Wojciech S. Wocław: O roli prowadzącego na kongresach i konferencjach

Prowadzący jest wizytówką wydarzenia. Pojawia się przed gośćmi jako pierwszy i znika im z oczu jako ostatni. W czasie konferencji czy kongresu wchodzi na scenę najczęściej. Rozpoczyna wydarzenie, zapowiada gości, „kieruje ruchem” podczas całego eventu, nierzadko prowadzi panele i debaty, podsumowuje spotkanie. Na czym polega jego rola?
Pisze Wojciech S. Wocław w cyklu „Okiem eksperta Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce”
 
Jednym z najważniejszych zadań prowadzącego jest budowanie odpowiedniej atmosfery konferencji lub kongresu. Ciepłej, akceptującej, stwarzającej przestrzeń
 dla występujących i uczestników wydarzenia, inkluzywnej. Dowcipas-sarkasta w roli gospodarza może i będzie bawić część gości wśród publiczności, ale dla większość tych, którzy za chwilę będą mieli pojawić się na scenie będzie raczej powodem dodatkowego stresu. Przyczyną tłoczących się w głowie pytań o to, co za moment powie, jaki zrobi przytyk, jak zareagować na ewentualny komentarz itd. Nie ma sensu dokładać stresu i zmartwień tym wszystkim, którzy za chwilę będą musieli się zmierzyć z jednym z najtrudniejszych wyzwań, czyli z wystąpieniem publicznym. Wręcz przeciwnie… Lepiej na przykład podejść do występujących przed rozpoczęciem wydarzenia, przedstawić się i przywitać.
 
Prowadzący powinien kierować światło „reflektora” na gości, a nie na siebie. Zawsze powtarzam, że największym błędem konferansjera jest to, gdy zapomni, że i tak już jest na środku. Zapowiedź jest jak dywan, który kładzie się przed kimś. Sam staram się, aby ten, który ja rozwijam, był zawsze czerwony i miękki. Naturalnie, nie można przesadzić, bo to przyniosłoby odwrotne skutki. Rzecz w tym, żeby każdego mówcę czy prelegenta zapowiadać w taki sposób, żeby już na wstępie pozwoliło mu to poczuć się lepiej, pewniej, wyjątkowo. Tak, żeby dodało mu to otuchy, dodatkowej pewności siebie, a słuchaczom — przekonania, że będą mieli do czynienia z ekspertem, z kimś, kto ma odpowiednią wiedzę, doświadczenie, kto się na temacie zna i komu warto będzie poświęcić chwilę.
 
Gospodarz pozwala swoim gościom rozkwitać i rozwijać skrzydła. Co to znaczy? Jeśli decyduję się na to, aby spuentować czyjeś wystąpienie, nawiązać do niego albo wejść z kimś w interakcję, to robię to zawsze w duchu życzliwości do tej osoby. Unikam ironii, która, owszem, przynosi nie raz znakomite efekty, ale potrafi też zranić.
 
Prowadzący musi pamiętać, że osoby, które występują na scenie nie mają tak dużego doświadczenia jak on. O klasie i o dużym doświadczeniu konferansjera świadczy na przykład to, kiedy potrafi zrezygnować z jakiegoś pomysłu na swój wstęp, jeśli odkrywa, że gospodarz całego wydarzenia (szef jakiejś firmy lub instytucji) właśnie to planuje powiedzieć w swoim wystąpieniu otwierającym wydarzenie. Sam staram się zawsze to wybadać i na tej podstawie tak ułożyć początek, żeby nie „podbierać” kwestii osobie, która wystąpi po mnie. Dowodem prawdziwej klasy jest to, kiedy prowadzący potrafi komuś podpowiedzieć jakąś błyskotliwą puentę albo ciekawy komentarz. Podarować ją niczym upominek.
 
Konferencja lub kongres to nie telewizyjny program rozrywkowy ani gala MMA. Prowadzący powinien o tym dobrze wiedzieć i nie mylić sceny z ringiem ani kanapą popularnego show. Dobry konferansjer potrafi stworzyć na scenie przestrzeń do wypowiedzi, do rozmowy, do wzajemnej inspiracji, niekoniecznie do polemiki, a już na pewno nie do kłótni.
 
Prowadzący musi bardzo dobrze przygotować się do prowadzenia wydarzenia. Powinien znać cel, program, prelegentów oraz — na ile to możliwe — tematykę konferencji. Dobrze, jeśli prowadzenie debaty poprzedza kontakt z prelegentami. Pozwala to na osiągnięcie lepszych efektów. Prowadzący musi mieć plan na to, co zrobić w trudnej sytuacji. Kowbojski luz spod znaku „patrzę na scenariusz na pięć minut przed i działam” sprawdzi się w 95 procentach przypadków, ale w pozostałych pięciu już nie. Profesjonalistę od amatora różni tymczasem to, że jest przygotowany właśnie na te 5 procent…

Liczy się w końcu to, jakim językiem posługuje się prowadzący. I nie chodzi tu tylko i wyłącznie o poprawność językową, ale o dostosowanie języka do okazji. Posługiwanie się błyskotliwą angielszczyzną, językiem pełnym popisów retorycznych na międzynarodowej konferencji, na której angielski to dla przytłaczającej większości drugi język, może przynieść odwrotne skutki. Dla odbiorców taki język może stanowić barierę komunikacyjną, a przede wszystkich dawać poczucie braku odpowiedniego wykształcenia.
 
Prowadzący musi znać zasady savoir-vivre’u i etykiety, które pomagają nie tylko w wielu zwykłych sytuacjach w kulisach wydarzenia, np. przy bufecie, ale również na scenie, m.in. w szybkim ustaleniu odpowiedzi na takie pytania, jak to kogo przed kim powitać, jak kogo tytułować. Prowadzący powinien umieć doskonale dopasować strój do wydarzenia i nie zapominać, że dana konferencja czy kongres to dla niego dzień pracy, a nie wybieg czy rewia mody. Strój powinien być tłem dla profesjonalizmu prowadzącego. Nie może grać pierwszych skrzypiec. W tej dziedzinie prowadzący nie może popełniać błędów.
 
Powiedziałbym, że prowadzący jest dla wydarzenia w jakiejś mierze tym, czym perfumy są dla stroju. W jakimś sensie ma być niewidoczny. To nie on jest przecież najważniejszą częścią konferencji czy kongresu, a jednak oddziałuje na wszystkich i sprawia, że ludzie — czy ci przed sceną, czy na scenie — czują się albo dobrze, albo kręcą nosem, ilekroć go widzą i słyszą. Perfumy można mieć byle jakie i jakoś pachnieć. Wszyscy chyba jednak wolimy sięgać po nie świadomie… Z konferansjerami powinno być podobnie. Pamięć o tym to już jednak zadanie dla organizatorów wydarzeń.

Autor: Wojciech S. Wocław – konferansjer, publicysta, popularyzator i trener etykiety w biznesie oraz wystąpień publicznych, przedsiębiorca. Od wielu lat pomaga Polakom budować pewność siebie w życiu i w pracy. Udowadnia, że sztuka pięknego życia może być przyjazna i dostępna dla każdego.
Autor książek pt. „Savoir-vivre, czyli jak ułatwić sobie życie” oraz „Etykieta w biznesie, czyli jak ułatwić sobie życie w pracy” i filmowych poradników, które można oglądać na kanale Wojciech S. Wocław w serwisie YouTube. Na Tik Toku śledzi go ponad 300 tysięcy osób. Prowadzi szkolenia z savoir-vivre’u, etykiety w biznesie, dress code’u i wystąpień publicznych. Jest stałym gościem programów telewizyjnych i radiowych.
Jako konferansjer specjalizuje się w prowadzeniu wymagających i eleganckich wydarzeń dla biznesu i instytucji publicznych. Wystąpił do tej pory w 10 krajach na 4 kontynentach. W 2017 roku jego nazwisko pojawiło się w rankingu najlepszych prowadzących magazynu „Press”. Tworzy scenariusze i reżyseruje eventy biznesowe. Regularnie współpracuje z największymi krajowymi i zagranicznymi firmami, prowadzi też zajęcia na uczelniach wyższych.

Cykl: Okiem eksperta SKKP
Członkowie Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce poruszą kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem i rozwojem przemysłu spotkań, w szczególności rynkiem konferencji w Polsce i na świecie. W opracowaniach pojawią się m.in. aspekty prawne, porady, omówienie problemów i wyzwań, inspiracje.