Wśród organizatorów incentive travel umiarkowany optymizm

1200 wyjazdów incentive travel i ponad miliard złotych obrotów w 2023 – to wyniki dziewiątej edycji Barometru SOIT, który badał działania agencji zrzeszonych w Stowarzyszeniu Organizatorów Incentive Travel (SOIT). Jednak nastroje właścicieli agencji incentive travel i zarządzających tego typu biurami nie idą w parze z bardzo dobrymi rezultatami biznesowymi. Dlaczego?

We wrześniu na konferencji prasowej w Hotelu Hilton Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel zaprezentowało wyniki 9. edycji badania Barometr SOIT – pierwszej i jedynej w Polsce inicjatywy podejmującej wyzwanie zmierzenia polskiego rynku podróży motywacyjnych. Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel od 2014 roku systematycznie przeprowadza badanie Barometru wśród swoich członków. Od 2017 roku badanie przeprowadza certyfikowana agencja ABR Sesta, która również opracowała kompleksowy raport obejmujący badania z poprzednich lat. Autorem, inicjatorem i pomysłodawcą Barometru jest Krzysztof Pobożniak pełniący obecnie funkcję wiceprezasa zarządu stowarzyszenia do spraw finansowych.
Tegoroczna edycja Barometru SOIT pokazuje wyniki z 2023 roku oraz prognozę na 2024 rok, z których jasno wynika, jak agencje radzą sobie w popandemicznym świecie, świecie, w którym wojna za naszą wschodnią granicą i bardzo szybko zmieniające się czynniki makro- i mikroekonomiczne w diametralny sposób zmieniają naszą rzeczywistość. Po raz pierwszy badanie zostało poszerzone o polskie realizacje, które stanowią całkiem pokaźną część biznesów agencji członkowskich.
Ostatnie pytanie dotyczyło nastrojów właścicieli agencji, a oto kluczowe wnioski tej części Barometru:

pandemia koronawirusa wywołała najgorsze nastroje uczestników badania w historii Barometru SOIT
w 2021 roku odnotowano znaczną poprawę, jednak nadal prawie 60 proc. uczestników badania deklarowało niski poziom satysfakcji
rok 2022 przyniósł znaczną poprawę nastrojów właścicieli i osób zarządzających firmami, jednak rekordowy optymizm odnotowany w 2019 roku nie powrócił
w roku 2023 widoczny jest spadek najwyższych ocen, natomiast prawie połowa badanych firm wskazała niskie oceny satysfakcji – do 5.

Co na to wpływa, zapytaliśmy właścicieli i dyrektorów zarządzających kilku agencji zrzeszonych w SOIT.

Łukasz Adamowicz, Grupa BFC, przedstawiciel SOIT w Radzie Polskiej Organizacji Turystycznej: Obserwujemy na rynku coraz więcej czarnych łabędzi, ale żadna firma z SOIT nie zamknęła swojej działalności
Joanna Jabłońska, Active Zone: Wzrósł poziom przygotowywania i organizowania przetargów
Grażyna Łukaszyk, NU Horizons: Stwierdzenie, że jedyna pewna rzecz to zmiana, nabrało nowego znaczenia
Sylwia Sadoch, Travel Concierge, członkini zarządu SOIT: Gdy buduje się fundamenty, a nie maszty, łatwiej jest sprostać trudnościom
Agnieszka Słowik, Flower Travel, członkini zarządu SOIT: Jesteśmy mistrzami zarządzania kryzysowego
Anastazja Szerkus, Conqueror Travel Club: W tej beczce miodu, musimy mieć na uwadze sytuację geopolityczną, ekonomiczną, klimatyczną i wynikające z nich wyzwania
Grażyna Woźniczka, Polka Travel, wiceprezes SOIT ds. komunikacji i PR: Po pandemii mierzymy się ze wzrostem cen biletów lotniczych i gorszą dostępnością usług

Łukasz Adamowicz, wiceprezes Grupy BFC, przedstawiciel SOIT w Radzie Polskiej Organizacji Turystycznej: Obserwujemy na rynku coraz więcej czarnych łabędzi, ale żadna firma z SOIT nie zamknęła swojej działalności
Wyniki satysfakcji właścicieli agencji incentive travel, jakie otrzymaliśmy w tegorocznym badaniu Barometr SOIT, skłaniają do zastanowienia. Wartość rynku zagranicznych wyjazdów motywacyjnych przekroczyła miliard złotych, agencje notują wzrost obrotów, liczby realizacji i zwiększone zatrudnienie. Jednocześnie nastrój właścicieli wyraźnie się obniżył. Wydaje się, że wyniki te nie idą w parzę. Ja jednak uważam, że są dla nich dwa wytłumaczenia. Pierwsze to doświadczenie. Obserwujemy na rynku coraz więcej czarnych łabędzi czy NNO, które uniemożliwiają realizacje części lub całości wyjazdów. Powodzie, huragany, odwołane loty te wszystkie wydarzenia są potencjalnie podstawą dla nas profesjonalnych organizatorów do zapewnienia klientom zwrotów (zgodnie z ustawą o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych). Jednocześnie jako organizatorzy nie otrzymujemy tych zwrotów od naszych podwykonawców, takich jak linie lotnicze czy hotele. Jest to ogromne obciążenie biznesów i ryzyko wpływające na ocenę rynku. Jest to także element biznesowo niesprawiedliwy, który należałoby poprawić legislacyjnie. Drugim wytłumaczeniem jest wypalenie. Właściciele, zarządy agencji incentive, doprowadzili swoje firmy do podobnych poziomów co przed pandemią. Żadna firma z SOIT nie zamknęła swojej działalności. Zostało to okupione pracą często ponad normę To przemęczenie powszechne w turystyce odbija się na nastrojach właścicieli. Ważne, aby pamiętać o work life balance.

Joanna Jabłońska, współwłaścicielka i dyrektor zarządzająca, Active Zone: Wzrósł poziom przygotowywania i organizowania przetargów
Wyniki kolejnej, 9. edycji, badania Barmoteru pokazują, że polski rynek wyjazdów incentive dojrzewa i stabilizuje się. Firmy coraz częściej świadomie i regularnie wybierają organizację wyjazdu incentive jako narzędzia biznesowego. Wzrasta liczba zapytań o organizację wyjazdów zarówno w Europie, jak i do krajów poza europejskich. W dzisiejszych czasach zaczynają się liczyć przeżycia i doznania, a nie tylko wynagrodzenie materialne. Nakłada to na agencje większe oczekiwania odnośnie do oferowanych atrakcji i kierunków.
Działy zakupów i marketingu zyskały doświadczenie i, co jest dla naszej branży istotne, wiedzę w zakresie koniecznych do poniesienia kosztów, ale także oczekiwań związanych z wyjazdem i jego rolą. Coraz częściej zakładane budżety są do tych oczekiwań i destynacji dopasowane. W mojej ocenie wzrósł poziom przygotowywania i organizowania przetargów. Precyzowane są wymagania, opisywana grupa docelowa, cel, jaki ma zostać osiągnięty przy pomocy wyjazdu, podawane są zaplanowane budżety. Firmy coraz częściej poddają merytorycznej weryfikacji zapraszane do przetargu agencje. Dzięki temu w przygotowaniu ofert bierze udział mniejsza, ale starannie wybrana liczba agencji. Ogranicza to liczbę zapytań wysyłanych do tych samych linii lotniczych i hoteli z pytaniem o tę samą grupę. Zyskuje na tym klient, bo nie tworzy się overbooking, więc ceny usług nie zawyżają się sztucznie. Zyskują na tym także agencje i podwykonawcy. Z najnowszego barometru wynika, że wydłuża się także czas, jaki agencje dostają na przygotowanie ofert. Dzięki temu klienci otrzymują starannie opracowane i rzetelne propozycje.
Podsumowując, polski rynek wyjazdów incentive rozwija się i dojrzewa. Rozwija się i dojrzewa także cała branża z nim związana, dzięki czemu współpraca między klientami a agencjami staje się lepsza z korzyścią dla kolejnych projektów motywujących i integrujących pracowników i partnerów. To bardzo dobrze, ponieważ wzrastają także wymagania samych uczestników, którzy doceniają jakość i unikalność imprez, na które są zapraszani.

Grażyna Łukaszyk, dyrektor sprzedaży i członek zarządu NU Horizons: Stwierdzenie, że jedyna pewna rzecz to zmiana, nabrało nowego znaczenia
Barometr SOIT wyraźnie pokazał, że agencje zrzeszone w SOIT przebiły wynik rekordowego roku 2019, zarówno pod względem liczby wyjazdów, jak również budżetów. Skąd więc pesymizm? Po pierwsze, pandemia pokazała, że może wydarzyć się niemożliwe, świat się zatrzymał. Po drugie, sytuacja geopolityczna jest coraz bardziej niestabilna. Jest także wiele innych problemów, z którymi borykamy się w codziennej pracy. Po pandemii ogromna rzesza specjalistów (*w skali całego świata) odeszła z branży. Jakość usług spadła, brakuje także miejsc dla grup w samolotach i hotelach. Ceny świadczeń rosną. Linie lotnicze, w tym regularne, zmieniają godziny przelotów lub odwołują rejsy, co powoduje efekt domina. Aby utrzymać najwyższą jakość usług, w każdy projekt musimy włożyć dużo więcej pracy, musimy wręcz walczyć o rezerwacje, szukać rozwiązań, dynamicznie reagować na zmianę. To my bierzemy na siebie cały ciężar realizacji projektu, oczywiście zawsze tak było, jednak wymaga to aktualnie dużo większego wysiłku. Stwierdzenie, że jedyna pewna rzecz to zmiana, nabrało nowego znaczenia. Mierzymy się ze zmianami każdego dnia.
Zmieniły się także proporcje pomiędzy klientami MICE a klientami indywidualnymi, naszym partnerom nie zależy już na grupach tak mocno jak przed pandemią. A wzrost budżetów na wyjazdy tak naprawdę wymuszony został przez sytuację rynkową.
Osobiście, pomimo różnych przeciwności, wciąż pozostaję „umiarkowaną optymistką”. Umiarkowaną, gdyż trzeba wywalczyć dla klienta wszystkie świadczenia, znaleźć rozwiązania, optymistką, ponieważ liczba wyjazdów w 2024 rok i prognozy na 2025 pokazują, jak wielka jest potrzeba podróżowania, doświadczania, poznawania, odkrywania, budowania bezpośredniej relacji z innymi ludźmi. Zrealizowaliśmy wiele projektów, z których jesteśmy dumni. Z drugiej strony to, co utrudnia mi codzienną pracę, to dużo mniejsza dostępność miejsc, walka o potwierdzenie świadczeń, gorsza komunikacja z dostawcami, opóźnienia lub odwołania rejsów. Świat nie znosi próżni, wierzę, że powoli wszystko będzie się stabilizować. Jednak ceny na pewno nie będą spadać i należy być tego świadomym.

Sylwia Sadoch, założycielka i współwłaścicielka Travel Concierge, członkini zarządu SOIT: Gdy buduje się fundamenty, a nie maszty, łatwiej jest sprostać trudnościom
Narzędzie, którego używa nasze stowarzyszenie, pozwala nam zobaczyć, w jakim miejscu się plasujemy pośród naszej konkurencji, pod względem m.in. liczby realizowanych wyjazdów czy przychodów, wielkości tych wyjazdów czy też pokazuje aktualne trendy kierunków wyjazdów. Dzięki Barometrowi mierzymy siebie oraz próbujemy zmierzyć rynek. Większość danych opiera się na liczbach i konkretach. Wzrosła liczba zapytań, co można by brać za pozytywną tendencję, aczkolwiek oznacza to również, że coraz więcej korporacji wraca do nawyków sprzed pandemii, zapraszając do przetargów większą liczbę agencji. Przysparza to nie tylko więcej pracy i kosztów po stronie biura, linii lotniczych, hoteli i dostawców, ale w dużej mierze zamyka możliwości negocjacji dla klienta, wydłużając znacznie proces wyboru i decyzji, co jeszcze bardziej niekorzystnie wpływa m.in. na finalny poziom cen i warunki kontraktów.
Pandemia pokazała, iż nic nie jest nam dane na zawsze i rzeczywistość oraz okoliczności, w których budujemy i prowadzimy nasze biznesy, mogą zmienić się diametralnie z dnia na dzień. W dużej mierze w tym aspekcie upatruję wyniki Barometru w zakresie nastrojów właścicieli, które prawie 50 procent z nas ocenia jako mało satysfakcjonujące. W Travel Concierge patrzymy optymistycznie w przyszłość, z pandemii, mimo braku pomocy systemowej z uwagi na model biznesowy, który wybraliśmy, wyszliśmy mimo wszystko silniejsi, rozwijamy się i umacniamy naszą pozycję na rynku. Gdy buduje się fundamenty, a nie maszty, zdecydowanie łatwiej jest sprostać trudnościom, mimo iż specyfika naszej branży, powoduje, że nieustannie jesteśmy narażeni na ryzyko, które może nadejść z najmniej spodziewanej strony.

Agnieszka Słowik, prezes zarządu i właścicielka Flower Travel, członkini zarządu SOIT: Jesteśmy mistrzami zarządzania kryzysowego
Zastanawiałam się długo co myślę o incentiveach na przyszłość. Z jednej strony nie mogę narzekać. Nasze obroty we Flower Travel rosną z roku na rok. Pandemia pokazała, w jak dobrej finansowej kondycji jesteśmy, ostrożnie i racjonalnie dysponując finansowymi zasobami firmy. Przekonaliśmy się, że zaufanie do nas i nasze do stałych klientów jest obustronne.
Niemniej patrząc, ile nieprzewidzianych sytuacji otacza nas w trakcie całej działalności, moje pozytywne nastawienie spada diametralnie. Każdy konflikt zbrojny, których jest coraz więcej na świecie ma odbicie w wahaniach walut. To znacznie wpływa na naszą działalność i finanse. Samoloty muszą latać okrężnymi drogami, co wpływa na długości przelotów i komfort psychiczny podroży.
I co najtrudniejsze. Nieprzewidziane sytuacje zmuszają nas do zmian programu w ostatniej chwili. Jest to zarówno kosztowne, co czasochłonne. Jesteśmy mistrzami zarządzania kryzysowego. Linie lotnicze przyzwyczaiły się, że każde opóźnienie, overbooking zrzuca w odpowiedzialności na nas organizatorów. Oni „tylko” opóźniają lot, a my ponosimy koszty transferów, dodatkowych kolacji czy noclegowe. Klient tego oczekuje, ubezpieczenie nie obejmuje, a linia wypłaci pieniądze… indywidualnym uczestnikom.
Praca w incentive staje się z roku na rok bardziej stresująca, bardziej wymagająca. Tylko dobra współpraca z klientem, wzajemne zrozumienie i szacunek pozwalają na wyjście z opresji. Zgodnie z zasadą „najważniejsze, żeby wszyscy byli bezpieczni i zaopiekowani”.
W SOIT pracujemy wraz z ubezpieczycielami nad specjalnym ubezpieczeniem obejmującym takie sytuacje. Bardzo liczę i czekam na efekty, bo to znaczenie poprawi bezpieczeństwo naszej pracy.
Czyli jak na karuzeli. Cieszymy się, że pracy mamy bardzo dużo, ale stresujemy się nieprzewidzianymi sytuacjami każdego dnia.

Anastazja Szerkus, CEO, właścicielka, Conqueror Travel Club: W tej beczce miodu, musimy mieć na uwadze sytuację geopolityczną, ekonomiczną, klimatyczną i wynikające z nich wyzwania
Wyniki barometru pokazały optymistyczne dane w obszarze liczby realizowanych wyjazdów oraz wartości rynku incentive. W dobie wysokiej konkurencji w różnych dziedzinach, wyjazd incentive jako narzędzie biznesowe, jako sposób na skuteczną motywację jest wciąż ważne i wykorzystywane. Wzmożona liczba zapytań ofertowych i realizacji w 2023 roku i dobre półrocze 2024 oraz prognozy na 2024 pozwalają na optymizm. Jednak tak jak wskazane było w barometrze i mój optymizm jest „warunkowy” zawsze w tej beczce miodu, musimy mieć na uwadze sytuację geopolityczną, ekonomiczną, klimatyczną i wynikające z nich wyzwania. Turystyka jest bardzo wrażliwa na każde odchylenia od normy. Jako agencja cały czas musimy być czujni, „agile” dostosowywać nasze działania, plany, kreacje programów do nowych sytuacji i trendów.
Inflacja przyniosła znaczący wzrost kosztów usług. Jednak, podobnie jak w innych agencjach, nie odnotowuję znaczącego podniesienia budżetów na wyjazdy. Jeśli budżet pozostaje na podobnym do 2023 r. poziomie kreujemy programy krótsze, a klienci decydują się na mniej liczne grupy. Jest to zauważalne, zwłaszcza jeśli chodzi o wyjazdy dalekie, tzw. egzotyczne. Normą są w tym roku i tak przewiduję na 2025 wyjazdy na 5-6 nocy. Optymistycznie patrzę na wzrost konkurencji na rynku lotniczym.
Silna pozycja Turkish Airlines, nowe połączenia Etihad Airways i Air Arabia pozwalają liczyć na to, że wkrótce szalone ceny biletów zatrzymają się i będziemy mogli tworzyć ciekawsze programy, gdyż koszt biletów lotniczych pochłania obecnie nierzadko 1/3 budżetu wyjazdowego.
Tak jak w innych agencjach nadal bardzo popularne są u nas krótsze wyjazdy europejskie i kraje: Hiszpania, Malta, Grecja, Włochy. Coraz mniej korzystam z połączeń czarterowych touroperatorów.
Obecnie i nam, i klientom towarzyszą obawy o zasięg i skutki konfliktu na Bliskim Wschodzie.
Czy będzie miało to wpływ na wyniki kolejnego barometru, tego dowiemy się za rok, ale już dziś musimy o tym myśleć.

Grażyna Woźniczka, CEO, współwłaścicielka Polka Travel, wiceprezes SOIT do spraw komunikacji i PR: Po pandemii mierzymy się ze wzrostem cen biletów lotniczych i gorszą dostępnością usług
Wyniki Barometru, zwłaszcza te dotyczące liczby realizowanych wyjazdów oraz wygenerowanego obrotu przez firmy zrzeszone w stowarzyszeniu powinny nastrajać nas optymistycznie, a jednak nasz optymizm jest umiarkowany. Czy ja osobiście postrzegam je optymistycznie? Patrząc na kondycję firmy, na pewno tak: liczba klientów oraz obroty Polka Travel rosną, rozwijamy się, powiększyliśmy zespół, w czasie pandemii stworzyliśmy nową markę, która ma na celu promować incentive w oparciu o Polskę regionalną. W 2023 i 2024 mieliśmy sporo ciekawych, wymagających realizacji, zmieniły się potrzeby klientów, którzy obecnie stawiają na ciekawe programy, destynacje i przede wszystkim możliwość doświadczania w podróży, poszukiwania autentyczności. W Polka Travel postawiliśmy też na nowe logo i wizerunek firmy, który odzwierciedla naszą filozofię podróży. Zatem mamy wiele powodów do zadowolenia, a jednak mój optymizm jest umiarkowany. Mam świadomość, jak bardzo zmienił się rynek wyjazdów incentive po pandemii. Od dwóch lat obserwujemy wzrost cen biletów lotniczych, mierzymy się z gorszą dostępnością usług w postaci hoteli, restauracji, gdyż po pandemii wiele obiektów nastawionych jest na klienta indywidualnego. Linie lotnicze, hotele, restauracje mają coraz krótsze terminy bezkosztowych rezerwacji, tym samym, by zagwarantować cenę, musimy mobilizować klientów do szybko podejmowanych decyzji, co nie zawsze spotyka się ze zrozumieniem. Dużym problemem stał się brak kadry, zwłaszcza pilotów, animatorów. W czasie pandemii wielu z nich musiało szukać zatrudnienia w innych sektorach i nie wrócili już do pracy w turystyce, podobnie jest z projekt managerami. Obserwujemy duże braki w tych sektorach i ogromną potrzebę edukacji i przygotowania kadr, stąd w ramach działalności Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel podjęliśmy inicjatywę organizacji szkoleń dla pilotów incentive oraz projekt managerów. W tym roku, w grudniu planujemy drugą edycję szkolenia dla pilotów incentive.
Wracając do nastrojów, pomimo ogromnych przeciwności rynkowych oraz trudnych warunków geopolitycznych staram się być optymistką. Przetrwałyśmy pandemię, za nami wiele trudnych kryzysowych sytuacji spowodowanych działaniem linii lotniczych, hoteli, sytuacją na świecie, wszystkie je przetrwałyśmy. Doświadczyłyśmy również lojalności i wręcz troski ze strony klientów w tych najtrudniejszych momentach. Z pandemii wyszłyśmy silniejsze, z nową marką i przede wszystkim ogromną energią do działania. Cieszy mnie również to, że klienci stawiają na ciekawe programy z uwzględnieniem troski o środowisko, są bardziej uważni na otaczający ich świat, również w podróży.