Podróże służbowe – rynek z potencjałem

Rośnie popyt na podróże służbowe, na co wpływa poprawiająca się sytuacja ekonomiczna w naszym kraju. Pomimo zwiększających się kosztów wyjazdów, spowodowanych rosnącymi cenami biletów lotniczych i noclegów, rynek ten ma u nas duży potencjał rozwoju.
 
Witać to w odnotowanym w ciągu ostatnich kilku lat dwukrotnym wzroście liczby podróży lotniczych. Przewidywania mówią o nasilaniu się tego trendu, co wynika z faktu, że Polska jest liderem w zakresie wzrostu gospodarczego i przewyższa pod tym względem średnią europejską.
– Gdy w biznesie dzieje się dobrze, ma to odzwierciedlenie na rynku podróży służbowych. Obserwujemy to obecnie, mimo ciągle silnego u nas kontekstu inflacyjnego – mówił Adam Kuna, prezes zarządu BCD Travel, otwierając pierwsze Forum Liderów Business Travel odbywające się pod hasłem „Na czym stoimy. Nowe trendy w podróżach służbowych i spotkaniach”, które miało miejsce 7 kwietnia 2025, w warszawskim PURO Hotel Stare Miasto. Firmę BCD Travel w organizacji Forum wspierali Amadeus, Polskie Linie Lotnicze LOT (PLL LOT) i Netherlands Polish Chamber of Commerce. Poruszana tematyka dotyczyła nowości w branży i była okazją do networkingu.
 
Trendy na rynku business travel
Wymieniając trendy na rynku TMC (travel management company), Adam Kuna wskazał konsolidację rynku, która odbywa się od kilkunastu miesięcy na rynkach zachodnich i która spodziewana jest także w Polsce, gdzie działa wielu lokalnych graczy. Ich przejmowanie może wpłynąć na kształt rynku w naszym kraju.
Kolejnym trendem jest presja cenowa ze strony klientów, związana ze wzrostem kosztów podróży oraz z drugiej strony – z koniecznością utrzymania biur i pracowników. Pomóc w tym zakresie może rozwój nowych technologii oraz nowych optymalnych kanałów dystrybucji, ograniczających koszty.
 
Strategia i gotowość na nieprzewidywalne
Sztandarowym tematem dla każdej firmy organizującej wyjazdy jest zapewnienie bezpieczeństwa jej uczestnikom. Było to tematem przewodnim wystąpienia generała Romana Polki, byłego dowódcy Gromu, który mówił o tym, jak pokonać kryzys i jakie mogą być strategie dla biznesu i podróży w świecie zmian i niepewności.
Generał Polko, na przykładzie swoich doświadczeń zawodowych, podkreślał, że ważne jest budowanie strategii, gotowość na nieprzewidywalne sytuacje, przekonanie ludzi do trudnej pracy i wykorzystywanie pomysłowości pracowników oraz ich potencjału.
– W kryzysowych sytuacjach pokazujemy, co umiemy i czy radzimy sobie z trudnościami. Poza tym wojny nie wygrywają bohaterowie, ale kompanie bohaterów, dlatego ważne jest działanie zespołowe, także w branży wyjazdów służbowych, w której współdziałają różne firmy – mówił Roman Polko.
Podkreślił znacznie motywacji, procedur, ale także elastyczności i podejmowania decyzji, które opierają się nie tylko na wiedzy instytucjonalnej, ale i na intuicji, wynikającej z doświadczenia. – Jedyne, czego się trzeba bać, to strach, bo on paraliżuje, w obliczu wyzwań trzeba się mobilizować – zakończył.

Polska liderem w zakresie spotkań biznesowych
Z danych dotyczących rynku spotkań, przedstawionych przez Wojciecha Liszkę z Seerio podczas rozmowy z Jarosławem Hulbójem z BCD Meetings & Events, wynika, że w Polsce odbywa się więcej eventów firmowych niż w innych stolicach Europy Środkowo-Wschodniej.
W naszym regionie jesteśmy liderem, jednak w porównaniu do krajów Europy Zachodniej, wygląda to już inaczej. Na przykład w Madrycie odbywa się 40 razy więcej spotkań niż w Warszawie, co pokazuje, jaki jest potencjał tego rynku.
Dane, które pochodzą ze 167 hoteli, korzystających z systemu firmy Seerio, pokazują, że w roku 2024 odbyło się w tych obiektach 39 860 spotkań biznesowych. Średnia liczba uczestników jednego spotkania to 52,4, co oznacza spadek o 25 procent w porównaniu do poprzedniego roku, a długość jego trwania – to 1,8 dnia (podobna jak wcześniej).
– Z analiz wynika, że odbudowują się po okresie pandemii szczególnie większe spotkania, a wiele mniejszych ciągle odbywa się w sieci. Mniej jest spotkań międzynarodowych, ale mamy nadzieję, że się to zmieni – mówił Wojciech Liszka, Seerio.
Średni koszt noclegu to 435 zł netto, a koszt DDR (day delegate rate) wynosi 235 zł, średni koszt wydarzenia na osobę to 1030 zł.
Szacowana na tej podstawie wartość rynku spotkań to 2,5 miliarda złotych (dane dotyczą 167 hoteli). Udział wydarzeń z noclegami to 55 procent. Dla hoteli stanowią one 30 procent biznesu.
 
Medycyna w pięciogwiazdkowym hotelu
92 procent hoteli, w których organizowane są spotkania to hotele 4 i 5-gwiazdkowe. W roku 2024 zauważalna była tendencja, że nieco więcej (o 2,7 procent) niż wcześniej wydarzeń zorganizowano w pięciogwiazdkowych hotelach. Jednak część hoteli odchodzi od kategoryzacji, bo zapewnia to większą elastyczność działania.
Wśród dominujących branż na pierwszym miejscu jest medycyna i farmacja. 1362 firmy z tych obszarów zorganizowały w 2024 roku 5189 spotkań. Średnia powierzchnia wykorzystana podczas jednego eventu to 308 mkw. Na drugim miejscu znalazły się firmy szkoleniowe, było ich 9224, zorganizowały 3286 spotkań, a podczas jednego spotkania wykorzystano 307 mkw. powierzchni. 1220 firm z branży IT zorganizowało 3049 spotkań (wykorzystana średnia powierzchnia podczas spotkania to 283 mkw). 958 firm marketingowych, z branży PR i z mediów, było organizatorem 2541 eventów, a zajmowane podczas jednego spotkania pomieszczenia miały 529 mkw. Na piątym miejscu było 761 firm consultingowych, które zorganizowały 2358 spotkań (276 mkw powierzchni zajęło przeciętnie jedno spotkanie).
Z analiz tych danych wynika, że jest to dość rozdrobiona działalność. Jedna firma farmaceutyczna organizuje średnio 3 spotkania rocznie, a firma z branży IT – 2,5 spotkania, natomiast firmy marketingowe organizują spotkania na większej powierzchni niż inne, jednak nie przekłada się to na większą liczbę ich uczestników.
W porównaniu do wcześniejszych lat, jedynie branża IT znalazła się wyżej w tym zestawieniu. Tuż po pandemii odnotowywano także sporo eventów organizowanych przez sektor rządowy, jednak obecnie liczba ich spadła, podobnie jak wydarzeń organizowanych przez firmy ubezpieczeniowe.
Z danych Seerio wynika też, że w kategorii transient dokonano 29 2818 rezerwacji, a jej średnia wartość to 685 zł. Jedna konferencja to wartość 112 rezerwacji transientowych, a jedna firma przeznacza rocznie na wydarzenia około 1,6 mln zł.
 
Podróże służbowe ważne dla LOT-u
Podróże służbowe stanowią około 30 procent podróży realizowanych przez PLL LOT. Jest to udział szacunkowy, gdyż około 40 do 60 procent biletów przewoźnika jest sprzedawanych przez partnerów, a reszta za pomocą strony internetowej firmy. Agencje często sprzedają bilety na podróże służbowe, ale wśród nich są także takie, które skupiają się na klientach indywidualnych.
– Klienci korporacyjni są ważni dla LOT-u, z myślą o nich planujemy połączenia, na przykład zaoferowaliśmy trzy razy dziennie loty do Toronto, gdyż jest taka potrzeba. Do Brukseli samoloty latają cztery razy na dzień. Zupełnie inna jest także ścieżka pasażera biznesowego niż pozostałych pasażerów – mówił Michał Fijoł, prezes zarządu PLL LOT.
Zauważalna jest jednak także tendencja, że wiele firm ze względu na ekologię nie korzysta z klasy biznes, tylko z ekonomicznej.
W roku 2024 LOT uruchomił 10 nowych kierunków, w tym roku zaproponowano kolejne, między innymi na Cypr i do Salonik. Firma posiada także system do obsługi rezerwacji grupowych.
 
Czy ESG oznacza wzrost kosztów?
Na temat faktów i mitów dotyczących podróży służbowych z perspektywy travel menedżerów mówili uczestnicy kolejnego panelu dyskusyjnego: Ewa Doromoniec Vieira z Signify, Emilia Majewska z Deloitte oraz Damian Stefaniak z Siemens.
Pierwszą tezę, która brzmiała, że wprowadzenie ESG oznacza wzrost wydatków w podróżach służbowych, paneliści zgodnie uznali za mit.
– W Deloitte bazujemy na zaufaniu i edukacji, patrzymy też na podróż całościowo, do największych miast, w których są nasze biura, najwygodniej dojechać koleją. Zawsze bierzemy pod uwagę, czy w wyjeździe musi brać udział cały zespół i czy spotkanie nie może się odbyć online – mówiła Emilia Majewska.
– Gdy zmienimy podejście do podróży na sposób zrównoważony, wydatki będą niższe – dodał Damian Stefaniak.
Natomiast według Ewy Doromoniec Vieiry, gdy firma będzie mierzyć ślad węglowy, raportować swoje działania oraz inwestować w ekologiczne paliwa, to całościowe koszty ESG mogą być wyższe niż te, które obecnie są przeznaczane na podróże służbowe.
Uczestnicy dyskusji uznali, że statystycznie platformy korporacyjne do rezerwacji wyjazdów oferują niższe ceny rezerwacji niż publiczne aplikacje takie jak booking.com czy porównywarka skyscanner, na których można czasem znaleźć korzystniejsze oferty, jednak nie jest to regułą. Minusem publicznych platform jest natomiast to, że organizacja traci dane dotyczące podróżnych, którzy z nich korzystają.

Czy polityka podróży służbowych ogranicza?
Za oczywisty mit paneliści uznali tezę, że koszt podróży służbowej jest istotniejszy niż bezpieczeństwo, natomiast za fakt to, że polityka podróży służbowych ogranicza pracowników. Zwrócili jednak uwagę, że ważne jest, jak jest ona przygotowana.
– Może być mniej lub bardziej elastyczna. W naszej firmie polityka nadaje podróżom pewne ramy, ale pracownik sam odpowiada za koszty i podejmuje poszczególna decyzje – mówił Damian Stefaniak.
– Unikamy wysokich kosztów, kierujemy pracowników do określonych hoteli, polityka podróży służbowych wspiera dokonywanie wyborów. Ta polityka ogranicza, ale pomaga – podsumowała Emilia Majewska.
Kolejna teza zakładała, że AI może zastąpić travel menadżera, więc to stanowisko jest niepotrzebne w firmie. Założenie to zostało także uznane za mit, ponieważ mimo że narzędzia sztucznej inteligencji mogą wspierać pracowników w wielu zakresach, na przykład w analizach i przygotowaniach do negocjacji, to te ostatnie muszą przeprowadzać ludzie.
– AI mnie nie zastąpi, może pomóc mi zaplanować podróż, a moim zadaniem jest jak najlepiej ją wykorzystywać. W naszej branży ważne są relacje, a na razie AI jeszcze ich nie tworzy – mówiła Emilia Majewska.
– Technologia, która mogłaby nas zastąpić, istnieje na rynku, ale uczestnicy wyjazdów potrzebują interakcji z człowiekiem, którym jest travel menadżer – podsumowała Ewa Doromoniec Vieira.

Czy podróż służbowa to benefit?
W czasach, gdy podróżowanie za granicę nie było tak powszechne jak obecnie, wyjazdy służbowe były często traktowane jak benefity. Teraz benefitem jest to, że pracownik może sobie przedłużyć wyjazd służbowy na prywatny pobyt. Jednak może to rodzić pewne wątpliwości, na przykład dotyczące tego, jak wygląda podczas takiego przedłużonego wyjazdu kwestia ubezpieczenia. Ubezpieczenie służbowe teoretycznie wygasa w momencie, gdy pracownik rozpoczyna pobyt prywatny. Gdy firmy posiadają pakiety rodzinne, mogą objąć ubezpieczeniem obie części wyjazdu, ale problem pojawia się ze strony ZUS-u. Jest to strefa, która wymaga uregulowań prawnych. Pewnym rozwiązaniem może być oferowanie pracownikowi delegacji na czas wyjazdu prywatnego.
Benefity pracownicze były tematem panelu dyskusyjnego pt. „Strategie kształtowania postawy pracowników w kontekście podróży służbowych, pracy hybrydowej i benefitów”.
– Podejście do benefitów się zmieniło. Kiedyś oferowaliśmy ich 30-40, teraz skupiamy się na kilku ważniejszych, szczególnie tych dotyczących zdrowia, co wynika z branży, w której działamy – mówiła Alina Smolarek z Enel-Medu. – Benefity to część naszej kultury firmowej. Pokazują, kim jesteśmy, dzięki nim budujemy doświadczenia pracowników. Zdrowie można wziąć pod uwagę także w obszarze podróży służbowych, dbając o dobrostan pracowników i oferując rozbudowany pakiet medyczny oraz inne rozwiązania – dodała.
Dyskusja dotyczyła także tego, jak wygląda polityka podróży służbowych w poszczególnych firmach i czy pracownicy się do niej stosują.
– Stawiamy na prostotę i zaufanie, mamy security travel policy, którą weryfikujemy raz na dwa lata. Pracownicy mają do dyspozycji samochody służbowe, ale częściowo można by te podróże zastąpić koleją – mówiła Ewa Bodio-Ziółkowska z VW Financial.
– Jesteśmy organizacją anty-korporacyjną, ponieważ wyrośliśmy z firmy rodzinnej, zostawiliśmy pewne jej aspekty i wzięliśmy to, co najlepsze, z korporacji. Idziemy w kierunku zaufania, mamy zasady, ale wskazują one kierunek działania i umożliwiają elastyczne podejście – mówiła Alina Smolarek.
– U nas jest dużo instrukcji, ale także stawiamy na elastyczność, interesuje nas bardziej monitoring niż kontrola, pracownicy są zachęcani do kupowania biletów i pobytów przez system, bo dzięki temu mamy wiedzę chociażby dotyczącą kosztów – mówiła Ewa Bodio-Ziółkowska.

W kolejnym panelu na temat nowych technologii w służbie podróży biznesowych mówił David Coppens z BCD Travel, a na temat zmian w zakresie rezerwacji biletów lotniczych dyskutowali – Dawid Karaś z PLL LOT, Paweł Rek z firmy Amedeus oraz Anna Paluch z BCD Travel. Rozmowa dotyczyła kierunków rozwoju NDC (New Distribution Capability) zarówno w Polsce, jak i na rynkach międzynarodowych. Uczestnicy dyskusji zwrócili uwagę na zmieniający się model dystrybucji ofert lotniczych i jego wpływ na ekosystem podróży służbowych.
Jednym z poruszanych tematów były także rozwiązania ESG w łańcuchu dostaw business travel, o których mówiła Siren Knudsen z PURO Hotels w rozmowie z Adamem Milczarkiem z BCD Travel.

Na zakończenie spotkania jego uczestnicy mogli zwiedzić hotel PURO Warszawa Stare Miasto – obiekt otwarty w lutym 2025 roku. Spotkanie zakończyło się koktajlem.