SBE o otoczeniu prawnym eventu

Umowy o współpracy oraz kwestie etyczne w branży eventowej były głównymi tematami piątej debaty SBE zatytułowanej „Otoczenie prawne eventu”.

Podczas debaty dyskutowano m.in. o zasadach przygotowywania umów i kluczowych zapisach mających na celu chronienie wszystkich stron kontraktu, kwestiach płatności i innych obszarach istotnych we współpracy na linii klient – agencja w branży eventowej, a także etyce branżowej, w tym prawach do tworzonych przez agencje eventowe konceptów kreatywnych. Debatę poprowadził dziennikarz MICE Poland Michał Kalarus, w wzięli niej udział: Marta Walędziak-Skowrońska, radca prawny w firmie LexCare, Renata Razmuk, key account manager w Renault Polska, Magdalena Kozicka, senior project manager i członek zarządu Mea Group, Maksymilian Murawski, dyrektor rozwoju Expo Arena Ostróda, Wojciech Zbroja, prezes Rent Design.
Podczas debaty poruszono kilka głównych wątków prawnych związanych z organizacją eventów. Wśród nich na pierwszy plan wysunął się temat branżowej etyki, a w szczególności kwestii ochrony praw do koncepcji kreatywnych przedstawianych klientom w procesach przetargowych. Uczestnicy debaty, którzy zgodnie stwierdzili, że nieetyczne praktyki, takie jak wykorzystywanie autorskich konceptów w przypadku odrzucenia agencji w przetargu, czy realizacja cudzych konceptów przez inne podmioty obecne na rynku, są stosunkowo często spotykane. – Scenariusz musi być chroniony. W przetargach warto więc zastrzec prawa autorskie odnoszące się do koncepcji kreatywnej – powiedziała Marta Walędziak-Skowrońska. – Rozwiązaniem może być także podpisanie tzw. klauzuli poufności.

Uczestnicy dyskusji zgodnie potwierdzili, że sytuacja ta jest trudna i wymaga uregulowań prawnych, szczególnie w obliczu faktu, że w obecnej chwili agencjom pozostaje droga sądowa, na którą decydują się rzadko w obawie przed utratą klientów. Paneliści poruszyli także temat podpisywania umów i wprowadzania do nich zapisów chroniących wszystkie strony kontraktu. Rozmówcy zwracali uwagę na konieczną dbałość o doprecyzowywanie podziału obowiązków i zakresu odpowiedzialności pomiędzy kontrahentami, kwestii terminów, płatności, czy odpowiedzialności za szkody podczas realizowanych eventów, a także kar umownych, czy ustaleń pomiędzy stronami w przypadku odwołania wydarzenia z przyczyn niezależnych, spowodowanych okolicznościami zewnętrznymi. Przede wszystkim jednak zwrócono uwagę, że w polskich realiach, w których agencje i zleceniodawcy niejednokrotnie współpracują ze sobą, nie dochowując obowiązku podpisania umowy przed realizacją eventu, jest to element konieczny, chroniący interesy obu stron.
Debata odbyła się 18 czerwca 2015 r. w Centrum Eventowym Space Warszawie.