np. krótkie quizy czy zagadki) sprawia, że proces rejestracji jest ciekawszy, przykuwa uwagę, ale również pomaga organizatorom uzyskać więcej informacji o uczestnikach.

2. Punktacja i rywalizacja
Wprowadzenie systemu punktacji dla uczestników, np. za odwiedzenie konkretnych miejsc podczas konferencji albo za aktywny udział w towarzyszących warsztatach czy imprezach. Zdobyte punkty można potem konwertować na nagrody lub wyróżnienia podczas eventu.

3. Zadania i wyzwania
Wprowadzenie krótkich zadań lub wyzwań podczas spotkań będzie dodatkowo zachęcać uczestników do aktywnego udziału. To mogą być na przykład krótkie zadania grupowe powiązane z tematyką poruszaną w trakcie debaty.

4. Nagrody i wyróżnienia
Ustanowienie nagród i wyróżnień dla uczestników, którzy osiągnęli określone cele czy też podjęli wyzwania, może dodatkowo wzmacniać motywację do udziału w spotkaniu oraz aktywnego uczestnictwa.

5. Platformy online
Gamifikację można również wykorzystać w przypadku spotkań online. Platformy wideo mogą być rozbudowane o funkcje typowe dla gier, takie jak czaty, emotikony, badge'y czy rankingi uczestników. Można też stworzyć dedykowane wirtualne pokoje zagadek związane z tematami wydarzenia.

6. Feedback i oceny
Wykorzystanie gamifikacji do zbierania opinii i ocen po spotkaniu oraz połączenie go z systemem punktacji i nagród zachęci uczestników do bardziej aktywnego dzielenia się spostrzeżeniami dotyczącymi wydarzenia.

Jak widać gamifikacja ma niewątpliwy potencjał do rewolucjonizowania kongresów i konferencji, przekształcając je w interaktywne, angażujące i wartościowe doświadczenia. Jej wpływ na uczestników jest ogromny, dostarcza im motywacji, wzmacnia proces uczenia się, buduje więzi społeczne i stymuluje aktywność oraz eksplorację. To niezwykle skuteczne narzędzie marketingowe, które może być stosowane na wielu etapach organizacji eventu.

Autor: Patrycja Curyło, CEO i ekspertka ds. gamifikacji
Pomysłodawczyni i projektantka gier miejskich, wirtualnych i stacjonarnych, ekspertka branży edutainment, aktywna przedsiębiorczyni i trenerka. Kreatorka marek Gamescape – edukujących pokojów zagadek i gier, a także Escapecity – autorskich rozwiązań team-buildingowych i marketingowych. Twórczyni projektu adaptacji idei escape room w instytucji kultury – „Filharmonia Escape Room”, realizowanego dla Filharmonii Krakowskiej oraz laureatka projektu Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego – zagrajwsztuke.pl. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Od ponad 10 lat zajmuje się projektowaniem produktów i usług dla instytucji prywatnych i publicznych, edukacją biznesową i finansową, sprzedażą i zarządzaniem projektami. Swoje doświadczenie zawodowe i umiejętności zdobywała pracując m.in. dla takich marek jak: IBM, Intel, McDonald’s, Nestle, Mettler Toledo, DHL, Pfizer, AXA, Slofnaft i wielu innych w kraju i za granicą.
W Gamescape tworzy produkty, usługi i scenariusze w oparciu o metodę Design Thinking. Zajmuje się współpracą z kluczowymi partnerami. Rzeczniczka inkluzywnej kultury organizacji i human-centered design w biznesie.
Prywatnie pasjonatka podróży, dobrej muzyki, kultury Hiszpanii i Ameryki Łacińskiej, miłośniczka zwierząt. W wolnych chwilach gra na fortepianie.