SOIT: Stanowisko w sprawie płatności
Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel w odpowiedzi na kolejny przetarg dotyczący zakupu i realizacji usługi incentive travel, w którym 100 proc. płatności dokonywane ma być po zakończeniu i rozliczeniu projektu, opublikowało swoje stanowisko. Stowarzyszenie chce przede wszystkim edukować rynek, bo – jak podkreśla Justyna Skubis, dyrektor zarządzająca SOIT – takie podejście klienta nie uwzględnia specyfiki powstawania usługi incentive travel, ani standardów obowiązujących na całym świecie w branży MICE.
Pismo Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel przede wszystkim wyjaśnia, na czym polega usługa incentive travel i dlaczego niezbędne jest pobierania zaliczek w procesie realizacji takiego projektu.
Wśród argumentów SOIT przedstawia te najistotniejsze:
- „Projekt incentive travel jest specyficzną i bardzo skomplikowaną usługą, która wymaga doświadczenia i szerokiego wachlarza kompetencji, aby mogła być zaplanowana i przeprowadzona prawidłowo. Praca nad projektem wyjazdu incentive travel zaczyna się na długo zanim uczestnicy usłyszą o wyjeździe. A wraz z rozpoczęciem prac pojawiają się pierwsze, niejednokrotnie bardzo wysokie koszty realizacji projektu”.
- „Każdy element projektu incentive travel musi być i jest opłacony w chwili zamawiania go przez organizatora. Wynika to ze standardów pracy obowiązujących wszędzie na świecie, którym muszą się podporządkować polscy organizatorzy incentive travel. W praktyce przekłada się to na bezpieczeństwo realizowanych projektów. Klient może mieć pewność, że wszystko, co zamówił otrzyma. Ale oznacza to również konieczność uruchamiania znacznych sum pieniężnych przez organizatorów incentive travel już na etapie przygotowań. Organizator incentive travel ponosi koszty na rzecz projektu klienta praktycznie od chwili rozpoczęcia pracy nad nim”.
Jak podkreśla SOIT w piśmie, w praktyce rynkowej ciągle pojawiają się oczekiwania klientów, że całość kosztów projektu incentive travel będzie płacona po jego realizacji. Takie stanowisko często argumentowane jest wewnętrznymi procedurami i obowiązującymi w firmie standardami pracy z podwykonawcami.
Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel stoi jednak na stanowisku, że klienci powinni uwzględnić specyfikę produktu incentive travel i dostosować się do panujących na całym świecie standardów. A to z kolei, oznacza konieczność ponoszenia kosztów realizowanego projektu w chwili, kiedy one się faktycznie pojawiają, a nie po realizacji całej usługi.
Jak podkreśla Justyna Skubis, SOIT swoją kampanią edukacyjną dotyczącą istoty pracy nad incentive travel zachęca klientów do zrewidowania swojego stanowiska i dostosowania procesu płatności za usługę do harmonogramu powstawania kosztów. „W naszej opinii oczekiwanie klientów, że organizator będzie ponosił wszystkie koszty realizacji projektu, finansując je z własnych środków jest zbyt wygórowane. Warunki współpracy pomiędzy klientami i organizatorami incentive travel powinny być oparte na najlepszych praktykach biznesowych i uwzględniać specyfikę rynku, powstawania produktu i standardy międzynarodowe” – czytamy w piśmie.
– Konsekwentnie staramy się promować stanowisko SOIT, rekomendując naszym członkom odstępowanie od przetargów, w których warunkiem udziału jest akceptacja płatności za projekt po jego realizacji – podsumowuje Justyna Skubis.