ACTE podkreśla rolę travel managerów

Podczas pierwszego ACTE Warsaw Executive Forum omówione zostało wiele zagadnień, które dotyczą zarządzania organizacją podróży służbowych w korporacjach. Przeprowadzono też ankietę dotyczącą funkcji travel menagera w firmach działających na polskim rynku.

Wśród konkluzji ACTE Warsaw Executive Forum były m.in. potrzeba scentralizowanego zarządzania organizacją spotkań i podróży służbowych – taka strategia daje zdaniem specjalistów znaczącą optymalizację kosztów i procesów. Tymczasem, jak pokazały przykłady, wiele firm i organizacji poprzez rozproszenie działań w tym zakresie wydaje więcej pieniędzy, poświęcając na to więcej czasu. Istotną rolę w tym procesie zajmują zarówno travel managerowie zatrudnieni w organizacjach, jak i travel management companies – agencje wyspecjalizowane w organizacji podróży służbowych i dostarczaniu narzędzie w tym obszarze. Przykłady pokazywały, że świadome zarządzanie organizacją podróży i wprowadzenie planu optymalizacji może zmniejszyć wydatki na te usługi o kilkanaście procent. 

Mimo rozwoju technologicznych i technicznych możliwości odbywanie spotkań, bez konieczności podróży do docelowego miejsca, rola podróży o charakterze służbowym i ich liczba na świecie rosną. Wspomniane nowe technologie nie ograniczyły liczby podróży, natomiast w znaczący sposób wpływają na ich organizację. Do popularności wraca też łączenie podróży biznesowych z dodatkowymi dniami na wypoczynek (co optymalizuje czas i koszt) - czyli tzw. bleasure.

Uczestnicy spotkania w ankiecie przeprowadzonej podczas wydarzenia uznali, że do głównych obowiązków travel managera w korporacji należą optymalizacja kosztów (oszczędności) oraz analiza danych, komunikacja, kontrolowanie i rozwijanie programu podróży oraz administrowanie globalną polityką podróży i utrzymanie tej polityki. Wśród ich głównych zadań powinny być także współpraca z TMC, w tym kwestie operacyjne, umowy SLA, raportowanie i przestrzeganie polityki podróży, opracowanie i wdrożenie globalnego, regionalnego lub lokalnego planu podróży biznesowych zgodnego z globalną strategią w tym obszarze, zarządzanie współpracą z kooperantami jak agencje, przewoźnicy lotniczy, hotele, wypożyczalnie samochodów i inne usługi związane z podróżowaniem zgodnie z umową SLA, zarządzanie strategicznymi relacjami z kluczowymi dostawcami usług turystycznych, monitorowanie zgodność z polityką podróży i dostarczanie strategii, aby ją ulepszyć a także dbanie o zadowolenie podróżujących.
W ramach swojej pracy travel managerowie powinni porównywać, analizować, monitorować i raportować wydatki na podróże oraz ich zgodność z przyjętymi zasadami, zapewniać okresowe raporty dotyczące podróży służbowych, identyfikować możliwości oszczędności oraz poprawiać wyniki satysfakcji klienta.
Przypisując travel menagerów do wybranego działu w firmie, uczestnicy spotkania uznali, że przede wszystkim powinny to być HR i administracja, niezależny departament raportujący bezpośrednio do prezesa oraz zakupy.
Najważniejsze kompetencje współczesnego managera podróży to wysokie umiejętności komunikacyjne, zdolność do zachowania spokoju pod presją oraz zainteresowanie technologią i innowacjami.

ACTE Warsaw Executive Forum odbyło się 23 kwietnia w nowo otwartym  hotelu Renaissance Warsaw Airport.