Sonda: Jakie procedury rządzą organizacją przetargów? Czy pięćdziesiąt firm to rzeczywiście dużo?
Z jednej strony Nobel dla tego, kto profesjonalnie przeanalizuje oferty nadesłane przez pięćdziesiąt agencji, z drugiej pytania – z czego wynika skierowanie briefu do tak dużej liczby oferentów, być może wcześniej żadna z ofert nie była satysfakcjonująca.
Czy duża liczba ofert dotyczących realizacji kongresów, podróży motywacyjnych czy eventów ułatwia, czy utrudnia pracę osoby odpowiedzialnej za organizację spotkań w korporacji?
Czy zgodnie z procedurami panującymi w danej firmie jest możliwe ograniczenie liczby agencji zapraszanych do składani ofert np. do pięciu firm?
Elżbieta Czarnocka, dyrektor Działu Zakupów Materiałów Administracyjnych i Komercyjnych, Polpharma Biuro Handlowe Sp.z o.o.
Ten problem dotyczy całej branży
W Polpharmie odpowiadam za dział zakupów usług nieprodukcyjnych, a więc nie tylko za organizację eventów czy incentive travel, choć ten sektor jest mi bardzo dobrze znany.
Kupując usługi tego typu, nie potrzebuję robić rozeznania w rynku, więc do konkursu ofert albo do przetargu zapraszamy od trzech do siedmiu firm, w zależności od charakteru danego projektu. W przypadku usługi typu incentives zapraszanie do konkursu wielu firm, przy wskazaniu destynacji, jest zupełnie nieuzasadnione, bo jeśli wielu dostawców będzie rezerwować ten sam obiekt, siłą rzeczy cena będzie wyższa. Podobnie, jeżeli duża liczba agencji eventowych będzie rezerwować wstępnie termin wskazanej przeze mnie gwiazdy, tak duże zainteresowanie automatycznie wywinduje jej cenę.
Ale z drugiej strony trzeba pamiętać, że zakupem tego typu usług w korporacjach zajmują się różni ludzie i nie zawsze znajomość rynku eventowego należy do ich podstawowych obowiązków. A rynek eventowy jest bardzo rozdrobniony i klient nie zawsze wie, kto na tej usłudze się zna, a kto nie, więc dla bezpieczeństwa wysyła zapytanie do możliwie dużej liczby oferentów.
Proces zakupowy wPolpharmie ma różne etapy. W momencie, kiedy potrzebujemy weryfikacji rynku i rozeznania w danym sektorze, wysyłamy zapytanie o informację (RFI) – w tym przypadku liczba zaproszonych do odpowiedzi podmiotów może być duża, bo nie prosimy o ofertę, ale o portfolio, prezentacjędoświadczenia, podstawowe dane dotyczące działalności firmy. Dopiero na tej podstawie wybieramy np. pięć firm, które prosimy o ofertę.
Reasumując, pięćdziesiąt agencji poproszonych o ofertę, to na pewno bardzo dużo, ale różne mogły być tego przyczyny. Problem natomiast dotyczy całej, bardzo szerokiej, branży.
Renata Razmuk, attache Komunikacji Wewnętrznej i Organizacji Imprez, Renault Polska Sp.z o.o.
Nobel dla planisty, który dokładnie przeanalizuje pięćdziesiąt ofert
Z mojego punktu widzenia jako planisty jest rzeczą całkowicie niezrozumiałą działanie firmy, która zaprasza nieograniczoną liczbę firm do przetargu. Jestem odpowiedzialna za organizację przetargów na eventy i incentive travel, analizę oferty i dokonuję wyboru ostatecznego wykonawcy. Nie wyobrażam sobie, aby rzetelny planista mógł uczciwie przeprowadzić analizę pięćdziesięciu ofert. Jest to po prostu fizycznie niemożliwe. Trzeba również rozumieć mechanizmy, jakie funkcjonują po rozesłaniu takiego zapytania. Pięćdziesiąt firm szuka miejsca , często rezerwuje te same lokalizacje, przygotowuje koncepcje tylko po to, by po pięciu minutach od wysłania wylądowały w koszu planisty, który zawalony zostaje ofertami i zapewne patrzy tylko na cenę. Trzeba pamiętać, że po drugiej stronie są ludzie, którzy poświęcają czas i energię na przygotowanie oferty. Jako planista wierzę w to i oczekuję, że wysyłając brief do agencji, oferta, którą otrzymam, będzie rzetelnie przygotowana, przemyślana i nie będzie to kopia poprzednich projektów.
W naszej firmie panuje zasada, że do konkursu ofert na event lub incentive travel zapraszamy trzy firmy. Czasami, ale jest to rzadkością, maksymalnie pięć, jeżeli projekt jest duży i skomplikowany. Już przy pięciu ofertach trzeba naprawdę poświęcić sporo czasu, aby je dokładnie przeanalizować nie tylko pod względem kosztowym ale również koncepcyjno–programowym.
Uważam, że działanie „wolnorynkowe” czyli pięćdziesięciu oferentów to absurd, taka firma jako zleceniodawca nie będzie nigdy traktowana poważnie bo niepoważnie traktuje swoich partnerów biznesowych. Ale jeżeli rzeczywiście są planiści, którzy są w stanie dokładnie przeanalizować 50 ofert, to może trzeba zastanowić się nad Noblem...
Barbara Hensel, menedżer ds komunikacji wewnętrznej, Dział Komunikacji Sanofi-Aventis Sp. z o.o.
Duże zaangażowanie, niewielka szansa na realizację
W naszej firmie w drodze przetargu wybrani zostali dostawcy preferowani, którzy brani są pod uwagę w przetargach na np. organizację eventów. W miarę potrzeb do konkretnego przetargu dopraszani są kolejni zleceniobiorcy, ale nie więcej niż dwie, trzy agencje.
W swojej praktyce nie spotkałam się z sytuacją, aby w przetargu brało udział więcej niż sześciu dostawców. Uważam, że zapraszanie większej liczby firm do przetargu jest dużym utrudnieniem dla organizatora, a także nie jest „uczciwe” wobec dostawców, ponieważ skutkuje dużym zaangażowaniem firm, które mają niewielką szansę na realizację zlecenia.
Milena Zatorska, travel & event coordinator, Pfizer Polska Sp. z o.o.
Minimum trzy, maksimum sześć
Zaproszenie minimum trzech firm do przetargu wynika z procedury zakupowej, ale ze względu na chęć wzięcia udziału w przetargu większej liczby firm, dopuszczam zaproszenie większej liczby dostawców, ale nie więcej niż sześciu do dużych, wysokobudżetowych spotkań firmowych. W przypadku takich spotkań sami wybieramy wcześniej miejsce i robimy rezerwację, aby nie było problemu z dostępnością lokalizacji.
Zobacz opinie meeting plannerów
Zobacz oficjalne stanowisko SOIT
Zobacz głos w dyskusji SBE