MP Impact® 2023, czyli spotkanie liderów branży MICE

Pierwsza edycja nowego projektu MeetingPlanner.pl, którego celem jest analiza zjawisk mających największy wpływ na funkcjonowanie i rozwój branży spotkań – MP Impact® 2023: summit, awards, report odbyła się w grudniu i zgromadziła liderów branży reprezentujących wszystkie jej sektory.

W Centrum Nauki Kopernik w Warszawie spotkali się liderzy – praktycy i eksperci, którzy mówili na temat sytuacji branży spotkań i wydarzeń w Polsce, stojących przed nią wyzwań oraz trendów i zmian społeczno-gospodarczych, które w sposób istotny wpłyną na branżę.
Byli wśród nich przedstawicie kluczowych sektorów tego rynku, czyli klienci (korporacje, stowarzyszenia, instytucje, urzędy), przedstawiciele agencji (eventowe, PCO, TMC, incentive travel), obiektów (sieci hotelowe, obiekty kongresowe, obiekty kultury, areny wielofunkcyjne), dostawców usług (catering, transport, technika eventowa), convention bureaux oraz naukowcy.

Program spotkania, które otworzyły przedstawicielki organizatora – Sylwia Banaszewska i Magdalena Kondas, składał się z kilku sesji – paneli i prelekcji. Sesje otwierało wprowadzenie do tematu przygotowane przez zaproszonych gości, a publiczność uczestniczyła przedstawiała swoje opinie, uczestnicząc w sesjach za pomocą aplikacji. Całość prowadził Robert Jarek.

Robert Jarek, prowadzący MP Impact® oraz Sylwia Banaszewska i Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl)

Wyjść poza sektorową bańkę
Uczestnicy pierwszej sesji zatytułowanej „Od niepewności do epidemii zmian. Wyzwania przemysłu spotkań w 2023 roku” dyskutowali o tym, jak rynek MICE zmieniał się w ciągu ostatnich kilku lat, na co wpływ w znacznym stopniu miała pandemia, i nie dotyczyło to wyłącznie organizacji eventów online. Wprowadzając do tematu, prof. UMK, dr hab. Krzysztof Celuch zwrócił uwagę na takie zjawiska jak

Sesja I: prof. UMK dr hab. Krzysztof Celuch, Paula Fanderowska (Kraków5020, SKKP), Michał Olkiewicz (Bank Pekao SA), Konrad Wielgórski (*Bespoke), Artur Trukawiński (Arche Nałęczów), Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl)

– Dotychczas wydarzenia miały głównie aspekt ekonomiczny i merytoryczny, jednak obecnie kongresy i konferencje zmieniły swoją rolę, nie są organizowane tylko z tych dwóch powodów, ale mają także dać biorącym w nich udział coś więcej. Jednak, aby takie zmiany były efektywne, muszą być akceptowane przez wszystkich uczestników rynku, zarówno przez obiekty, jak i planistów czy zleceniodawców. W tym celu potrzebne jest budowanie trwałych relacji i wdrażanie tych zmian wspólnie i niejako wychodzenie poza naszą sektorową „bańkę”. Przygotowanie się do takich działań jest istotne dla konkurencyjności firm – mówiła Paula Fenderowska, wiceprezes zarządu Kraków 5020, prezeska SKKP. O procesie zmiany w branży wywołanej pandemią wspomniał Michał Olkiewicz, kierownik zespołu eventów i sponsoringu Banku Pekao SA. – W roku 2021 dominowały wydarzenia organizowane online, w roku 2022, mimo braku ograniczeń covidowych, wiele eventów nie odbyło się z powodu wojny na Ukrainie. Dopiero rok 2023 to rok, w którym można planować kolejne wydarzenia, co oznacza powrót do pewnej normy – mówił Olkiewicz.
Goście spotkania, wypełniając ankietę za pośrednictwem udostępnionej w tym celu aplikacji, odpowiedzieli, że w roku 2023 skala wydarzeń organizowanych przez dany sektor utrzymuje się na podobnym poziomie jak przed pandemią, czyli w roku 2019. Przeważały wydarzenia organizowane na żywo, hybrydowe stanowiły około 10-12 procent, a online zaledwie 2 procent. Natomiast 18 procent stanowiły wydarzenia na żywo ze streamingiem.
Michał Olkiewicz stwierdził, że odczuwalny jest brak obiektów, w których można by zorganizować wydarzenie dla dużej grupy osób z gwarancją bazy hotelowej. Zwrócił też uwagę na wzrost kosztów organizacji eventów. Zgodne to było z odpowiedziami publiczności, która stwierdziła, że budżety przeznaczone na organizację wydarzeń w roku 2023 były wyższe niż w roku 2022. Według 72 procent wypełniających ankietę, koszt organizacji wydarzenia wzrósł od 15 do 30 procent.

Od love brand do wise brand
Wprowadzając zagadnienia omawiane podczas drugiego panelu dyskusyjnego zatytułowanego „Rok live experience. Znaczenie i wartość eventów w komunikacji marek”, psycholog i konsultant biznesowy Wojciech Herra porównał budowanie relacji z marką do związku, w którym ważne są dwa czynniki – zaufanie i pożądanie.

Sesja II: Wojciech Herra (psycholog, konsultant biznesowy), Kamila Cichocka (Microsoft), Dominik Górka (Live Age), Michał Podogrodzki (Allianz), Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl)

– Silne marki tworzą wokół siebie społeczność. Wpływają też na emocje, a wydarzenie, które wiąże się z emocjami, jest zwykle zapamiętywane. Love brand posiada cechy dobrego partnera, co objawia się szacunkiem wobec klienta i jego zaangażowaniem – mówił Wiojciech Herra.
Dominik Górka, założyciel i dyrektor kreatywny Live Age, podkreślił, że ważna jest także autentyczność marki, dlatego nie mówi się już obecnie o tym, że marka musi wymyśleć i stworzyć historię, która podoba się innym. Odpowiedzialność za relację z marką w pewnym stopniu spada również na klienta, o czym mówiła Kamila Cichocka, dyrektor działu marketingu Microsoft, która podkreśliła także, że event powinien być częścią większej kampanii i stawiać sobie szerszy cel. – Najczęściej na początku znamy już cele eventu i w jego briefie możemy uwzględnić te elementy, które są z nim związane. Klienci wymagają, aby wydarzenia były interaktywne, co zazwyczaj dotyczy mniejszych wydarzeń. Duże, takie jak jubileusze, mają zwykle inny charakter – dodała.

Robimy ciągle tę samą imprezę
– Mimo rozwoju technologii i coraz większych szans, jakie ona przed nami stawia, tak naprawdę tworzymy ciągle takie same wydarzenia. Nie wykorzystujemy możliwości wszystkich zmysłów, jakimi dysponujemy, ograniczając się głównie do wzroku. Tymczasem wykorzystanie pełnej wiedzy o człowieku może prowadzić do tworzenia niezapomnianych wrażeń – mówiła we wprowadzeniu do panelu poświęconego kreacji dr Joanna Jurga, badaczka zajmująca się sensoryką i neuroarchitekturą oraz wykorzystywaniem neuronauk w projektowaniu. Rozmówcy zgodzili się, że w kreacji nie ma czegoś takiego jak niemodne rozwiązania, wszystko zależy od konkretnej grupy, celu wyzwania. Potrzebne są natomiast wiedza o człowieku i znajomość narzędzie, które w różny sposób można wykorzystać.

Sesja III: dr Joanna Jurga (projektantka, badaczka), Dawid Bednarski (Imagine Nation), Anna Czardybon-Szymańska (ING Hubs Poland), Grzegorz Kurzyp (Grupa PWN), Przemysław Witkowski (Plej), Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl)

Event zintegrowany jako część komunikacji
Ważne jest także połączenie event marketingu z innymi kanałami komunikacji. Wstęp do dyskusji na ten temat przedstawiła Joanna Banszewska, przedsiębiorczyni i influencerka.
– Event zintegrowany stanowi część zintegrowanej komunikacji i narzędzie do budowania marki i związany jest z celami, jakie stawia sobie marka – podkreśliła Magdalena Olszewska brand engagement leader American Brands, L’Oreal Poland & Baltic.

Sesja IV: Joanna Banaszewska (influencerka i przedsiębiorczyni), Magdalena Olszewska (L’Oréal Poland & Baltics), Jędrek Nykowski (Creative Pro Polska), Katarzyna Rodak (Avon), Gustaw Rozmarynowski (Digital Kingdom), Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl)

Katarzyna Rodak, social media & influencers specialist, Avon podkreśliła, że także działania zintegrowane muszą posiadać określony cel. – Event musi być komunikowany i zintegrowany z rzeczywistością, która nas otacza, jest to narzędzie marketingowe, które daje początek pewnej społeczności. Jego siłą jest autentyczność, gdyż angażuje prawdziwych ludzi, nie influencerów – dodał Jędrek Nykowski, dyrektor kreatywny Creative Pro Polska. Natomiast Gustaw Rozmarynowski, prezes zarządu, co-founder, Digital Kingdom, mówił o emocjach konsumentów, które ma budzić komunikacja zintegrowana. – Emocje budują long term relationship, dlatego działania muszą być odpowiedzią na konkretne potrzeby konsumentów – dodał. Służy do tego celu zbudowanie elementów wizerunkowych związanych z daną marką.

ESG – niezbędny element briefu
Sonda przeprowadzona wśród uczestników wykazała, że obecnie niewiele firm uwzględnia komponent ESG w budżecie na organizację eventu, 67 procent osób odpowiedziało negatywnie na takie pytanie. Większość firm nie posiada strategii ESG, nie sprawdza też swoich dostawców pod tym względem.

Sesja V: Miłosz Marchlewicz (Forum Odpowiedzialnego Biznesu), Joanna Gorczyca (PZU), Michał Kaleta (endorfina events), Ewelina Sasin (TerGo), Agnieszka Stryjecka (SIXT Polska), Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl)

Miłosz Marchlewicz z Forum Odpowiedzialnego Biznesu, przedstawiając wprowadzenie do panelu pt. „ESG zaczyna się od briefu. Zrównoważony rozwój w event marketingu”, powiedział, że w ostatnim czasie doszło do przyspieszenia legislacyjnego w tym zakresie.
Nowe wymogi będą nakładały posiadanie bardzo dużej wiedzy dotyczącej zagadnień ESG przy organizacji eventów. Będzie to dotyczyło nie tylko wielkich kongresów czy koncertów, ale także na przykład spotkań organizowanych dla 100 osób w firmie i będzie się wiązało z dodatkowymi wydatkami, gdyż event neutralny klimatycznie jest droższy niż organizowany bez zwracania uwagi na taki czynnik.
Dyrektywa unijna, która nałoży na wszystkie firmy obowiązek raportowania działań w zakresie ESG, będzie także dotyczyć kwestii pracowniczych, co również będzie miało wpływ na organizację eventów.

Rok 2023 – dobry dla rynku spotkań
W roku 2023 na rynku spotkań dominowały duże festiwale oraz konkurujące z nimi mniejsze, unikatowe imprezy. Wzrost cen spowodował konieczność wypracowania nowych standardów oraz częstego prowadzenia negocjacji. Jako miejsce organizacji wydarzeń międzynarodowych Polska straciła nieco na atrakcyjności z powodu bliskości ogarniętej wojną Ukrainy, jednak branża eventowa widzi szansę rozwoju na rynku krajowym, także biznesowym. Polacy, po pandemicznych ograniczeniach, chętnie uczestniczą w bezpośrednich spotkaniach. W odbudowanie naszej pozycji na rynku międzynarodowym może pomóc promocja Polski jako miejsca spotkań i strategia pozyskiwania wydarzeń. Organizowanych było coraz więcej wydarzeń, wyraźnie widoczne jest odbicie po latach pandemicznych. Prognozy na rok 2024 mówią, że także ten rok będzie pod tym względem bogaty.

Sesja VI: Filip Bittner (Grupa MTP), Wojciech Cłapiński (El Padre), Anna Gogacz (Allegro Agency), Jan Mazurczak (Poznań Convention Bureau), Marcin Stolarz (PTWP Event Center), dr Stanisław Trzciński (STX Music Solutions), Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl)

Dobry przetarg to skuteczny biznes
Okazuje się, że Biała Księga Komunikacji Marketingowej, w której znajdują się zasady i standardy dotyczące przeprowadzania przetargów, jest w branży mało znana. Wszyscy jednak zgadzają się, że sposób prowadzenia przetargów pełny jest negatywnych praktyk, wśród których te najczęstsze to: niejasny i nieprzemyślany brief, nieadekwatny czas na opracowanie propozycji, brak określenia budżetu, brak kryteriów oceny, brak wynagrodzenia pracy przetargowej, zaproszenie dużej liczby agencji (powyżej pięciu). Standardy prowadzenia przetargów i konkurs ofert są – podkreślali rozmówcy – ale należy zacząć jest stosować. Co jednak nie jest łatwe. Pokazuje to chociażby kwestia rejection fee. Natomiast efektywne działania event marketingowe zaczynają się od dobrego przetargu. Stosowanie skutecznych praktyk przetargowych to zwiększenie efektywności marketingowej, a co za tym idzie biznesowej.

Sesja VI: Marcin Gaworski (180heartbeats, SKM SAR), Kamil Kurkiewicz (Siemens Healthineers), Marta Macke (Shortlist Consulting), Mariusz Nowak (Ministry of Creativity), Łukasz Pacek (BNP Paribas), Artur Szczęsny (Rebelia Media), Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl)

Znamy wartość spotkań na Mazowszu
Jedna z sesji poświęcona była Mazowszu jako regionowi, który posiada różnorodną ofertę pod kątem organizacji wydarzeń. Przedstawiciele Mazovia Convention Bureau zaprezentowali potencjał regionu w przemyśle spotkań oraz działania, jakie podejmuje biuro, m.in. we współpracy z branżą. prof. UMK, dr hab. Krzysztof Celuch zaprezentował wyniki badania wpływu przemysłu spotkań na gospodarkę Mazowsza.

Sesja Mazovia Events Impact: prof. UMK, dr hab. Krzysztof Celuch, Mateusz Czerwiński (Warsaw Convention Bureau), Maciej First (Mazowiecka Regionalna Organizacja Turystyczna), Iwona Majewska (MROT), Dorota Zbińkowska (MROT), Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl)

Szacowany wkład przemysłu spotkań w wartość dodaną brutto województwa mazowieckiego w 2023 roku wyniósł 1,2 proc. 5,6 mld złotych stanowiła wartość dodana brutto wypracowana dzięki przemysłowi spotkań na Mazowszu, a 13 mld złotych – wkład przemysłu spotkań w produkcję globalną województwa mazowieckiego. 36 tys. to wkład przemysłu spotkań w tworzenie miejsc pracy w województwie mazowieckim. Współpracy i rozwojowi przemysłu spotkań na Mazowszu poświęcony był panel dyskusyjny, który zakończył tę sesję.

Event może być imprezą turystyczną
Tematy podejmowane podczas MP Impact dotyczyły także zagadnień legislacyjnych i tego, jak sprawdzić, czy agencja organizująca eventy działa zgodnie z prawem. Mówiła o tym Edyta Dróżdż, dyrektor Centrum Monitoringu Rynku Turystycznego, tłumacząc, kiedy „Ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych” dotyczy organizacji wydarzeń.

Sesja CMRT: Edyta Dróżdż (Centrum Monitoringu Rynku Turystycznego)

MP Impact Awards
Częścią wydarzenia był finał konkursu MP Impact Awards, który wyróżnił najbardziej wpływowe i wartościowe inicjatywy, kampanie, projekty branżowe zrealizowane w 2023 roku. Nominowane projekty zostały w trakcie wydarzenia zaprezentowane przez ich organizatorów, następnie jury i publiczność za pomocą aplikacji głosowała na zwycięzców w każdej z kategorii (Inicjatywa, Kampania, Wydarzenie, MICE for Good).

Finaliści konkursu MP Impact Awards, po prezentacji nominowanych do nagrody projektów

Zwycięzców ogłoszono podczas wieczornej gali, której częścią był koncert zespołu Mulholland Drive. Wówczas także osoby biorące aktywny udział w wydarzeniu, m.in. biorąc udział w sondzie i głosując za pomocą aplikacji otrzymały nagrody przygotowane przez partnerów wydarzenia. Podczas wieczoru odbyło się wręczenie rekomendacji Mazovia Convention Bureau dla organizatorów spotkań na Mazowszu.

Nagrodzeni, finaliści i jury pierwszej edycji MP Impact Awards

Wydarzenie organizowane było przez MeetingPlanner.pl we współpracy partnerami: Anseba Music Agency, Arche Hotele, Brill AV Media, Centrum Monitoringu Rynku Turystycznego, Centrum Nauki Kopernik, Cerville Investments, Connectto Event Solutions, DJ Zaks, Duko Catering, Fotograficznie.pl, GetResponse, Good Spirits Company, Grupa MTP, Poznań Congress Center, Mazovia Convention Bureau, M-DUO Event Support, Meeting15, Mr. Idea, Polska Organizacja Turystyczna, Poland Convention Bureau, Pro4Media, QHotel, Rebelia Media Group, Rent Design, Smartfotolab, Syskonf, TerGo, Viva System, We Work.