Ryzyka finansowe projektów eventowych

Głośne odwołanie Fest Festivalu, który miał się odbyć latem w Chorzowie, wielu agencjom eventowym dało do myślenia i skłoniło do jeszcze mocniejszego skoncentrowania się na ryzykach, jakie niesie ze sobą organizacja eventu. Efektywność finansowa projektów eventowych to nie tylko kwestia zachowania równowagi między przychodami, a kosztami. To także umiejętność zarządzania różnymi czynnikami wpływającymi na wynik finansowy i ryzyka towarzyszące organizacji wydarzeń. Oczywiście w branży eventowej mamy do czynienia z różnym finansowaniem projektów eventowych. O Fest Festivalu powiedziane zostało już bardzo wiele. W tym artykule chcemy jednak rozważyć ryzyka i różne aspekty efektywności finansowej projektów eventowych zarówno dla agencji eventowych, jak i klientów zlecających im organizację wydarzeń.
 
Koszty agencji eventowej
Mówiąc o ryzyku finansowym projektów eventowych, zacznijmy od podstaw. Właściciele agencji eventowych doskonale wiedzą, że koszty dzielimy na koszty stałe i koszty eventowe. Jak wskazuje agencja eventowa FSWO, od ponad 15 lat działająca w branży wydarzeń, koszty stałe – takie jak wynagrodzenia pracowników, wynajem biura, inwestycje, leasingi i inne – są niezależne od projektu i trzeba je pokryć bez względu na to, czy dany projekt jest rentowny. Koszty eventowe to natomiast te, które są bezpośrednio związane z danym projektem, takie jak: wynajem venue, atrakcje, catering, marketing, dodatkowi pracownicy. I tutaj o tyle, na ile łatwo jest zabudżetować wydarzenie, określone pozycje w rozbudowanych kalkulacjach, o tyle uwzględnienie w nich kosztów stałych i zaplanowanie ich w trakcie budowania kosztorysu eventowego, nie jest powszechnie stosowaną praktyką.

Wiele agencji zajmujących się eventami zastanawia się, gdzie i czy w ogóle pokazywać, ile agencja zarabia na organizacji wydarzenia. Są jednak także klienci, którzy wymagają współpracy na tzw. „otwartych księgach”, czyli na zasadzie jawności dokumentów kosztowych związanych na przykład ze współpracą z podwykonawcami. Wiele agencji chce transparentnych rozliczeń i wykazuje konkretną marżę lub prowizję na realizowanym projekcie eventowym. To właśnie ona służy pokryciu kosztów stałych agencji i generowaniu zysku, który przecież w każdym biznesie jest kluczowy. Dlatego, jako klient, który chce zrealizować projekt eventowy, warto zastanowić się czy marża na poziomie 3 proc. to marża, którą zaakceptowalibyśmy we własnym biznesie?
Nawet w przypadku projektów eventowych w 100 proc. finansowanych przez klienta istnieje ryzyko niedoszacowania kosztów i finalnie słaba rentowność całej agencji z prowadzonego biznesu.
Dlaczego? Słowem klucz jest tutaj termin płatności.

W tym miejscu zadajmy sobie pytanie: jaki jest koszt finansowania projektu, którego termin płatności następuje 30 czy 60 dni po evencie? Każda agencja eventowa ponosi koszty od momentu rozpoczęcia planowania wydarzenia. Po potwierdzonym budżecie rozpoczynają się działania, produkcja materiałów, zakupy. Oznacza to, że agencja już ponosi koszty związane z eventem, który odbędzie się dopiero za (na przykład) dwa miesiące. Do tego dochodzą dwa miesiące terminu płatności – czyli agencja tak naprawdę kredytuje klienta przez okres czterech miesięcy.
Dla każdej agencji organizującej eventy, najlepsze byłyby oczywiście sytuacje idealne – takie, gdy agencja i klient mają zbudowane długotrwałe relacje poparte wcześniejszymi udanymi realizacjami i wzajemnym zaufaniem lub takie, gdy klient od początku do końca projektu partycypuje w jego kosztach. W dobie szalejącej inflacji, złotą sytuacją jest także uzgodnienie płatności na poziomie 30 dni, co pozwala agencji uniknąć problemów związanych z inflacją. Takie kontrakty zdarzają się jednak rzadko, dlatego warto zastanowić się, jakie ryzyka związane z organizacją wydarzeń ponosi agencja, a jakie klient, i podjąć środki minimalizujące lub niwelujące zagrożenia.
 
Sytuacje trudne dla agencji eventowych i klientów
W tej kategorii na pierwszym miejscu wymienić należy opóźnienia w płatnościach. Są one niekorzystne dla agencji, ponieważ mogą prowadzić do spadku marży z powodu inflacji. Dlatego ważne jest, aby klient rozliczał się z agencją w ustalonych terminach, nieprzekraczających 60 dni. Ryzykiem, które nierzadko jest pewnym wyzwaniem dla agencji, jest specyficzne podejście celebrytów i gwiazd, które mają wystąpić podczas wydarzenia oraz zapisy w sporządzanych umowach. Mowa o sytuacjach takich, jak „prawo gwiazdy” do spóźnienia się na event lub niepojawienie się na zakontraktowanym evencie bez konieczności ponoszenia konsekwencji finansowych. Praktyką stosowaną przez klientów jest ujmowanie w umowach kar za kwestie, na które sama agencja nie ma wpływu. Tutaj kluczowa jest dokładna weryfikacja wymogów i dokumentów przez agencję oraz zabezpieczenie wspólnych interesów. Agencja powinna poinformować klienta o możliwych ryzykach, takich jak „prawo gwiazdy” czy dość podstawowe zagadnienia związane z riderem nie tylko technicznym, ale też gastronomicznym i noclegowym, które są często pomijane przez klientów na własną rękę weryfikujących cenniki gwiazd.
Kolejnym ryzykiem, z którym mierzą się organizatorzy wydarzeń, jest krótki czas na przygotowanie eventu. Taka sytuacja wymusza na organizatorach korzystanie z aktualnie dostępnych rozwiązań, które często są po prostu droższe.
 
Sytuacja nieprzewidziane lub takie, na które agencja i klient nie mają wpływu
Zdarza się, że projekty eventowe są poddawane nieprzewidzianym okolicznościom przed planowanym wydarzeniem lub już w jego trakcie. Przykładem pierwszego z nich może być zmiana terminu wydarzenie spowodowana warunkami atmosferycznymi lub sytuacjami, na które agencje nie mają wpływu (typu żałoba narodowa), odwołanie wydarzenia w związku z zagrożeniem epidemicznym. W odniesieniu do drugiego – mowa o awariach, do których najczęściej zaliczamy awarie prądu. Do najbardziej ryzykownych należą wypadki, przed którymi agencja musi zabezpieczyć się w maksymalnym stopniu. O bezpieczeństwie podczas eventów pisaliśmy TUTAJ. Agencje muszą być elastyczne i gotowe do reakcji w przypadku takich sytuacji, co może mieć wpływ na koszty i efektywność projektu. Biorąc pod uwagę czynniki ekonomiczne, na które żadna agencja nie ma wpływu, można tutaj wymienić inflację, która w przypadku długoterminowych projektów wpływa na opłacalność projektów dla agencji.
 
Sytuacje działające na korzyść agencji i klienta
Odpowiedni zapas czasu na zorganizowanie eventu może przynieść nawet 15 proc. oszczędności w budżecie projektu, poprzez np. wcześniejsze umowy z podwykonawcami. Niewiązanie się od początku ściśle określonymi datami daje agencji możliwość wyboru dat oraz większe pole do manewru z podwykonawcami (hotele, lokalizacje). Bardzo istotna jest również kwestia ubezpieczenia. Ubezpieczenie OC agencji eventowej jest niezwykle ważne i obowiązkowe przy współpracy z większymi klientami. Warto jednak zastanowić się nad dodatkowymi produktami ubezpieczeniowymi, których na rynku jest coraz więcej, np. ubezpieczenie na wypadek niepojawienia się gwiazdy na wydarzeniu. Są to dodatkowe koszty, które powinien rozważyć zarówno klient, jak i agencja.
 
Sytuacje, których można uniknąć dzięki odpowiedniemu przygotowaniu
Zdaniem agencji eventowej FSWO, każdy organizator eventu jest w stanie poniekąd zabezpieczyć się przed potencjalnymi ryzykami towarzyszącymi organizacji eventów. Przede wszystkich agencja eventowa powinna sprawdzić w dostępnych rejestrach, czy klient jest wypłacalny. To samo dotyczy klienta – on również powinien zweryfikować agencję pod kątem finansowym. Dodatkowo przy organizacji dużych projektów pewniejszym partnerem jest agencja o strukturze spółki, z pełną księgowością i łatwiejszą weryfikacją, niż zwykła działalność gospodarcza. Dla agencji ważne jest unikanie kredytowania klientów, negocjowanie szybkich płatności w zamian za rabaty i stała weryfikacja rynku pod kątem nowych podwykonawców i dostępnych rozwiązań. Klientom zalecamy szczegółowe omówienie budżetu z agencją. W tym miejscu warto dodać, że jednym z kluczowych aspektów zarządzania projektami eventowymi jest budowanie świadomości klienta o potencjalnych zagrożeniach. Klienci powinni być informowani o ryzykach związanych z projektem i być gotowi na ewentualne zmiany w planach.
 
Ryzyka finansowe projektów i świadomość ich efektywności finansowej wymaga kompleksowego podejścia, uwzględniającego wiele czynników, zarządzanie ryzykiem i współpracę między agencją a klientem. Właściwe planowanie, elastyczność i kontrola kosztów są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Agencje mają wiele rozwiązań w różnych budżetach, które klient powinien szczegółowo omówić przy planowaniu wydarzenia, a następnie na każdym etapie weryfikować czy wszystkie elementy z budżetu są realizowane.

ARTYKUŁ PARTNERA