3000 talerzy w 25 minut, czyli obsługa cateringowa gali 30-lecia Volvo Trucks w Polsce

„Nasza firma, na co dzień zatrudniająca 30 osób, podjęła się największego eventu cateringowego w Polsce, który kiedykolwiek miał miejsce” – Paweł Kalbarczyk, szef kuchni i właściciel firmy Ma Passion Catering, opowiada o realizacji i logistyce obsługi cateringowej Gali 30-lecia Volvo Trucks i VFS Usługi Finansowe w Polsce.

Wydarzenie: Gala 30-lecia Volvo Trucks i VFS Usługi Finansowe w Polsce
Miejsce: Twierdza Modlin, hala namiotowa
Termin: 6 września 2024 r.
Klient: Volvo Trucks i VFS Usługi Finansowe w Polsce
Agencja: Herc Lab Creative
Liczba gości: 3000
Liczba stołów: 276
Liczba kelnerów: 230
Liczba kucharzy: 104
Stewarding: 12 osób
Catering: Ma Passion Catering
Szef kuchni i właściciel firmy: Paweł Kalbarczyk
Szefowie produkcji Ma Passion: Marcin Leśkiewicz, Tomasz Kalbarczyk, Paweł Rumowski
Główny menedżer serwisu i logistyki Ma Passion: Bartłomiej Kalbarczyk
Menedżer serwisu Ma Passion: Arkadiusz Żochowski

Uproszczony program wydarzenia

18:00–19:30: Przybycie i rejestracja gości, rozpoczęcie serwowania welcome drinków oraz przystawek (pass around), odprowadzenie przez hostów gości do stolików
20:00–21:00: Dwudaniowa kolacja serwowana
21:30–23:10: Gala
22:30: Otwarcie bufetów z daniami ciepłymi i zimnymi
23:30: Start stacji live cooking
23:40–00:15: Musical show
00:15–03:00: DJ set

Historia współpracy i przygotowań
Pierwszy kontakt w sprawie tej imprezy miał miejsce w sierpniu 2023 roku, kiedy to na wakacjach otrzymałem informację, aby przygotować ofertę na kolację serwowaną z późniejszymi bufetami dla 3500 osób, zaledwie w ciągu jednego dnia (uśmiech). Ze względu na wcześniejszą, trzyletnią współpracę z Volvo przy całotygodniowej konferencji połączonej z targami, zorganizowanje na torze Jastrząb, podszedłem do tego zapytania poważnie.
Po kilku rozmowach z Pawłem Czarowskim z Herc Lab Creative i czterech miesiącach oczekiwania, dowiedzieliśmy się, że zostaliśmy wybrani jako firma cateringowa odpowiedzialna za obsługę tej imprezy.

Pierwsze kroki w przygotowaniach
W marcu 2024 rozpoczęliśmy pierwsze spotkania i ustalenia.
Na początek omówiliśmy wymaganą powierzchnię namiotu, który miał pomieścić 276 okrągłych stołów i zapewnić odpowiednią przestrzeń komunikacyjną. Pracowaliśmy nad szerokością ciągów, długością bufetów, stacjami live cooking. Herc Lab dodał do tego scenę oraz dodatkowe przestrzenie chilloutowe. Stworzyliśmy pierwsze szkice rozmieszczenia przestrzeni, wielkości namiotu i wyposażenia. Ustaliliśmy też zapotrzebowanie na prąd i wodę oraz miejsca podłączenia. Już w marcu złożyliśmy wstępne zamówienie na cały sprzęt cateringowy, które ostatecznie zostało zrealizowane przez Gastro Magic Service.

Kompletowanie zespołu
Od kwietnia rozpoczęliśmy kompletowanie zespołu serwisowego. Dzięki kontaktom zdobytym przez 8 lat pracy przy różnych realizacjach udało nam się zebrać znakomity zespół menedżerski, kuchenny oraz kelnerski. Podkreślaliśmy wagę i skalę przedsięwzięcia, co spowodowało, że aż 95 procent zaplanowanych pracowników stawiło się 6 września w Twierdzy Modlin. Już to uważam za ogromny sukces.
Do obsługi wydarzenia zatrudniliśmy najlepszych ludzi z pięciu agencji kelnerskich: KM Vip, Let's Goat, Novum, A2-Team, Velar, a także kelnerów współpracujących z nami cyklicznie.

Przygotowania logistyczne
W maju i czerwcu potwierdziliśmy wynajem 9 aut-chłodni, 90 proc. sprzętu cateringowego oraz kuchni do produkcji. Za logistykę i organizację całej sali odpowiadał mój brat, Bartek Kalbarczyk – niesamowicie zdolny człowiek, który w trakcie tego eventu zdobył ogromne doświadczenie logistyczne. Dzięki wielomiesięcznym przygotowaniom udało się rozwiązać wiele problemów, które przy mniejszych realizacjach nie miałyby znaczenia. Bartek zorganizował kilkanaście spotkań z resztą menedżerów kelnerów w ciągu kolejnych trzech miesięcy. Razem z Arkiem Żochowskim rozplanowali serwis co do minuty, logistykę dostaw i odbiorów sprzętu oraz szkolenie kelnerów do obsługi serwowanych dań.

Produkcja
Przygotowania do eventu rozpoczęły się już od poniedziałku, kiedy 50 kucharzy codziennie pracowało nad potrawami. W tym: 20 osób na kuchni ciepłej, 14 osób na kuchni zimnej, ośmioro cukierników i ośmioro pomocników kuchennych.
Dodatkowo, poza główną imprezą, kuchnia przygotowała lunche dla osób pracujących przy produkcji wydarzenia: w środę – dla 100 osób, w czwartek – dla 200 osób, a w piątek, 6 września – dla 610 osób.

Dzień imprezy – 6 września 2024
Kuchnia rozpoczęła pracę o godzinie 5:00, składając przystawki pass around oraz przystawki bufetowe. Do godziny 13:00 auta-chłodnie były już gotowe do transportu na miejsce imprezy. Ciepłe dania oraz bufetowe desery były przygotowane już dzień wcześniej, a deser serwowany składaliśmy do 15:00.
O 19:40 byliśmy gotowi do serwisu, wszyscy kucharze i kelnerzy ustawili się w sekcjach. Mieliśmy 14 linii wydawczych, z których każda była obsługiwana przez siedmioro kucharzy. Całość poszła zgodnie z planem – 3000 talerzy wydaliśmy w 25 minut. Następnie przeszliśmy do rozkładania deserów, a cały serwis zamknęliśmy w ciągu 70 minut.
W menu tego wieczora znalazły się m.in. serwowane danie główne: cielęcina sosus vide, sos kurkowy z estragonem, chrust z szalotki i pancetty, pieczone warzywa korzeniowe z limonką, puree ziemniaczane z zielonym groszkiem, kwiaty musztardowca i opcja wegańska – opalana dynia w miodzie, pistacje, pomarańcza, vegan Labnech, mini sałata rzymska, dresing klonowy z ponzu, kandyzowana cytryna, na deser: krem czekoladowy z jaśminem, mus marakuja z bananem, biszkopt migdałowy, sezamek oraz mini ciastko marchewkowe, kokosowa panna cotta, kompot brzoskwiniowy z mango w opcji wegańskiej.

Bufety i zakończenie imprezy
Po zakończeniu serwisu otworzyliśmy bufety ciepłe i zimne o 22:30. Impreza trwała do godziny 4:00, a sprzątanie sali zajęło nam zaledwie 1,5 godziny. O 5:30 zakończyliśmy działania w głównej sali, a kelnerzy podpisali listy obecności.

Liczby i wyzwania
Nasza firma, na co dzień zatrudniająca 30 osób, podjęła się największego eventu cateringowego w Polsce, który kiedykolwiek miał miejsce. Dzięki wsparciu przyjaciół z branży sprostaliśmy temu wyzwaniu.

Sprzęt cateringowy w liczbach