I. DEFINICJE
Użytym w Regulaminie wyrażeniom należy przypisać następującą treść:
Organizator – Meeting Planner Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-019), ul. Złota 9/30, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000313501, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, będąca organizatorem Konkursu, zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
Konkurs – skierowane do Uczestników wydarzenie zatytułowane Meeting Planner Impact Awards (MP Impact Awards), organizowane przez Organizatora cyklicznie, raz w roku kalendarzowym, na podstawie Regulaminu, w celu nagrodzenia Uczestników wybranych przez jury Konkursu tytułem, zależnym od kategorii, to jest: MP Impact Awards – Inicjatywa, MP Impact Awards – Wydarzenie, MP Impact Awards – Kampania, MP Impact Awards – MICE for Good, ogłaszane każdorazowo za pośrednictwem Portalu oraz Strony internetowej konkursu.
Regulamin – niniejszy regulamin Konkursu.
Portal – strona internetowa Organizatora prowadzona pod adresem www.meetingplanner.pl, na której ogłaszany jest Konkurs, zamieszczony Regulamin oraz publikowane są wyniki Konkursu.
Strona internetowa konkursu – strona internetowa Organizatora poświęcona konkursowi MP Impact Awards®, prowadzona pod adresem https://mpimpactawards.syskonf.pl.
Uczestnik – pełnoletnia osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a także osoba prawna i jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której jednak prawo polskie przyznaje zdolność prawną, która poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na Stronie internetowej konkursu zarejestrowała się w celu wzięcia udziału w Konkursie, a także zapoznała się i zaakceptowała Regulamin.
Jury – zespół arbitrów powołany w związku z przeprowadzeniem Konkursu, działający na podstawie przygotowanego przez Organizatora regulaminu. Zadaniem jury jest wyłonienie finalistów, a następnie nagrodzonych następującymi tytułami: MP Impact Awards – Impact Inicjatywa, MP Impact Awards – Impact Wydarzenie, MP Impact Awards – Impact Kampania, MP Impact Awards – Impact MICE for Good.
Wydarzenie – MP Impact: summit awards report – wydarzenie poświęcone analizie zjawisk o największym wpływie na branżę spotkań i wydarzeń, podczas którego następuje ogłoszenie wyników Konkursu, nadanie tytułów oraz wręczenie nagród.
II. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. MP Impact Awards składa się z następujących części: MP Impact – Inicjatywa, MP Impact – Wydarzenie, MP Impact – Kampania oraz MP Impact – MICE for Good. W ramach konkursu mogą zostać przyznane nagrody specjalne.
2. Konkurs jest prowadzony na zasadach niniejszego Regulaminu oraz zgodnie z zasadami prawa polskiego.
3. Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz w Portalu i na Stronie internetowej Konkursu. Przed wzięciem udziału w Konkursie Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem. Wzięcie udziału w Konkursie jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu, co wymaga zaznaczenia odpowiedniej opcji w procesie rejestracji.
4. Konkurs ogłaszany jest za pośrednictwem Portalu i Strony internetowej Konkursu.
5. Konkurs przeprowadzany jest w celu docenienia, wyróżnienia i promocji inicjatyw, kampanii i wydarzeń, które mają lub mogą mieć istotne znaczenie w rozwoju branży spotkań, podejmowaniu ważnych dla niej wyzwań czy rozwiązywaniu problemów, zarówno w skali lokalnej, ogólnopolskiej, jak i międzynarodowej.
6. Bezpośrednim celem Konkursu MP Impact Awards, jest:
a) prezentacja skutecznych, wzorcowych działań podejmowanych przez podmioty działające bezpośrednio lub pośrednio w branży spotkań i wydarzeń, w odniesieniu do prowadzonej przez siebie działalności, mających wpływ na branżę zarówno w skali lokalnej, ogólnopolskiej, jak i międzynarodowej.
b) wyróżnienie projektów (kampanii, inicjatyw, wydarzeń) o największym wpływie na branżę spotkań, co jednocześnie stanowić będzie punkt wyjścia do współpracy i synergii podejmowanych przez środowisko kluczowych dla branży działań.
7. Celem Konkursu jest również:
a) nagrodzenie najlepszych zrealizowanych działań prowadzonych przez destynacje, agencje, obiekty i inne podmioty, które dążą do rozwoju wybranego aspektu działalności w przemyśle spotkań i wydarzeń, podejmują się odpowiedzi na wyzwania w branży, budowanie świadomości dotyczącej wybranego zagadnienia i/lub wartości w obrębie branży spotkań i in. Cel realizowany jest w ramach MP Impact Awards – Impact Inicjatywa.
b) wyróżnienie i nagrodzenie wydarzeń, których temat związany jest w sposób bezpośredni lub pośredni z działalnością w przemyśle spotkań i wydarzeń. Wydarzenie może odnosić się do dzielenia się wiedzą, celebracji ważnych dla branży osiągnięć czy jubileuszy, wprowadzenia na rynek nowych usług, podmiotów czy inicjatyw, rozwiązywania istotnych dla branży wyzwań, który to cel realizowany jest w ramach MP Impact Awards – Impact Wydarzenie.
c) wskazanie i nagrodzenie kampanii promujących destynacje, miejsca, usługi, produkty w związku z ich zastosowaniem w przemyśle spotkań i wydarzeń prowadzone przez destynacje, agencje, obiekty i inne podmioty, który to cel realizowany jest w ramach MP Impact Awards – Impact Kampania.
d) wskazanie i nagrodzenie najlepszych inicjatyw, kampanii, wydarzeń mających na celu odpowiedź branży spotkań na wyzwania związane ze zrównoważonym rozwojem (ESG i DEI), w odniesieniu do działalności branży, organizacji wydarzeń i podróży służbowych, który to cel realizowany jest w ramach MP Impact Awards – Impact MICE for Good.
III. FINANSOWANIE KONKURSU
1. MP Impact Awards jest finansowany ze środków własnych Organizatora oraz środków pozyskanych od sponsorów/partnerów MP Impact Awards, z zastrzeżeniem treści poniższego pkt. 2.
2. Uczestnictwo w MP Impact Awards – w części MP Impact Awards – Inicjatywa, MP Impact Awards – Wydarzenie, MP Impact Awards – Kampania, MP Impact Awards – MICE for Good – jest odpłatne. Cennik znajduje się na Stronie internetowej konkursu. Opłaty zgłoszeniowej dokonuje podmiot składający zgłoszenie do Konkursu.
3. W edycji Konkursu MP Impact Awards 2024 wprowadzona została promocyjna wysokość opłaty za uczestnictwo, ujednolicona dla wszystkich podmiotów zgłaszających się do Konkursu.
4. Uczestnicy Konkursu uiszczają opłaty za udział w MP Impact Awards poprzez płatność elektroniczną na stronie konkursu, wg cennika zamieszczonego na Stronie konkursu.
5. Za termin rozpoczęcia udziału w Konkursie uznaje się datę przekazania materiałów Organizatorowi Konkursu. Jest to jednocześnie termin uprawniający Meeting Planner sp. z o.o. do wystawienia faktury VAT za zgłoszenie do Konkursu MP Impact Awards.
6. Opłata zgłoszeniowa nie podlega zwrotowi, z wyjątkiem sytuacji wycofania projektu z Konkursu przed upływem terminu dokonywania zgłoszeń.
7. W ramach zgłoszenia do Konkursu zgłoszeniodawca otrzymuje 1 zaproszenie na wydarzenia MP Impact: summit, awards, report; zgłoszeniodawca, który znajdzie się w finale konkursu otrzymuje 2 zaproszenie na wydarzenia MP Impact: summit, awards, report.
IV. PRZEDMIOT KONKURSU
1. Przedmiotem MP Impact Awards jest wyłonienie i promocja inicjatyw, kampanii i wydarzeń, które mają lub mogą mieć istotne znaczenie w rozwoju branży spotkań, podejmowaniu ważnych dla niej wyzwań czy rozwiązywaniu problemów. Weryfikacji projektów na podstawie analizy i oceny efektywności (realizacja założeń projektu), kreacji (dobór narzędzi i sposobów działania w odniesieniu do tematu projektu), zasięgu (uzyskany zasięg w odniesieniu do założeń projektu i grupy docelowej), wartości projektu (zmiana, jaka może nastąpić w trakcie lub po jego realizacji) dla przemysłu spotkań i wydarzeń w określanej skali (lokalnej, regionalnej, ogólnopolskiej, międzynarodowej) dokona Jury MP Impact Awards.
2. Do MP Impact Awards kwalifikują się zrealizowane projekty z obszaru branży eventowej, których wykonanie miało miejsce w Polsce lub też za granicą.
3. Do Konkursu mogą zostać zgłoszone projekty, których realizacja przypada pomiędzy 1 września 2023 roku a 31 grudnia 2024 roku. Projekty te mogą rozpocząć się wcześniej, a kończyć później, ale ich najistotniejsza część, dzięki której można zaprezentować kreację i efektywność oraz znaczenie dla branży spotkań i wydarzeń, musi odbywać się we wskazanym okresie. Wszelkie dane muszą odnosić się do wyznaczonego okresu.
V. KATEGORIE KONKURSU
1. Kategorie główne: 1) MP Impact Awards – Impact Inicjatywa 2) MP Impact Awards – Impact Wydarzenie 3) MP Impact Awards – Impact Kampania
2. Kategorie dodatkowe: 1) MP Impact Awards – Impact MICE for Good
VI. UCZESTNICY KONKURSU
Uczestnikami Konkursu MP Impact Awards mogą być: agencje eventowe, marketingowe, incentive travel, destination management companies, professional congress organizers, convention bureaux, firmy i stowarzyszenia, biura marketingu miejsc, hotele i obiekty oraz inne podmioty, które na zlecenie osób trzecich lub w celu osiągnięcia własnych zakładanych celów zrealizowały projekty w odniesieniu do branży spotkań i wydarzeń.
VII. ZGŁOSZENIA
1. Zainteresowani udziałem w MP Impact Awards powinni:
a) zarejestrować się w panelu Konkursu MP Impact Awards na Stronie internetowej Konkursu;
b) pobrać z panelu na Stronie internetowej wzór prezentacji konkursowej w programie Power Point;
c) wypełnić formularz zgłoszeniowy zamieszczony w panelu konkursowym na Stronie internetowej Konkursu;
d) wgrać do panelu na Stronie internetowej Konkursu materiały:
- obligatoryjne: prezentację projektu przygotowaną w programie Power Point,
- nieobligatoryjnie: fotorelacja lub materiały graficzne w odrębnej prezentacji Power Point,
- nieobligatoryjne: link umożliwiający pobranie filmu lub skompresowanych w archiwum zip lub rar materiałów dodatkowych, takich jak: np. materiały graficzne – wykresy i tabele obrazujące np. efektywność projektu, zdjęcia elementów wykorzystanych podczas realizacji projektu np. zaproszeń, przewodników, referencje itp.
e) zgłoszenia można nadsyłać do 31 października 2024 roku.
2. Uczestnik MP Impact Awards w części MP Impact Inicjatywa, MP Impact Wydarzenie, MP Impact Kampania może zgłosić jeden projekt lub więcej projektów. Jeden projekt może być przypisany do jednej z wybranych kategorii głównych. Te same projekty mogą być zgłoszone w kategorii towarzyszącej MP MICE for Good, ale wymagają wtedy odrębnego zgłoszenia.
3. Prawidłowo przygotowane zgłoszenie do wszystkich kategorii powinno zawierać:
a) wypełniony formularz zgłoszeniowy online dostępny w panelu zgłoszeniowym na stronie internetowej konkursu wraz z akceptacją regulaminu;
b) prezentację zgłoszonego projektu w Power Point wykonaną według wzoru pobranego z panelu konkursowego;
c) nieobligatoryjnie fotorelacja lub materiały graficzne w odrębnej prezentacji Power Point
d) nieobligatoryjnie film lub prezentację wideo o długości maksymalnie 3 min. (link do pobrania filmu);
e) łączna waga wgrywanych do panelu konkursowego plików nie może przekroczyć 10 MB (nie dotyczy filmu i materiałów dodatkowych, które są dołączane do zgłoszenia w postaci linku).
4. Udział w Konkursie MP Impact Awards składa się z dwóch etapów:
a) etap pierwszy trwa od momentu wysłania zgłoszenia do zakończenia obrad Jury i wyboru finalistów w każdej kategorii.
b) etap drugi dotyczy Uczestników, których projekty znajdą się w finale Konkursu i obejmuje 3-minutową prezentację finałowego projektu podczas Wydarzenia MP Impact: summit awards report.
5. Osoba wypełniająca formularz zgłoszeniowy oświadcza, że: a) dane podane przez Uczestnika są zgodne z prawdą; b) wykorzystanie danych i informacji zawartych w zgłoszeniu nie narusza prawa, dobrych obyczajów, ani jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy handlowej; c) błędne wypełnienie formularza, brak obligatoryjnej prezentacji w zgłoszeniu, niedokonanie opłaty za udział w wymaganym terminie lub przesłanie prac po upływie terminu zgłoszenia – stanowią podstawę odmowy przyjęcia zgłoszenia.
6. Jeżeli zgłoszenie i załączniki do zgłoszenia będą zawierały informacje poufne – Zgłaszający zobowiązuję się do ich wskazania Organizatorowi, który nie jest uprawniony do ich publikowania i rozpowszechniania.
7. Zgłoszenie przygotowane niezgodnie z wytycznymi zawartymi w Regulaminie oraz w zestawieniu zasad zgłoszenia (manualu) przygotowanym do każdej kategorii Konkursu będą odrzucone. Istnieje możliwość naniesienia poprawek i ponownego dostarczenia
8. Zgłaszający wyraża zgodę na korzystanie przez Organizatora z materiałów składających się na zgłoszenie konkursowe (poza wskazanymi jako poufne), w szczególności składających się na projekt zgłoszony do Konkursu, w tym na korzystanie z dowolnych fragmentów tych materiałów, na wszelkich znanych polach eksploatacji, w tym wskazanych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a w szczególności w następującym zakresie: - działań informacyjnych i promocyjnych związanych z MP Impact Awards, które obejmować mogą: rozpowszechnianie wydawnictw zawierających prace (w tym MP Impact Report), publiczne pokazy, prezentacje i wystawy, publiczne wyświetlanie, udostępnianie na stronach internetowych, - w celach szkoleniowych, obejmujących m.in. prezentacje w ramach szkoleń i prelekcji, - w celach promocji zwycięzców Konkursu.
9. Zgłaszający, w celu realizacji przez Organizatora uprawnień określonych w pkt. 8, udziela Organizatorowi nieograniczonej czasowo i terytorialnie, nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na korzystanie z wymienionych powyżej materiałów, we wskazanym powyżej zakresie, w zamian za możliwość uczestniczenia w MP Impact Awards oraz promocji Zgłaszającego.
10. Zgłaszający, na podstawie udzielonej licencji, upoważnia Organizatora do dokonywania zmian w tych materiałach, wynikających z opracowania redakcyjnego lub niezbędnych z punktu widzenia celów informacyjnych i promocyjnych Konkursu.
11. Organizator zastrzega sobie również prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia, jeżeli zachodzi uzasadniona obawa naruszenia prawa, dobrych obyczajów, i jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy handlowej, lub z innych uzasadnionych przyczyn.
12. Zgłoszenia projektów mogą być dokonywane wyłącznie w języku polskim.
13. W przypadku nominacji do nagrody MP Impact Awards Zgłaszający zobowiązuje się dostarczyć Organizatorowi logotyp zgłoszeniodawcy lub realizatora projektu w pliku wektorowym, zdjęcia w rozdzielczości 300 dpi oraz informacje niezbędne do przygotowania informacji do publikacji prezentującej finalistów i zwycięzców konkursu.
14. W przypadku przekroczenia terminu w dokonaniu Zgłoszenia – Organizator może przyjąć Zgłoszenie, które zostanie doręczone Organizatorowi do daty ustalonej z Organizatorem.
VIII. JURY I OCENA ZGŁOSZEŃ
1. Jury liczy co najmniej 15 osób i składa się z ekspertów branży spotkań: planistów spotkań korporacyjnych, doświadczonych producentów wydarzeń oraz ekspertów w dziedzinie przemysłu spotkań i marketingu, przedstawicieli świata nauki oraz Organizatora.
2. Ocena zgłoszeń dokonywana jest w dwóch etapach. Jury podczas obrad (po omówieniu prac) wybiera finalistów MP Impact Awards – maksymalnie trzech w każdej kategorii. W drugim etapie, spośród finalistów, Jury oraz publiczność zgromadzona podczas wydarzenia MP Impact wyłania zwycięzców w każdej kategorii.
a) Wybór finalistów odbywa się za pomocą głosowania, w którym Jury wskazuje trzy projekty, zgodnie z Regulaminem. b) Lista finałowych projektów, wybranych do prezentacji i ostatecznego głosowania w drugim etapie – jest ogłaszana na Portalu i Stronie internetowej Konkursu. c) Podczas wydarzenia MP Impact będzie miała miejsce prezentacja finałowych projektów
d) Wybór zwycięzców nastąpi poprzez zsumowanie głosów jury oraz publiczności, przy czym waga głosów obu grup będzie wynosić w przybliżeniu 50 proc. (w uproszczonym przypadku, jeśli członków jury będzie 10, a publiczności 120 osób, waga jednego głosu w tej drugiej grupy wyniesie 1, a waga głosu członka jury 12).
e) Jury ocenia nadesłane zgłoszenia stosownie do swojego uznania, znajomości branży spotkań i wydarzeń, biorąc pod uwagę takie czynniki jak: kreacja, efektywność, zasięg i wartość projektu oraz jego wpływ na funkcjonowanie i rozwój branży spotkań i wydarzeń.
f) Członek Jury powstrzymuje się od głosu w kategorii, do której został zgłoszony projekt, w którego przygotowaniu lub realizacji, na jakimkolwiek etapie, brał udział lub jeżeli jest pracownikiem firmy (organizacji) organizującej dany projekt lub będącej zleceniodawcą danego projektu. Kwestię tę weryfikuje Organizator. g) Wybór zwycięzców odbywa się za pomocą głosowania, w którym Jury oraz publiczność MP Impact oddaje głos na zwycięski projekt, zgodnie z Regulaminem.
3. Nagroda w kategorii towarzyszącej MP MICE for Good przyznawana jest na takich samych zasadach jak nagrody w kategoriach głównych.
4.Podczas głosowania musi być obecne 50 proc. składu osobowego Jury. Członkowie Jury nieobecni podczas głosowania tracą prawo głosu.
IX. DANE OSOBOWE
1. Administratorem danych osobowych podanych poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie https://mpimpactawards.syskonf.pl jest Organizator.
2. Dane przetwarzane będą w celu przeprowadzenia Konkursu.
3. Realizowanie praw wglądu, poprawiania, żądania zaprzestania przetwarzania, możliwe jest poprzez kontakt z Organizatorem pod adresem redakcja@meetingplanner.pl.
4. Dane podawane są dobrowolnie, jednak ich niepodanie przez Uczestnika lub niewyrażenie przez niego zgody na ich przetworzenie celu przeprowadzenia Konkursu uniemożliwia wzięcie udziału Konkursie.
X. NAGRODY
Zwycięskie projekty w poszczególnych kategoriach zostaną nagrodzone statuetką oraz odpowiednio tytułami: MP Impact Awards – Impact Inicjatywa 2024, MP Impact Awards – Impact Wydarzenie 2024, MP Impact Awards – Impact Kampania 2024, MP Impact Awards – Impact MICE for Good 2024.
XI. OGŁOSZENIE WYNIKÓW KONKURSU
1. Ogłoszenie wyników Konkursu oraz wręczenie nagród następuje podczas Wydarzenia MP Impact: summit awards report.
2. Organizator informuje Uczestników o terminie Wydarzenia, podczas którego będą miały miejsce prezentacje i wręczane będą nagrody zamieszczając wiadomość w Portalu, nie później niż na 7 dni przed wyznaczoną datą.
3. Organizator zastrzega sobie prawo opublikowania wyników Konkursu w środkach masowego przekazu, według swojego uznania oraz publikacji skrótów prac nadesłanych przez Uczestników w ramach zgłoszenia, celem uzasadnienia wyboru zwycięzców, z wyłączeniem materiałów objętych wyraźnym, pisemnym zastrzeżeniem autora, jako nie do publikowania.
XII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub jakichkolwiek praw osób trzecich (w szczególności dóbr osobistych, danych osobowych, praw autorskich oraz praw własności przemysłowej), w związku ze zgłoszeniem nadesłanym na Konkurs oraz ich wykorzystaniem na potrzeby Konkursu.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość lub rzetelność danych, informacji lub materiałów zawartych w zgłoszeniach.
3. Członkowie Jury zobowiązują się do niegłosowania w kategorii, w której do Konkursu przystąpił pracownik, współpracownik lub członek rodziny członka Jury albo inna bliska mu osoba, co do której istnieje okoliczność tego rodzaju, że mogłaby wywołać uzasadnioną wątpliwość, co do bezstronności tego członka Jury.
4. Członkowie Jury zobowiązują się do niewykorzystywania zarówno w całości, jak i we fragmentach koncepcji kreatywnych zgłoszonych do konkursu przez Uczestników.
5. Administratorem danych osobowych jest Organizator.
6. Dane osobowe podawane są przez Uczestników dobrowolnie, ale ich niepodanie przez Uczestnika lub niewyrażenie przez niego zgody na ich przetworzenie w celu niezbędnym dla przeprowadzenia Konkursu uniemożliwia jego uczestnictwo w Konkursie. Zgłaszającemu przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.
XIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany Regulaminu ogłaszane będą na Stronie internetowej Konkursu.
2. Organizator zastrzega sobie prawo weryfikacji, czy uczestnicy Konkursu postępują w sposób zgodny z Regulaminem. W tym celu może żądać od Uczestnika m.in. wyjaśnień lub podania określonych danych.